rangi stanowiska.
Można jednak wyróżnić i określić podstawowe elementy procesu selekcji pracowników, których stosowanie zapewnia potencjalną skuteczność całej procedury selekcji.
Podstawową sprawą jest jasność oczekiwań wobec kandydatów, dlatego cały proces selekcji pracowników powinien rozpocząć się od Meta analizy stanowiska pracyTM i stworzenia Meta Profilu Kompetencyjnego.
Po określeniu wymagań osobowych kolejnym etapem selekcji personelu opartym na rzetelnym planowaniu potrzeb kadrowych jest Meta analiza dokumentacji kandydata. Do podstawowych składników tej dokumentacji zalicza się jego życiorys (cv) lisy motywacyjny, kwestionariusz. Złożenie tych dokumentów uważa się za oficjalne zgłoszenie się kandydata do procedury selekcyjnej. W jej trakcie analizuje się zawarte w nich informacje, czy kandydat spełnia wymagania formalne uzasadniające ubieganie się przezeń o dane stanowisko. Dokonuje się też pierwszej selekcji kandydatów na podstawie danych o przebiegu dotychczasowej kariery zawodowej, edukacji, zainteresowań. W tej fazie dość istotna jest także kontrola formy nadsyłanych aplikacji, która również może być pomocna w ocenie niektórych cech pracownika, np. poziomu jego profesjonalizmu czy sposobu prezentacji. Ocena listu motywacyjnego pozwala poznać poziom aspiracji i dążeń kandydata. Zaleca się już na tym poziomie szczegółową analizę aplikacji w celu skrócenia późniejszych etapów selekcji.
Często stosowaną techniką analizy dokumentów aplikacyjnych jest screening. Metoda ta polega na analizie słów kluczowych użytych przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych. Metoda ta wychodzi z założenia, że jeżeli jednym z wymogów osobowych stanowiska pracy są np. umiejętności komunikacji interpersonalnej, to w dokumentach aplikacyjnych nadesłanych przez kandydata, pracownik powinien użyć takiego sformułowania.
W Meta Rekrutacji i Selekcji Pracowników dodatkowym narzędziem analizy dokumentów aplikacyjnych jest analiza procesu – predykatów (Analiza PredykatówTM) używanych przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych. Metoda ta bazuje na badaniach i wiedzy dotyczącej Meta Programów. Z badań tych wynika, że nasze wewnętrzne filtry – Meta Programy wpływają na nasz sposób komunikacji, który wyraża się w używaniu specyficznych słów i zwrotów – predykatów. Na podstawie analizy używanych predykatów możemy diagnozować Meta Programy kandydata nie tylko podczas rozmowy kwalifikacyjnej jak również podczas zwykłej rozmowy czy analizy tekstów napisanych przez osobę.
Do odczytywania życiorysów/listów motywacyjnych mogą zostać wykorzystane komputery wyposażone w wysokiej klasy skanery o dużej szybkości oraz oprogramowanie służące do optycznego rozpoznawania pisma.
Życiorysy i listy motywacyjne są skanowane i przekształcane do formatu tekstowego. System sztucznej inteligencji odczytuje tekst i wydobywa kluczowe dane, takie jak dane osobowe, posiadane umiejętności, wykształcenie, poprzedni pracodawcy i zajmowane stanowiska oraz odpowiednie okresy zatrudnienia. Opierając się na obowiązkowych lub pożądanych wymaganiach, takich jak kwalifikacje, przedsiębiorstwa, w których kandydaci byli zatrudnieni, oraz zajmowane przez nich stanowiska, tworzy się kryteria wyszukiwania.
System dokonuje analizy życiorysów/listów motywacyjnych na podstawie tych kryteriów, sporządza listę kandydatów, którzy spełniają wymagania obowiązkowe, a także porządkuje ten wykaz według liczby wymagań, którym odpowiadają poszczególne osoby.
Osoba zajmująca się selekcją pracowników może wykorzystać ten ranking jako ostateczną listę kandydatów bądź zawęzić kryteria wyszukiwania, aby uzyskać jeszcze krótszy wykaz.
Komputer poszukuje zasadniczo tych samych słów kluczowych co człowiek, ale wykonuje to zadanie bardziej systematycznie i szybciej, wzajemnie łącząc ze sobą różne umiejętności.
Następnym etapem procesu Meta Selekcji Personelu jest powiadomienie kandydatów o zakwalifikowaniu się lub nie do dalszej procedury i ewentualne wypełnienie przez tych pierwszych – jeśli nie uczynili tego na początku selekcji – kwestionariusza.
Zaletą dodatkowego źródła informacji o kandydacie jest to, że musi on odpowiadać na pytania postawione przez firmę, dotyczące rzeczy dla niej najistotniejszych, i nie może już przemilczeć czy zmienić faktów (którymi mógł dowolnie manipulować przy tworzeniu własnej aplikacji). Gwarantuje to również, że wszystkich kandydatów traktuje się jednakowo. Ponadto kwestionariusz jest dobrym materiałem do stosowania określonych technik selekcji, takich jak biodane czy wywiad, a - w przypadku zatrudnienia dostarcza zbiór informacji personalnych firmie.
Kolejnym krokiem w Meta Selekcji Personelu jest wywiad wstępny (będący pierwszą częścią pełnego wywiadu kwalifikacyjnego), prowadzony najczęściej przez pracownika służb personalnych. Celem jest wstępne wyrobienie opinii o kandydacie, sprawdzenie spełniania przezeń wymagań formalnych, konfrontacja oczekiwań (m.in. profesjonalnych i dotyczących gratyfikacji materialnych) obu stron (kontrakt psychologiczny) oraz wyjaśnienie jakichkolwiek wątpliwości związanych ze stanowiskiem pracy i podjęcie decyzji, czy dalszy proces selekcji ma być kontynuowany we wspólnym interesie. Odbywa się to za pomocą techniki selekcji pracowników nazywanej wywiadem strukturalizowanym.
Następnie powinno się zweryfikować dane przez konfrontację dostarczonych dokumentów bądź odwołanie się do poprzednich pracodawców kandydata (referencje). Kandydaci bowiem podają często informacje niepełne bądź nieprawdziwe. Mała wiarygodnością charakteryzują się zwłaszcza opinie – często tym lepsze, im gorszy pracownik.
Zazwyczaj referencje przyjmowane są, kiedy nazwisko osoby starającej się o pracę pojawia się na sporządzonej liście odpowiednich kandydatów i poważnie rozważa się jej kandydaturę na konkretne stanowisko. Celem gromadzenia referencji jest uzyskanie pewnych, odpowiadających rzeczywistości informacji o potencjalnym pracowniku, a także opinii o tej osobie, jej charakterze oraz stopniu, w jakim nadaje się na dane stanowisko. Konieczność uzyskiwania prawdziwych informacji jest oczywista i istotna. Niezbędne jest potwierdzenie charakteru poprzedniej pracy, okresu zatrudnienia, przyczyny odejścia (w razie potrzeby), wysokości płacy, a także być może stopnia przestrzegania ustalonego czasu pracy. Opinie dotyczące charakteru i stopnia, w jakim kandydat nadaje się do określonej pracy, są miej wiarygodne i powinny być traktowane z ostrożnością. Osobiste referencje są oczywiście zupełnie bezużyteczne. Potwierdzają jedynie, że kandydat ma co najmniej jednego lub dwóch przyjaciół. Referencje pisemne oszczędzają czas, szczególnie gdy mają formę standardową. Można sformułować prośbę o napisanie listu potwierdzającego zatrudnienie danej osoby, który będzie zawierać także ogólne uwagi na temat jej charakteru. Jeśli prośba taka uwzględnia szczegóły dotyczące stanowiska pracy o które ubiega się kandydat wówczas pracodawców można poprosić o wyrażenie ich własnej opinii, stwierdzającej, czy kandydat nadaje się do pracy na tym stanowisku. Bardziej szczegółowe odpowiedzi można uzyskiwać poprzez skierowanie do pracodawcy standardowego formularza. Umieszczone na nim pytania powinny być ograniczone do następujących zagadnień:
1. Jaki był okres zatrudnienia kandydata?
2. Na jakim stanowisku pracował kandydat?
3. Jaką pracę wykonywał?
4. Jaka była stawka płacy lub pensja?
5. Ile dni kandydat był nie obecny w pracy w ciągu ostatnich 12 miesięcy?
6. Czy pracodawca ponownie zatrudniłby kandydata (jeżeli nie, to dlaczego)?
Ostatnie pytanie ma kluczowe znaczenia pod warunkiem, że odpowiedź na nie jest szczera. Zamiast referencji pisemnych (lub w ich uzupełnieniu) można stosować referencje telefoniczne. Ogromną zaletą rozmowy telefonicznej jest większa skłonność ludzi do wyrażania szczerych opinii niż w przypadku, gdy rozmówcy muszą potwierdzać je na piśmie. Korzystanie z telefonu może także zaoszczędzić czas przeznaczony na zbieranie referencji.
Większość procedur Selekcji kandydatów na kolejnym etapie wzbogacana jest o techniki selekcji pracowników w formie testów psychologicznych, odpowiednich dla danego stanowiska pracy. Zazwyczaj są to testy badające określone cechy kandydata, ich poziom i występowalność. Podstawowe przymioty badane za pomocą tych testów to cechy osobowościowe, intelekt, predyspozycje zawodowe.
Testy symulacyjne (próbki pracy) oceniają poziom kompetencji w różnych dziedzinach, tworzą reprezentacyjną próbkę na miejscu pracy, określają typowe zadania i mają charakter symulacyjny (np. koszyk zadań, odgrywanie ról, symulacja zachowań). Wszystkie testy oceniają kandydata jedynie z punktu widzenia stanowiska pracy; nie wolno ich interpretować w sposób dowolny.
Kolejnym etapem Meta Selekcji kandydatów może być wykorzystanie technik selekcji pracowników zwanych: arkusz biograficzny lub Model of Excellence.
Arkusz biograficzny (biodane) polega na zebraniu informacji dotyczących doświadczenia życiowego kandydata. Są to najczęściej dane demograficzne, kwalifikacje, zainteresowania, doświadczenie zawodowe. Następnie próbuje się określić zależność tych danych z możliwością osiągania przez niego sukcesów na danym stanowisku pracy. odbywa się to przez skonfrontowanie danych biograficznych kandydata z danymi biograficznymi kandydatów, którzy pracują już w firmie i odnoszą sukcesy na danym stanowisku pracy.
Model of Excellence odpowiada na następujące pytanie: "Jaka jest różnica między osobami które osiągają ponadprzeciętne wyniki na danym stanowisku w firmie od osób, które osiągają wyniki przeciętne lub nawet słabe? Idea tworzenia Model of Excellence wychodzi z prostego założenia, że jeżeli dwie osoby wykonują tą samą prace i osiągają przy tym inne rezultaty to na pewnym etapie ich działania różnią się. Zatem musi istnieć różnica, która wywołuje różnicę. Funkcją tworzenia Model of Excellence jest identyfikacja tej różnicy i właściwe jej wykorzystywanie w procesie profesjonalnego zarządzania zasobami ludzkimi. Innymi słowy Model of Excellence pozwala odpowiedzieć precyzyjnie na pytanie: „Jakie Meta Programy/Talenty posiadają osoby, które najlepiej radzą sobie na danym stanowisku w danej firmie? Dzięki Model of Excellence w jednej chwili firma uzyskuje gotowy, perfekcyjny szablon, dzięki któremu wie: jakie osoby zatrudniać, awansować i w jakich kierunkach je rozwijać, by osiągały ponadprzeciętne wyniki w konkretnej firmie.
Końcowym elementem procesu Meta Selekcji Pracowników jest wywiad pogłębiony przeprowadzony z kandydatem. Zazwyczaj jest to wywiad prowadzony przez potencjalnego bezpośredniego przełożonego. Im wyżej w strukturze organizacyjnej jest usytuowane stanowisko pracy, tym bardziej celowe jest, by tę rozmowę przeprowadzał kierownik wyższego szczebla. Powinna ona mieć charakter szczerej, obustronnej wymiany informacji. Usytuowanie wywiadu pogłębionego w końcowej fazie selekcji personelu jest podyktowane tym, iż firma dysponuje już wówczas znacznym zakresem wiedzy o kandydacie i po takiej rozmowie można już podjąć ostateczną decyzję.
W zależności od rodzaju wywiadu i celu jego przeprowadzenia mogą one przybierać różny charakter. Niemniej można wyznaczyć podstawowy zakres tematyczny i strukturę oraz zakres pytań, jakie należy zadawać w trakcie rozmowy kwalifikacyjne.
W zależności od celu oceny (charakteru badanych informacji) przeprowadzanej za pomocą wywiadu można go podzielić na kilka rodzajów, mianowicie na rozmowę biograficzną, rozmowy planowane przez odniesienie do czynników oceny, ustrukturyzowane sytuacyjne, ustrukturyzowane behawioralne, ustrukturyzowane psychometryczne, kompetencyjne, stresujące, bazujące na Meta Pytaniach i inne.
Można wyróżnić jeszcze inne obszary rozpoznawane w czasie wywiadu, takie jak: wizerunek ogólny kandydata, sposób wyrażania się, ekspresja myśli, poziom argumentacji, wizja celów, orientacja na rozwój, poziom motywacji i oczekiwania płacowe, zdolność adaptacji do nowych warunków itp.
Ostatnim etapem przedstawionego procesu Meta Selekcji Personelu jest decyzja o zatrudnieniu. Podobnie jak w przypadku każdego z poprzednich kroków, także i w tej fazie decyzję podejmuje każda ze stron będących samodzielnymi podmiotami. Ten etap różni się od wcześniejszych tym, iż w sytuacji pozytywnej decyzji wiąże się bezpośrednio z ofertą pracy (a także określeniem podstawy świadczenia pracy), a więc propozycją podjęcia zatrudnienia o określonym zbiorze zadań i uprawnień oraz uzgodnionym rodzajem i wysokością gratyfikacji.
