powinno być przeprowadzenie solidnych prac przygotowawczych związanych z badaniem czynników, które przyciągną lub zniechęcają potencjalnych pracowników – czyli mocnych i słabych stron organizacji jako pracodawcy oraz przygotowanie Meta opisów stanowisk pracy, a na ich podstawie stworzenie Meta profilów kompetencyjnych.
Jak mówi definicja skuteczna rekrutacja pracowników to przede wszystkim komunikowanie się organizacji z rynkiem pracy, gdzie firma niejako sprzedaje swój wizerunek w celu „kupienia” dopasowanego kandydata na wakujące stanowisko.
Jeśli organizacja napotyka lub przewiduje trudności związane z przyciągnięciem lub zatrzymaniem kandydatów, powinna przeprowadzić wstępne badanie czynników, które przyciągają lub zniechęcają potencjalnych pracowników. Analiza zalet i wad powinna obejmować takie zagadnienia, jak reputacja organizacji w danym regionie i w całym kraju, płaca, świadczenia pracownicze oraz warunki pracy, atrakcyjność samej pracy, bezpieczeństwo zatrudnienia, możliwość nabywania wykształcenia i odbywania szkoleń, perspektywy kariery, a także lokalizacja biura lub zakładu.
W obszarze tych zagadnień należy dokonywać porównań z konkurencją w celu stworzenia wiarygodnej listy mocnych punktów – podobnie jak w przypadku ćwiczenia marketingowego, w którym preferencje potencjalnych klientów zostają porównane z cechami produktu, z myślą o wzmacnianiu tych aspektów, które najbardziej przypadają klientom do gustu. Celem badania może być stworzenie lepszego wizerunku organizacji, który będzie następnie wykorzystywany w ogłoszeniach, broszurach lub rozmowach kwalifikacyjnych. Może to być cel bardziej konstruktywny, polegający na wskazaniu obszarów wymagających poprawy, w zakresie których organizacja musi podjąć działania, aby stać się lepszym pracodawcą – jeżeli pragnie przyciągnąć liczniejszą lub bardziej dopasowaną grupę kandydatów, a także zatrzymać przyjmowane osoby.
Przez formy rekrutacji personelu rozumiemy wszelkie możliwe sposoby i metody polegające na informowaniu otoczenia o potrzebie zatrudnienia na wakujące stanowiska wskazane przez firmę oraz sposoby docierania do potencjalnych pracowników.
Źródłami rekrutacji pracowników są rynki pracy, na których firma wyznacza swoje docelowe segmenty, miejsca pozyskiwania grup zawodowych, społecznych oraz na których tworzy kanały informacyjne w celu zastosowania odpowiednich form rekrutacji. Rekrutacja na wakujące stanowiska może być dokonywana poprzez formy i źródła rekrutacji zewnętrznej i wewnętrznej.
Do najczęściej stosowanych form rekrutacji personelu zaliczamy: ogłoszenia w biurach pracy (specjalistycznych firmach pośredniczących między pracodawcami a pracownikami), agencje doradztwa kadrowego, firmy typu head hunters, ogłoszenia w mediach, ogłoszenia wewnątrz firmy, awans, penetrację centrów kształcenia, ośrodków naukowych i szkół wyższych, kontakty osobiste, nieformalne, staże i praktyki studenckie, dni otwarte, hot-lines, gazetę zakładową, tablice ogłoszeń, targi marketingowe, sponsoring, reklamę, kontakty z władzami lokalnymi, Internet, agencje pracy czasowej, media typu 2.0 takie jak: social media, news media, socialbookmarking.
Charakterystyka wybranych form i źródeł skutecznej rekrutacji pracowników
Decydując się na ogłoszenia w mediach, trzeba posiadać rozeznanie, do kogo i w jakiej skali docierają podane media. Inaczej jak przedstawiają się dane demograficzne klientów danego medium. Można w tym zakresie skorzystać z agencji reklamowej, która może pomóc w wyborze środków masowego przekazu (prasy , radia, telewizji) oraz określeniu kosztów reklamy.
Przy poszukiwaniu osób na stanowiska kierownicze, techniczne oraz stanowiska specjalistów najlepiej zamieszczać ogłoszenia w prestiżowych gazetach. Prasa popularna, w szczególności popołudniowa, może zostać wykorzystana do pozyskiwania kandydatów na stanowiska przedstawicieli handlowych i techników. Prasa lokalna jest z pewnością najlepsza, gdy chodzi o rekrutowanie personelu biurowego i pracowników fizycznych. Periodyki specjalistyczne i branżowe mogą docierać bezpośrednio do poszukiwanych osób, ale rezultaty bywają różne i z tego powodu zaleca się, aby wykorzystywać te media jako uzupełnienie prowadzonej w skali kraju kampanii reklamowej. Należy unikać umieszczania ogłoszeń w sobotę oraz z ostrożnością powtarzać ogłoszenia w tym samym medium. W takim wypadku liczba zgłaszających się kandydatów może szybko ulegać zmniejszeniu.
Należy dokonywać pomiaru reakcji na ogłoszenie, aby uzyskać wskazówki dotyczące relatywnej efektywności różnych mediów. Najlepszym wskaźnikiem pomiaru jest koszt w przeliczeniu na jedną uzyskaną odpowiedź.
Telefoniczna „gorąca linia”.
W większości wypadków pierwszym poważnym kontaktem pomiędzy kandydatem i organizacją, po uzyskaniu odpowiedniej informacji, będzie pisemnie zgłoszenie w formie wypełnionego formularza dla osoby starającej się o pracę lub curriculum vitae (CV). Alternatywnym pierwszym kontaktem jest telefoniczna „gorąca linia”. Może być ona reklamowana w ogłoszeniu, które będzie zachęcało kandydatów do skontaktowania się z organizacją w celu omówienia wolnych etatów, warunków pracy itp. Korzyść z tego płynąca polega na możliwości otrzymania szybkiej informacji i przyciągnięciu dużej grupy kandydatów, co może być ważne, jeżeli istnieje ograniczona podaż siły roboczej.
Dni otwarte i Targi pracy
Niektóre organizacje stosują dni otwarte. Potencjalnych kandydatów zaprasza się do organizacji w celu spotkania się z kierownikami lub liderami zespołów oraz przyjrzenia się jaki jest zakres pracy na rzecz organizacji. Pozwala to ludziom zadecydować, czy wolne stanowiska i organizacja są dla nich atrakcyjne. Może to zachęcić ich do przystąpienia do dalszej fazy rekrutacji.
Na podobnej zasadzie działają targi pracy, które stwarzają możliwość zaprezentowania się firmy potencjalnym pracownikom, oraz stwarzają możliwość porozmawiania z kierownikami czy liderami zespołów i uzyskania dodatkowych informacji na temat pracy w danej firmie.
Tak jak w przypadku gorących linii telefonicznych, dni otwarte i targi pracy mogą być pożyteczne tam, gdzie istnieje wiele podobnych wolnych stanowisk i dość ograniczona podaż siły roboczej.
Kontakty osobiste
Pożyteczną formą rekrutacji są również kontakty osobiste. Korzyścią wynikającą z wprowadzania do organizacji przyszłych pracowników przez ich przyjaciół już zatrudnionych w organizacji jest to, że przyszli pracownicy mają wgląd w charakter i warunki pracy w przedsiębiorstwie. Należy również dodać, iż pracownik, który jest zaangażowany w sprawy firmy nigdy nie pozwoli sobie na rekomendacje osoby, która w jego przekonaniu nie odpowiada wymaganiom stanowiska pracy oraz przyjętej kulturze i klimatowi organizacyjnemu firmy.
„Runda drenażowa” („milk round”)
Organizacje, które tradycyjnie dokonują naboru młodych ludzi bezpośrednio z różnego rodzaju szkół, mają odpowiednio zorganizowany proces rekrutacji dla czerpania korzyści z tego źródła kadr. W skład tych procesów wchodzi „runda drenażowa” („milk round”), gdzie pracodawcy odwiedzają uniwersytety propagując swoje wolne stanowiska i przeprowadzając wywiady ze studentami ostatniego roku.
Coraz częściej, również w naszym kraju (czego dowodem jest lektura ogłoszeń prasowych oraz licznych stron internetowych) dochodzi do wydzielenia (outsourcing) rekrutacji personelu na zewnątrz i korzystania z usług agencji doradztwa personalnego lub konsultantów wykonujących przynajmniej wstępne prace, polegające na przedstawieniu odpowiednich kandydatów lub sporządzeniu ostatecznej ich listy.
Bardziej wyrafinowaną formą agencji są firmy zajmujące się nie tylko pośredniczeniem, ale i aktywnym poszukiwaniem kandydatów (nawet na wysokie stanowiska menedżerskie), i odwrotnie – miejsc pracy dla poszukujących nowego zatrudnienia. Działania te są związane z określeniem profilów wymagań i badaniem cech potencjalnych kandydatów. Z usług tych agencji należy korzystać przy zatrudnianiu osób na stanowiska najwyższego szczebla, w przypadku których istnieje ograniczona liczba odpowiednich kandydatów i konieczne jest bezpośrednie dotarcie do nich. Z uwagi na to, iż firmy takie docierają nawet do ustabilizowanych członków organizacji, nie występujących z inicjatywą zmiany miejsca pracy, są one nazywane „łowcami głów” (head hunters).
Konsultanci ds. rekrutacji pracowników na ogół umieszczają w mediach ogłoszenia o pracy, przeprowadzają rozmowy kwalifikacyjne oraz sporządzają ostateczną listę kandydatów. Zapewniają specjalistyczną wiedzę oraz ograniczają konieczny nakład pracy. W razie korzystania z usług konsultantów organizacja może pozostać anonimowa.
Najdynamiczniej rozwijającą się obecnie formą rekrutacji pracowników jest pozyskiwanie pracowników przez Internet. Jest to forma, która cechuje się nieograniczoną lokalizacją, minimalnym czasem uruchamiania kampanii (uruchamianie kampanii w ciągu 10 minut); stosunkowo niskim kosztem oraz bardzo dużą elastycznością oraz aktualizacją i możliwością zarządzania bazą danych kandydatów.
Stosunkowo nową formą rekrutacji personelu jest wykorzystanie mediów typu 2.0 w tym social mediów, social news czy socialbookmarking.
Dzisiaj miliony witryn, blogów, biuletynów, e-maili, social mediów, stron z podcastami, witryn z filmami wideo oferują Tobie szybki i darmowy dostęp do milionów ludzi, który dotąd nie był możliwy.
Media typu 2.0 wymagają zmiany sposobu myślenia i działania firm, ponieważ umożliwiają dotarcie do potencjalnych pracowników, dokładnie tam, gdzie oni spędzają czas w Internecie.
To znaczy, że potrzebujesz dostać się, prezentować firmę i oferty pracy oraz spotkać potencjalnych pracowników tam, gdzie oni przebywają w Internecie.
Do najpopularniejszych stron typu 2.0 należą: Profeto, GoldenLine, Facebook, Twitter, Blip, LinkedIn.
Źródła rekrutacji pracowników
Najczęściej stosowanymi źródłami rekrutacji personelu są: własna kadra (kadra rezerwowa), własna baza danych, ośrodki akademickie, naukowe, pracownicy innych firm, aplikanci z ulicy, bezrobotni oraz zdobywające coraz większą popularność liczne strony internetowe, Media typu 2.0, Systemy awansowania własnych pracowników, pracownicy zatrudnieni w innych firmach, absolwenci wyższych szkół i innych form kształcenia oraz przygotowania zawodowego, bezrobotni lub osoby poszukujące pracy, pracownicy poszukujący pracy na własną rękę, znajomi i poleceni pracownicy, izby gospodarcze, stowarzyszenia, listy polecające, komputerowe bazy danych.
Należy powiedzieć, iż silna polityka dostosowania się otoczenia będzie wskazywać stosowanie form i źródeł rekrutacji pracowników w doborze zewnętrznym. Silna polityka integracji firmy przemawia za stosowaniem form i źródeł rekrutacji wewnętrznej.
Warto również zauważyć, iż problem źródeł i sposobów rekrutacji personelu jest bardziej odczuwalny w tych organizacjach, które rozwijają się dynamicznie czy rozpoczynają swoją działalność i w tych, gdzie jest wadliwie realizowana funkcja personalna. Muszą one wtedy sięgnąć do zasobów zewnętrznych, ponosząc często wysokie koszty. Tam, gdzie ranga tej funkcji jest wysoka i podejmuje się w jej ramach stosowne działania, czerpie się głównie z własnych rezerw kadrowych, z dużym prawdopodobieństwem wystąpienia pożądanych.
Rekrutacja pracowników kończy się wyselekcjonowaniem odpowiedniej grupy kandydatów ubiegających się o dane stanowisko. Wynikiem tego jest oficjalne zgłoszenie przez kandydata odpowiednich dokumentów cv i listu motywacyjnego.
