Bez trudu można było wszystko zorganizować, bez pośpiechu wykonać swoje obowiązki, a i na pogaduszki przy kawie był czas.
Dzisiaj trudno znaleźć takie stanowisko w korporacji lub w urzędzie, gdzie pracownik zastanawia się, co ma robić. Raczej zastanawia się nad tym, jak pogodzić ze sobą te wszystkie obowiązki, które ma w zakresie, żeby nie zawalić. Kłania się organizacja czasu pracy, bez znajomości której ciężko sobie wyobrazić dzień przy biurku.
Technik organizowania czasu pracy jest sporo. Mnie osobiście bardzo przydały się sposoby opisane przez Briana Tracy w książce „Zjedz tę żabę”. Autor opisuje 21 cennych działań, które są łatwe do wykorzystania w praktyce i przynoszą świetne efekty.
Jednym z takich sposobów, jest metoda ABCDEF. Polega ona na wypisaniu wszystkich zadań, które mamy do wykonania na dany dzień, tydzień czy miesiąc. Po przygotowaniu takiej listy zastanawiasz się, które zadania są najważniejsze – najlepiej rozważyć, na jakie konsekwencje narazisz się, jeżeli nie wykonasz danego zadania. Te zadania, które pociągają za sobą największe konsekwencje i należą do Twoich podstawowych obowiązków, oznacz literą A. Jeżeli uzbiera Ci się kilka zadań z literą A, to ponumeruj je w takiej kolejności, w jakiej będziesz je realizował (A1, A2 itd.). Analogicznie oznacz pozostałe zadania literą B - jako mniej ważne od tych oznaczonych literą A, ale jednak mające istotne znaczenie. Te również ponumeruj, zaczynając od B1.
Zadania, które nie pociągają za sobą zbyt dużych konsekwencji lub nikt dotychczas nie przypisał Ci tych obowiązków do zakresu czynności, zaznacz literami od C do F.
Przystępując do realizacji zadań zgodnie z opracowaną wcześniej listą, pilnuj się oznaczeń. W pierwszej kolejności zabierz się za sprawy z kategorii A. Pomimo, że zwykle zadania z kategorii C do F są najłatwiejsze do wykonania, postaraj się nie zaprzątać nimi głowy do momentu, aż wykreślisz załatwione sprawy najważniejsze, czyli te oznaczone jako A. Następnie rozpraw się z literą B, również zapominając literach C do F. W momencie, kiedy skończy Ci się zestaw spod B, możesz zabrać się do tych najlżejszych i najmniej ważnych zadań. Oczywiście pod warunkiem, że zostało Ci jeszcze trochę wolnego czasu na te sprawy. Czasem trzeba zrezygnować całkowicie z tych drobiazgów i wcale się nimi nie zajmować.
Wiem, że solidny pracownik za wszelką cenę chce wykonać wszystko, w dodatku jak najlepiej. Niestety, czasami okazuje się to niemożliwe i dobrze jest umieć podjąć decyzję o tym, że drobiazgów się po prostu nie robi. Bo co z tego, że poświęcisz swój czas, bardzo się postarasz i zrobisz piękne zestawienie, którego nikt od Ciebie nie oczekuje? Będziesz z niego ogromnie dumny i będziesz się chwalił na prawo i lewo, oczekując pochwały – a w tym samym czasie szef obetnie Ci premię za to, że nie wykonałeś zadania, które należy do Twoich podstawowych obowiązków i które jest priorytetem dla firmy lub urzędu.
Inny sposób opisany przez autora dotyczy załatwiania najtrudniejszych spraw
Większość z nas ma tendencję odkładania takich trudnych spraw na sam koniec. Sama myśl o czekającym na nas zadaniu jest nieprzyjemna, więc bardzo chętnie odkładamy ją na ostatni moment, uciekając do najlżejszych obowiązków, które równocześnie nie zajmują zbyt dużo czasu. Kiedy nieubłaganie nadchodzi termin wykonania trudnego zadania, pojawia się stres, zdenerwowanie i obawa przed konsekwencjami niewywiązania się z narzuconych nam obowiązków. Łatwo wtedy o pomyłkę, bo trzeźwe myślenie odchodzi na bok.
Jak poradzić sobie z takimi przypadkami?
Każdy z nas zna takie powiedzenie: „weź byka za rogi”. Brian Tracy używa innego określenia, o tym samym znaczeniu: „zjedz tę żabę”. Przysłowiowy byk i żaba, to właśnie te najtrudniejsze zadania, które musimy wykonać. Poniżej kilka wskazówek, które pomogą Ci rozprawić się z bykami:
- określ w miarę precyzyjnie, ile potrzebujesz czasu na załatwienie sprawy – zaplanuj wcześniej termin, w którym będziesz tę sprawę realizował, i wpisz w kalendarz,
- daj sobie kilka dni rezerwy przed terminem końcowym – jeżeli z jakiegokolwiek powodu zadanie się przedłuży, mimo to powinieneś się wyrobić,
- jeżeli czujesz, że zadanie Cię przerasta i nie masz na tyle umiejętności, poszukaj wcześniej możliwie najwięcej informacji w Internecie, wykonaj telefon do przyjaciela zajmującego się taką tematyką, zaopatrz się w odpowiednią książkę lub weź udział w szkoleniu – masz ogromne możliwości, wystarczy wybrać to, co Ci najbardziej odpowiada,
- jeśli zadanie jest skomplikowane i wymaga poświęcenia sporej ilości czasu, podziel sobie je na mniejsze fragmenty – możesz wybierać po kolei te części zadania, które odpowiadają Ci w danym momencie albo zacząć po kolei od pierwszego, do ostatniego etapu,
- zaczynając pracę nad tym zadaniem, przygotuj wszystko, co będzie potrzebne w trakcie – rozłóż dokumenty blisko siebie, żebyś nie musiał się co chwilę odrywać i szukać tego, co potrzebujesz,
- pozostaw poza zasięgiem wzroku wszystko, co nie jest związane z danym zadaniem – nic nie będzie odrywać Cię od najważniejszej sprawy,
- pomimo niechęci do zadania, zrób ten pierwszy krok i zacznij robić cokolwiek, co wiąże się z załatwieniem tej sprawy – jak już zaczniesz, to poleci i będzie coraz lepiej.
Postępując według tych wskazówek, szybko okazuje się, że te wielkie i tłuste ropuchy (nasze trudne zadania), zamieniają się w małe, zielone i nieszkodliwe żabki.
