- W lewym górnym rogu wpisujemy imię i nazwisko, adres zamieszkania i numer telefonu.
- W prawym górnym rogu piszemy miejscowość i datę (dzień, miesiąc, rok) złożenia podania.
- Po prawej stronie, pod danymi osobowymi i datą złożenia podania, piszemy, do kogo jest skierowane to podanie.
- Następnie na środku piszemy wielkimi literami: PODANIE.
- Pod tym napisem powinna się znaleźć treść podania.
Najpierw piszemy jasno i zwięźle, o co prosimy w podaniu. Następnie wyjaśniamy, dlaczego chcemy uzyskać daną rzecz lub dlaczego dana sprawa powinna zakończyć się tak, jak o to prosimy w podaniu.
- Pod treścią podania, na dole po prawej stronie, piszemy zwrot grzecznościowy, np. z poważaniem albo z wyrazami szacunku, a pod nim umieszczamy czytelny podpis.
- Jeżeli do podania chcemy dołączyć jakieś inne dokumenty, to musimy poniżej podpisu po lewej stronie napisać "Załączniki" i wypisać je w punktach.
Złożenie podania wszczyna postępowanie, jeśli wniosła je osoba, która ma obowiązek takie pismo wystosować lub ma w tym interes prawny. Forma podania nie ma znaczenia. Urzędnicy powinni z taką samą powagą i starannością traktować podanie złożone osobiście, list polecony czy e-mail. Chociaż przepisy pozwalają na składanie podań e-mailem, to urzędy często nie są jeszcze nawet skomputeryzowane. A jeśli są, to i tak podań w ważnych sprawach nie chcą przyjmować Internetem. Tłumaczą, że czekają na uregulowanie kwestii podpisu elektronicznego.
Żądania bywają zredagowane niezręcznie lub niezrozumiale, ale przyjmujący podanie nie ma prawa ich uściślać. Dzięki temu autor podania powinien mieć pewność, że urzędnik nie przeinaczy jego intencji. Urzędnik musi jednak go wezwać do uzupełnienia braków w ciągu siedmiu dni i pouczyć, że jeśli tego nie uczyni, podanie pozostanie nierozpoznane. Prawo każe czuwać nad tym, by strona nie poniosła szkody z powodu nieznajomości prawa. Dlatego urzędnik powinien w razie potrzeby udzielić niezbędnych wskazówek i wyjaśnień. Powinien też przekazać pismo właściwej instancji, jeśli np. tylko tytuł jest mylący.
Prawo mówi też, że wnoszącemu podanie wolno żądać potwierdzenia jego odbioru. Organ nie może wtedy odmówić, nawet gdy podanie zawiera braki, które można uzupełnić. Podanie pozostawia się bez rozpoznania, gdy wnoszący je nie podał swego adresu, a posiadane przez urzędników dane nie pozwalają go ustalić.
