Dowód? Decyzja prezydenta Obamy, który w marcu 2010 postanowił eksperymentalnie wdrożyć ROWE (strategię swobodnego wyboru środowiska pracy) - dając w ten sposób pracownikom amerykańskiej administracji wybór. I okazało się, że biura nadal są pełne, ale pracownicy mający dostęp do dokumentów nie tylko w biurze są lepiej zorganizowani, a tym samym bardziej efektywni.
Organizując pracę zdalną należy pamiętać, że niesie ona też pewne zagrożenia. Ten sam raport pokazał, że bez odpowiednich narzędzi, zabezpieczających obieg dokumentów, taka praktyka jest ryzykowna. Żadna firma nie chce utracić danych, a tym bardziej przypadkowo ich upubliczniać. Odpowiedni dobór narzędzi gwarantuje nie tylko bezpieczeństwo, ale optymalizuje działania i zmniejsza ich koszty.
Pracę zdalną należy rozpatrywać nie tylko w aspekcie wyboru biuro - dom. Wiele firm stosuje zaawansowane rozwiązania IT w celach scentralizowania baz danych w ramach jednej lokacji. Elektroniczny obieg dokumentów jest w tym wypadku niezbędnym narzędziem pracy. Dostępne obecnie technologie umożliwiają pracę zespołową w ramach jednego projektu, autoryzację i udostępnianie. Dzięki centralnemu gromadzeniu danych w jednej lokacji uzyskuje się wysoki poziom bezpieczeństwa i, co bardzo ważne, możliwość kontrolowania obiegu dokumentów.
Kolejnym aspektem przy organizacji pracy zdalnej jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Cóż nam po nawet najbardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązaniach, kiedy nie potrafimy z nich korzystać lub robimy to tylko częściowo. Decydując się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów powinniśmy zadbać również o profesjonalne przeszkolenie pracowników. Wiele firm prowadzi bezpłatne szkolenia i warsztaty online, na których specjaliści radzą i uczą, jak efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Tylko takie działanie zapewni wydajne ich wykorzystanie, a tym samym wpłynie na jakość i efektywność pracy. Korzystając z darmowego i ogólnie dostępnego oprogramowania pozbawiamy się takiej możliwości i we własnym zakresie musimy zadbać o zabezpieczenie naszych danych.
