Oprogramowanie wspierające elektroniczny obieg dokumentów pozwala na gromadzenie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. Zapewnia ich sprawną dystrybucję i rejestrację. O poziomie dostępu do informacji w systemie decydują przyznane uprawnienia, możliwe jest także współdzielenie i jednoczesna praca wielu osób na tym samym dokumencie. Co najważniejsze e-obieg jest kompleksowym rozwiązaniem, w którym definiowanie, wykonywanie i monitorowanie dowolnych procesów pracy powinno i może być dostosowane do charakteru organizacji, w której jest wdrażane.
W Polsce e-obieg jest obecny od kilku lat, głównie za sprawą dużych firm, które swoją kulturę organizacyjną oraz innowacyjne rozwiązania technologiczne przyniosły ze sobą. Przykładów jego zastosowania jest coraz więcej. W zależności od potrzeb firmy wprowadzają go by usprawnić obieg dokumentów kosztowych, aby budować i udostępniać bazy wiedzy, usprawniać współpracę z klientami lub w celu poprawy wewnętrznej komunikacji. Głównymi atutami elektronicznego obiegu dokumentów są wysoka funkcjonalność, nieograniczone możliwości weryfikacji oraz obniżenie kosztów.
Od początku 2000r. Polska stara się wdrożyć wirtualne rozwiązania również w komunikacji z urzędami publicznymi. Jest to pracochłonny proces, którego zasady determinuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 1998r. Od momentu pierwszych prób do zakończonych sukcesem kompleksowych wdrożeń musiało minąć kilka lat, choć i teraz w wielu instytucjach nie jest on jeszcze powszechny i przyjazny klientowi. W komunikacji firma – urząd podstawowym elementem, od którego w ogóle rozpoczyna się współpraca jest podpis elektroniczny.
Zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001r. elektroniczny podpis stanowią dane w postaci elektronicznej, logicznie powiązane z innymi danymi, służące do identyfikacji osoby, która go złożyła. Dokument opatrzony elektronicznym podpisem może być równoważny podpisowi ręcznemu, ale po spełnieniu dodatkowych warunków, które umożliwią uznanie go za bezpieczny. Zgodnie z ustawą musi on być przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, sporządzony za pomocą dopuszczonych bezpiecznych urządzeń oraz powiązany z danymi, do których został dołączony w sposób umożliwiający pełną identyfikację teraz i w przyszłości. Tylko taki bowiem, jest gwarantem, że wirtualne dane będące przedmiotem komunikacji firmy z urzędem, są wiarygodne, intencjonalne i niosą ze sobą skutki prawne.
Stan komunikacji firma – urząd w Polsce jest obecnie na początku swojej drogi. Z trudem wprowadzane procedury, opór urzędników oraz niedostateczne upowszechnienie elektronicznego podpisu sprawiają, że wysoki poziom oprogramowania, jakim dysponują firmy w komunikacji wewnętrznej nie jest jeszcze w pełni wykorzystany. I choć są już w Polsce rejony, gdzie proces wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów w relacjach z urzędami już funkcjonuje, jednak ciągle jest ich za mało.
