Dziś dokumenty w głównej mierze funkcjonują w formie elektronicznej. Jednak liczba krążących po firmie tych elektronicznych „papierów” może dziennie sięgać nawet kilku tysięcy. Sprawne zarządzanie ich obiegiem połączone z łatwym dostępem oraz możliwością pracy wielu osób w tym samym czasie nad tym samym dokumentem, to udogodnienia, których nasi starsi krewni nie mieli okazji poznać.
Zarządzanie niezliczoną ilością dokumentów, współtworzenie jednego dokumentu przez wielu pracowników, łatwość przekazywania danych, pokonywanie trudności w postaci wielu wersji tego samego dokumentu to jednym słowem „COŚ” bez czego obecnie wiele firm nie wyobraża sobie pracy. Zaszczytną rolę w tej kwestii zajmuje oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.
Co to w ogóle jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektronicznym obiegiem dokumentów nazywa się system informatyczny, którego celem jest nadzór i zarządzanie obiegiem dokumentów oraz zadań. System ten bazuje na mechanizmach workflow, czyli automatyzacji procesów biznesowych w taki sposób, aby umożliwić przekazywanie dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.
Czy potrzebuję elektronicznego obiegu dokumentów?
Oprogramowanie służące do elektronicznego obiegu dokumentów posiada kilka zalet, które niezaprzeczalnie pozytywnie wpływają na jakość, szybkość i efektywność pracy:
- możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem,
- przechowywanie dokumentów na serwerze,
- opcja udostępniania poszczególnych dokumentów uprawnionym pracownikom,
- funkcja udostępniania informacji jak każdej strony www,
- automatyczne wersjonowanie dokumentu,
- rozwiązywanie problemów dotyczących edycji tego samego dokumentu prze kilka osób na raz,
- redukcja pomyłek w generowanych dokumentach.
Ważnym aspektem dla każdego przedsiębiorcy jest druga – finansowa strona medalu. W przypadku wdrożenia systemu obiegu dokumentów, koszty z tym związane obejmują wyłącznie zakup oprogramowania oraz ewentualne koszty przeszkolenia pracowników z zakresu działania i obsługi programu.
Czy elektroniczny obieg dokumentów jest bezpieczny?
Polska mentalność podpowiada nam, aby zachować czujność, szczególnie w przypadku, kiedy w grę wchodzi bezpieczeństwo danych. Dzięki funkcjom kontrolowania dostępności poszczególnych jednostek oraz blokowania konkretnych dokumentów administrator systemu może mieć pewność, że wszystkie przechowywane na serwerze oraz krążące dzięki programowi dokumenty są bezpieczne.
