Wzór wniosku zawiera Załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. Wniosek można złożyć zarówno w izbie celnej, jak i wkażdym oddziale celnym np. w oddziale najbliższym miejscowo dla miejsca zamieszkania osoby albo w oddziale, do którego osoba zamierza przesyłać elektroniczne komunikaty.Wniosek podlega rozpatrzeniu przez placówkę celną, w której został złożony.Wraz z wnioskiem o nadanie loginu należy złożyć pisemne „Oświadczenie Bezpieczeństwa -Login”, którego wzór zawiera Załącznik nr 2 do Instrukcji, a także dokument „Karta Awaryjna -PDR”, której wzór stanowi Załącznik nr 3.
Wniosek można złożyć osobiście, ale także z wykorzystaniem poczty, fax-u lub pocztą elektroniczną. W przypadku przesłania wniosku faksem lub pocztą elektroniczną oryginały wniosku, jak i załączonych dokumentów należy dostarczyć do organu celnego najpóźniej wchwili odbioru loginu i hasła. Nadany login osoba (wnioskodawca) odbiera osobiście w placówce celnej, w której złożyła wniosek, a funkcjonariusz celny go wydający powinien potwierdzić tożsamość osoby odbierającej.
Razem z loginem osoba otrzymuje indywidualne hasło startowe, którego zmianana nowe będzie wymagana już w trakcie pierwszego logowania na stronach internetowych dedykowanych dla Systemów Celnych.Uwaga! Osoba mająca miejsce zamieszkania za granicą może przesłać wniosek pocztą, o iledotyczy on przesyłania elektronicznych komunikatów wyłącznie do systemu ICS lub systemu ECS, wskazując w nim jednocześnie, że login i hasło startowe chce otrzymać pocztą na adres wskazany we wniosku (wysyłka za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
Jeżeli po dokonaniu rejestracji loginu w PDR osoba (wnioskodawca) nie stawia się po jego odbiór (ewentualnie nie dostarcza oryginałów dokumentów, w przypadku wniosku złożonego faksem lub pocztą elektroniczną), to po upływie 45 dni od daty wpływu wniosku do organu celnego wpis dokonany w PDR należy usunąć. Login podlega usunięciu z PDR, w przypadku dwukrotnego nieodebrania przesyłki, gdy login przesyłany był drogą pocztową.
