Dokumentacja generowana w każdym z przedsiębiorstw ma określone zadanie. Część ma charakter informacyjny, a inne to ważne umowy lub faktury. Obieg dokumentów w firmie wygląda bardzo różnie, podobnie jak ich przechowywanie. Dlatego też tworzy się specjalne systemy zarządzania dokumentacją. Ich celem jest umiejscowienie fizyczne i elektroniczne danych, ale także w razie konieczności swobodny dostęp. Jakie elementy będą przydatne w całym procesie?
Przechowywanie dokumentacji
Dane przechowujemy z kilku powodów. Przede wszystkim niektóre dokumenty musimy zachować przez określony czas, ustalany przez organy państwowe. Dotyczy to m.in. danych finansowych czy takich, na podstawie których rozliczamy się z Urzędem Skarbowym. Przechowujemy również umowy zawarte z kontrahentami. W razie ich wypełnienia trzymamy je na wypadek naprawy gwarancyjnej – taki dokument jest podstawą reklamacji. Będzie on przydatny także w sytuacjach konfliktowych. Wówczas umowa jest wyznacznikiem dla sądu w dochodzeniu swoich roszczeń przez każdą ze stroną. Przedsiębiorcy i urzędnicy, a tak naprawdę każdy z nas wie, że pewne informacje warto przechowywać. Nie mniej jak to zrobić prawidłowo?
Teczki z gumką są dobrym narzędziem do transferu papierów w ramach jednego działu lub pomiędzy komórkami. W ten sposób wartościowe informacje są niewidoczne dla postronnych osób, a także teczka ochroni je przed zanieczyszczeniami lub bezpośrednim uszkodzeniem. W firmach, gdzie obowiązuje taki sposób przekazywania danych, niezmiernie ważna jest ich ochrona niezależnie od stopnia ważności. Uzupełnieniem często bywają znane koszulki, które pomogą w zabezpieczeniu na wypadek zalania. Często w taki sposób archiwizuje się dokumenty, które następnie trafiają do kartonowych pudeł, aby ostatecznie znaleźć się w magazynie. Przykładowe teczki z gumką znaleźć można na https://dlabiura24.pl/teczki-z-gumka.
Oznaczenie pudeł
Znaczącym ułatwieniem w archiwizacji jest odpowiednie oznaczenie pudeł. Nawet małe firmy mają w obiegu setki dokumentów, które powinny znaleźć swoje miejsce. O ile bieżące sprawy można zapakować do wspomnianej teczki, o tyle zakończone zadania i sprawy dobrze umieścić w archiwum. W ten sposób nie powstaje bałagan, a poza tym minimalizujemy ryzyko przypadkowego zgubienia dokumentów. Jest to szczególnie istotne, gdy jest to ważna umowa, weksel czy kontrakt. Dlatego warto, aby dane znalazły się w konkretnym miejscu archiwum.
Często do oznaczania stosuje się tradycyjne opisy kartonów lub nadawanie im numerów. W przypadku małych firm taka praktyka wydaje się zasadna. Nie mniej jednak większe podmioty, które dziennie generują tysiące stron papierów, muszą szukać innych rozwiązań. Pomogą w tym naklejane kody kreskowe, które umieszcza się na kartonie, ale także na pojedynczych dokumentach. Wówczas odnalezienie konkretnych informacji jest znacząco uproszczone nawet w obszernych archiwum. Czytniki kodów naprowadzą pracownika do miejsca, gdzie znajdują się papiery, a całość zostanie zaewidencjonowana w systemie. W ten sposób wiadomo, kto pobrał dokumenty i kiedy je zwrócił.
Zarządzanie dokumentacją
Stworzenie systemu obiegu dokumentów to wymagające i czasochłonne zadanie. Gotowe rozwiązania można kupić m.in. od firm imających się archiwizacją. Ograniczy to znacząco czas i koszty, choć za sam program będziemy musieli zapłacić. Mimo tego znacząco ułatwia on cały proces, którego ważną składową jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów. Pomogą w tym koszulki, teczki z gumką i kartony. Całość powinna znaleźć się w archiwum, w którym również powinny panować warunki sprzyjające przechowaniu papierów. W innym wypadku mogą one ulec zniszczeniu np. poprzez zawilgocenie, a ich odtworzenie może być utrudnione lub niemożliwe. Coraz częściej proces jest digitalizowany. Oznacza to, że fizyczne dane lądują w archiwum, ale mamy do nich dostęp w postaci cyfrowej. W ten sposób unikamy notorycznego wyciągania ich z magazynu, co może skutkować zniszczeniem lub zaginięciem. W ten prosty sposób pozbywamy się problemu. Prowadząc firmę, warto więc zadbać o odpowiednie narzędzia i przechowywanie danych, aby były one bezpieczne, a zarazem dostępne na każde żądanie.
