- Zestandaryzuj nazewnictwo plików
Jest to prosta zasada, z której korzystają niemal wszystkie przedsiębiorstwa na świecie. Jeżeli już ją stosujesz, warto przynajmniej raz w roku sprawdzić, czy wprowadzony system funkcjonuje poprawnie. Z biegiem lat w naszej firmie pojawiają się nowi klienci, co rodzi potrzebę udokumentowania ich historii. Wraz z upływem czasu dokumentacja zaczyna tworzyć jedną całość, w której niejednokrotnie trudno się odnaleźć. Każdy kolejny klient to nowe nazwy i rozszerzenia plików, które po czasie mogą okazać się nie możliwe do odnalezienia. Dlatego warto wdrożyć w firmie bardzo dokładny i szczegółowy system katalogowania plików, który w przyszłości zaowocuje znaczną oszczędnością czasu.
- Kategoryzuj foldery
Wprowadzenie odpowiedniego podziału nazw i kategorii dla folderów, w których przechowujemy pliki również ułatwi nam codzienne poruszanie się w dziesiątkach dokumentów. Niezależnie od tego, na jaki system się zdecydujesz , czy wolisz kategoryzację według dat, czy według nazw klientów – warto zastosować szczegółowe kryteria. Dzięki takim działaniom zaoszczędzisz na czasie podczas wyszukiwania dokumentów bez względu na to, czy poszukujesz pliku w którym pracowałeś wczoraj, czy dwa lata temu. Wprowadzenie tej zasady w firmie, pozwoli usprawnić wykonywanie codziennych obowiązków wszystkim pracownikom.
- Zadaj o bezpieczeństwo dokumentów
Popularnym błędem popełnianym przez firmy niezależnie od ich wielkości, jest brak kontroli nad dostępem do plików. Warto przeprowadzać regularne uaktualnienia listy mailingowej i grup mających dostęp do zakończonych projektów. Wśród upoważnionych mogą się wciąż znajdować osoby, które do wewnętrznych dokumentów firmy nie powinny mieć już dawno dostępu. Dlatego tak ważne jest aby na bieżąco zarządzać dostępem do plików, a hasła i zabezpieczenia zmieniać możliwie jak najczęściej -przynajmniej raz na kwartał.
- Utrzymuj porządek
Aby zadbać o przejrzystość i porządek w plikach wcale nie musisz ich kasować, choć warto raz w roku zrobić rozeznanie co jest nam potrzebne a co jeszcze może się kiedyś przydać. Złotym środkiem na rozwiązanie tej sytuacji jest systematyczne archiwizowanie danych za pomocą odpowiednich narzędzi. Nie musisz inwestować dużych środków w zakup serwerów czy dysków zewnętrznych – świetnym rozwiązaniem są dyski zdalne, na których możesz swobodnie przechowywać swoje dane, a ich pojemność dostosowywać do aktualnych potrzeb.
- Wykorzystuj oprogramowanie dla firm
W obecnych czasach dokumentacja najczęściej wykorzystywana jest w formie elektronicznej. Dlatego warto korzystać z odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli na jej bieżące modyfikacje, archiwizacje czy udostępnianie innym. Do dyspozycji mamy coraz więcej profesjonalnie opracowanych narzędzi, które poza swoja niezawodnością oferują również oszczędność czasu i wygodę.
