Jak wdrożyć w firmie procedury AML?

Co oznacza AML?

AML to skrót od „Anti Money Laundering”, czyli w tłumaczeniu na język polski – przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Zmiana polskich przepisów ma na celu dostosowanie ich do przepisów europejskiej dyrektywy AML i zwiększenie efektywności systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu poprzez wprowadzenie wymogów prawnych związanych z prowadzeniem określonych działalności gospodarczych w Polsce.

W uproszczeniu: nowe przepisy nakładają nowe obowiązki oraz rozszerzają listę podmiotów, które muszą te obowiązki stosować. Wszystko w imię walki z praniem pieniędzy, czyli z legalizacją pieniędzy pochodzących z przestępstw. Idea zakłada, że czym trudniej będzie zalegalizować „brudne” pieniądze, tym mniej będzie chętnych do zarabiania ich w sposób nielegalny.
 

Kto musi wdrożyć procedurę AML?

Nowe przepisy (znowelizowana ustawa z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) określają katalog podmiotów (tzw. „instytucji obowiązanych”), które zobowiązane są do wdrożenia AML.

Takimi instytucjami obowiązanymi są m.in.:

1. Przedsiębiorcy – w zakresie w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro (przy czym bez znaczenia jest, czy jest to jednak operacja, czy też kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane);
2. Krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze oraz biura usług płatniczych;
3. Przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową;
4. Kantory kryptowalut.
    

Od 31 października 2021 r. katalog instytucji obowiązanych został jednak rozszerzony i obecnie dotyczy także m.in.:

1. Księgowych i wszystkich podmiotów świadczących usługi związane z doradztwem i obsługą podatkową, nawet jeżeli są to jednoosobowe biura rachunkowe,
2. Prawników i doradców podatkowych,
3. Agentów ubezpieczeniowych i kredytowych,
4. Fundacji i stowarzyszeń,
5. Galerie sztuki i domy aukcyjne;
6. Pośredników w obrocie nieruchomościami,
7. Komisów samochodowych i salonów dealerskich.
    

Branże te zostały uznane za szczególnie ważne w procesie prania pieniędzy, stąd nałożono na nie dodatkowe obowiązki prawne.
 

Obowiązki związane z AML

Przepisy nakładają na instytucje obowiązane (czyli wszystkie wcześniej wymienione podmioty) szereg obowiązków, z których trzeba wymienić w szczególności:

1. Wyznaczenie kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za wdrażanie i wykonywanie obowiązków AML;
2. Identyfikowanie i weryfikację tożsamości klientów;
3. Wdrożenie działań o charakterze organizacyjnym, w tym przygotowanie i przestrzeganie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jak również procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
4. Przeprowadzanie szkoleń z realizacji obowiązków związanych z AML;
   

   Procedura AML – jak wdrożyć?

   Wyżej opisałem już podmioty zobowiązane do wdrożenia AML oraz obowiązki jakie w związku z tym mają. Ale co w praktyce oznacza wdrożenie AML?

   Wdrożenie AML to szereg czynności jakie należy wykonać, przestrzegać oraz powtarzać, żeby działanie firmy było zgodne z AML.

   1. Po pierwsze, należy wyznaczy osobę (najlepiej z kadry kierowniczej), która przejdzie szkolenie z zakresu wdrażania AML
   2. Następnie osoba ta powinna przeszkolić pozostałych pracowników firmy w temacie wdrażania i przestrzegania procedury AML
   3. Kolejny krok to opracowanie analizy ryzyka, a więc dokumentu, w którym sprecyzowane zostaną obszary działania danej firmy, w których istnieje zagrożenie naruszenia zasad AML. Przykładowo, może być to obszar przyjmowania sporych wpłat gotówkowych albo płatności za liczne usługi od powiązanych ze sobą w niejasny sposób spółek.
   4. Finalnie, koniecznie jest opracowanie wewnętrznej procedury AML. Procedura ta musi regulować określone w art. art. 50 ust. 2 ustawy AML sprawy takie jak:

    - czynności i działania na rzecz ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i zarządzania zidentyfikowanym w firmie ryzykiem

   - zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w danym przedsiębiorstwie

   - określać środki stosowane w celu zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

   - określać zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego

   - określać zasady przechowywania dokumentów oraz informacji w firmie

   - określać zasady współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej,

   - zasady szkolenia pracowników instytucji obowiązanej

   - zasad zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

   - zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
    

   Ta procedura to w rzeczywistości instrukcja, regulująca jak wszystkie zaangażowane w działania firmy osoby powinny wykonywać swoje obowiązki by stale spełniać wymogi AML. Szczególne znaczenie ma ustalenie sposobów zgłaszania przez pracowników naruszeń zasad AML – wdrożenie AML idzie w parze z nowymi przepisami o tzw. sygnalistach, a więc o osobach zgłaszających naruszenia przepisów AML (i wielu innych) w danym przedsiębiorstwie.
    

   Procedura KYC (Know Your Customer)

   Uzupełnieniem procedury AML jest procedura KYC (Know Your Customer), a więc „poznaj swojego klienta”. Procedura ta zakłada obowiązek wykonania działań w celu identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości.

   W praktyce chodzi więc o opisanie czynności jakie należy podjąć by:

   1. Zidentyfikować i zweryfikować swojego klienta – najprostszy przykład to np. wylegitymowanie się dowodem osobistym,
   2. Zidentyfikować i zweryfikować beneficjenta rzeczywistego klienta – a więc ocenić, kto w przypadku np. sp. z o.o. czy spółki akcyjnej jest osobą rzeczywiście decydującą w firmie i sprawującą nad nią kontrolę
   3. Zidentyfikować osoby zajmujące eksponowane stanowisko polityczne (tzw. PEP)
   4. Oraz ocenić stosunki gospodarcze i transakcje okazjonalne i związane z nimi ryzyko
       

   Te obowiązki identyfikacyjne będzie trzeba realizować głównie w oparciu o informacje ujawnianie w różnych rejestrach, takich jak: CEIDG, KRS, CRBR i inne. W przyszłości mają powstać jeszcze dwa dodatkowe rejestry: rejestr walut wirtualnych oraz spółek i trustów.
    

   
    

   Sankcje za naruszenia przepisów AML

   Za naruszenie przepisów AML, w tym np. za niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wykonanie obowiązków AML, brak sporządzenia oceny ryzyka czy też wewnętrznej procedury AML, przepisy przewidują możliwość nałożenia kary administracyjnej, a nawet karnej.

   Ponadto, odpowiednie wdrożenie i przestrzeganie przepisów AML w firmie pozwala zmniejszyć ryzyko, że firma będzie uczestniczyła m.in. w niezgodnych z prawem procederach. A za uczestnictwo w podejrzanych prawnie transakcjach grożą kary z kodeksu karnego i kodeksu karno skarbowego.

   Tym samym odpowiednie zidentyfikowanie ciążących na firmie obowiązków jak również prawidłowe ich wdrożenie jest tak ważne.