Kierowanie projektami – poradnik dla menedżera

Poniższe punkty zebrała grupa ekspertów instytutu edukacyjnego, którzy prowadzą coaching dla menedżerów projektów.

• Rozpocznij od diagnozy aktualnego punktu startu, np. oczekiwań tzw. sponsora projektu
• Zdefiniuj i zrozumiale  zaprezentuj wszystkim termin, budżet i cel zadania – realistyczny ale i ambitny. Określ  termin realizacji swojego wyzwania.
• Nazwij i uranguj wg hierarchii ważności odbiorców projektu jak również ich krytyczne wymagania co do Twojej pracy
• Wyznaczcie jako team optymalną strategię  – w osobistych rozmowach z każdym zainteresowanym – a potem zbuduj tzw. schemat Gantta czasowy i budżetowy. Najpierw myślenie, potem akcja – nie bądź w gorącej wodzie kąpany.
• Decydując się na optymalną metodykę projektową – np. PRINCE, przemyśl wszystkie alternatywne opcje i możliwości opisane w literaturze przedmiotu.
• Poznaj najlepsze praktyki swoich kolegów po fachu, jeśli prowadzili działania przynajmniej trochę odpowiadające Twoim celom i sytuacji.
• Dołóż do harmonogramu zapas kilku dni na pomyłki czy opóźnienia.
• Zagwarantuj sobie u przełożonych odpowiednie zasoby materiałowe, uprawnienia, gotówkę a przede wszystkim fachowców ze wszystkich potrzebnych specjalizacji i działów.
• Zdiagnozuj wiedzę i doświadczenie przydzielonych Ci ludzi i stosownie deleguj im poszczególne części projektu.  Pamiętaj by jednoosobowo delegować odpowiedzialności.
• Kiedykolwiek formujesz mniejsze drużyny zadaniowe, motywuj je by nie rywalizowały – podkreślaj wielokrotnie, że macie wspólne wyzwanie i wspólnego klienta.
• Zainteresuj się też prywatnymi sprawa współpracowników, podejmuj decyzje wspólnie z zespołem – akcentuj swoją ludzką a nie tylko biznesową twarz i relacje międzyludzkie.
• Jednoznacznie precyzuj komunikaty
• Najistotniejsze sprawy i informacje wysyłaj grupie dodatkowo pisemnie.
• Pilnuj komunikacji – organizuj dyskusje i debaty.
• Adresuj przesyłane informacje do wybranych tylko pracowników – np. na narady zapraszaj  zainteresowane problemem osoby, nie zawalaj każdego wszystkimi danymi bo zgubią priorytety
• Zastosuj odpowiednią  drogę i kanał komunikacji dla różnych klientów projektu (np. prezentacje na spotkaniach czy rozmowy osobiste), do każdej grupy interesariuszy  dopasuj częstotliwość przekazu
• Ciągle pytaj wszystkich czy mają jakieś sugestie, albo uwagi
• Poświęć czas na analizę potencjalnych problemów. Stwórz plan działań naprawczych. Zakomunikuj wszystkim harmonogram skutecznego zapobiegawczego reagowania.
• Przewiduj kreatywne rozwiązania dla decyzji związanych z ryzykiem
• Cyklicznie i na bieżąco mierz progres projektu, odchylenia – i sprawnie ale bez paniki reaguj
• względnij w harmonogramie etap implementacji wypracowanych rezultatów:  np. czas na ew. przełamanie ich niechęci lub rozwianie obaw.
• Mile będzie też widziane, jeśli możesz stworzyć  zwięzły praktyczny raport: skutki projektu, praktyczne sugestie na przyszłość.