Poniższe punkty zebrała grupa ekspertów instytutu edukacyjnego, którzy prowadzą coaching dla menedżerów projektów.
- Rozpocznij od diagnozy aktualnego punktu startu, np. oczekiwań tzw. sponsora projektu
- Zdefiniuj i zrozumiale zaprezentuj wszystkim termin, budżet i cel zadania – realistyczny ale i ambitny. Określ termin realizacji swojego wyzwania.
- Nazwij i uranguj wg hierarchii ważności odbiorców projektu jak również ich krytyczne wymagania co do Twojej pracy
- Wyznaczcie jako team optymalną strategię – w osobistych rozmowach z każdym zainteresowanym – a potem zbuduj tzw. schemat Gantta czasowy i budżetowy. Najpierw myślenie, potem akcja – nie bądź w gorącej wodzie kąpany.
- Decydując się na optymalną metodykę projektową – np. PRINCE, przemyśl wszystkie alternatywne opcje i możliwości opisane w literaturze przedmiotu.
- Poznaj najlepsze praktyki swoich kolegów po fachu, jeśli prowadzili działania przynajmniej trochę odpowiadające Twoim celom i sytuacji.
- Dołóż do harmonogramu zapas kilku dni na pomyłki czy opóźnienia.
- Zagwarantuj sobie u przełożonych odpowiednie zasoby materiałowe, uprawnienia, gotówkę a przede wszystkim fachowców ze wszystkich potrzebnych specjalizacji i działów.
- Zdiagnozuj wiedzę i doświadczenie przydzielonych Ci ludzi i stosownie deleguj im poszczególne części projektu. Pamiętaj by jednoosobowo delegować odpowiedzialności.
- Kiedykolwiek formujesz mniejsze drużyny zadaniowe, motywuj je by nie rywalizowały – podkreślaj wielokrotnie, że macie wspólne wyzwanie i wspólnego klienta.
- Zainteresuj się też prywatnymi sprawa współpracowników, podejmuj decyzje wspólnie z zespołem – akcentuj swoją ludzką a nie tylko biznesową twarz i relacje międzyludzkie.
- Jednoznacznie precyzuj komunikaty
- Najistotniejsze sprawy i informacje wysyłaj grupie dodatkowo pisemnie.
- Pilnuj komunikacji – organizuj dyskusje i debaty.
- Adresuj przesyłane informacje do wybranych tylko pracowników – np. na narady zapraszaj zainteresowane problemem osoby, nie zawalaj każdego wszystkimi danymi bo zgubią priorytety
- Zastosuj odpowiednią drogę i kanał komunikacji dla różnych klientów projektu (np. prezentacje na spotkaniach czy rozmowy osobiste), do każdej grupy interesariuszy dopasuj częstotliwość przekazu
- Ciągle pytaj wszystkich czy mają jakieś sugestie, albo uwagi
- Poświęć czas na analizę potencjalnych problemów. Stwórz plan działań naprawczych. Zakomunikuj wszystkim harmonogram skutecznego zapobiegawczego reagowania.
- Przewiduj kreatywne rozwiązania dla decyzji związanych z ryzykiem
- Cyklicznie i na bieżąco mierz progres projektu, odchylenia – i sprawnie ale bez paniki reaguj
- względnij w harmonogramie etap implementacji wypracowanych rezultatów: np. czas na ew. przełamanie ich niechęci lub rozwianie obaw.
- Mile będzie też widziane, jeśli możesz stworzyć zwięzły praktyczny raport: skutki projektu, praktyczne sugestie na przyszłość.
Licencja: Creative Commons
