Mistrzowie efektywności i ich zasady

Najważniejsze zasady przy zarządzaniu czasem:

• By wszystko ogarnąć konieczne jest ustalenie priorytetów i parametrów wykonania. Nigdy nie rezygnuj z rzeczy niezbędnych. Jeśli już musisz z czegoś rezygnować niech to będą rzeczy przydatne.
• Po ustaleniu priorytetów trzeba zastanowić się nad tym, ile czasu musimy poświęcić na poszczególne zadania. Ustalając dokładne plan dnia i tygodnia koniecznie zapisz je np. w komputerze.
• Gromadź w jednym większym bloku podobne do siebie zadania. Realizuj je jeden po drugim pamiętając, by nie przekraczać liczby 10 podobnych zadań pod rząd.
• Miej pod ręką plan realizowanych projektów. Zaglądaj co jakiś czas do planu i analizuj go dokładnie zgodnie z tym, co zostało już zrealizowane. Warto taki plan wydrukować i powiesić np. na tablicy.
• Uważaj na pożeracze czasu. Pamiętaj, że e-maili nie musisz odbierać co 3 minuty, wystarczy robić to 2 razy dziennie. Plotki czy odwiedziny na portalach społecznościowych zostaw na godziny wieczorne.
• Jeśli na coś czekasz i dalsza realizacja zadania jest niemożliwa, zrób coś innego. Zajmij się „zadaniami bezterminowymi” – to znacznie skróci twój czas pracy w przyszłości.
• W planowaniu warto stosować zasadę 70/30, czyli planować jedynie 70% swojego czasu, resztę zostawiając na różnego rodzaju nieprzewidziane zadania, które trzeba wykonać natychmiast.
• Rzeczy trudne, wymagające koncentracji wykonuj w godzinach Twojego najwyższego skupienia. Jeśli jesteś rannym ptaszkiem – rano, jeśli zaś sową – popołudniu.
• Po zakończonym dniu podsumuj go i zaplanuj następny. Takie działanie zajmie Ci niewiele czasu a da poczucie kontroli.
• Łącz zadania: pracuj podczas jazdy w pociągu (telefony, laptop), łącz zadania prywatne: weekend w hotelu z żoną (rola życiowa: małżonek), ale tam gdzie jest kort (rola: sport/tenis)
• Słoniowe zadania, czyli takie, które przytłaczają swoim ogromem i skomplikowaniem rozbijaj na etapy.
• Nagradzaj siebie za drobne sukcesy.

- Niestety warto sobie zdać sprawę, że efektywności osobistej nie da się tak po prostu przyswoić sobie na weekendowym albo i nawet tygodniowym treningu – mówi tenerka, która zajęcia z kierowania czasem organizuje już od piętnastu lat. – Budowanie umiejętności interpersonalnych to zakrojony nieraz na dekadę wysiłek i praca nad sobą. Jeśli mam być szczera to dość drogie szkolenie każdy inteligentny człowiek może zamienić na niedrogi warsztat e-learning za może góra sto złotych. Niewspółmiernie istotniejsza musi być motywacja i regularność w eksperymentowaniu stosowania poznanych zasad gospodarowania czasem.