Jaką metodą każdy z nas może efektywnie dogadywać się i współdziałać nawet pod presją czasu? - Praktycznie każdy może sobie z tym poradzić, trzeba tylko dopasować się do niewielkiej listy porad - uważa trenerka z agencji doradczej HRmapa, która organizuje od kilkunastu lat szkolenia z zarządzania, spotkania team building i symulacje strategiczne.
Oto proponowane wytyczne, opracowane przez coachów i naukowców projektujących szkolenia z tej tematyki:
- Nim przystąpisz do działania poświęć jak najwięcej czasu na planowanie. Prześledź sytuację i opracuj plan.
- Tworząc plany staraj się dobierać do określonych zadań odpowiednich ludzi.
- Zadbaj o sprawną komunikację, by każdy w zespole mógł się wypowiedzieć. Zanim zaczniesz wdrażać plan upewnij się, że każdy w zespole go rozumie.
- Unikaj błędów w interpretacji. Upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie w ten sam sposób kluczowe dla Was pojęcia.
- Upewnij się, że osobą, której chcesz przekazać istotne informację może w danej chwili Cię wysłuchać.
- Staraj się kształtować w zespole świadomość realizowania wspólnego celu organizacji, a nie tylko identyfikowania się z własnymi celami.
- Podejmując decyzje spoglądaj szerzej. Interesuj się celami innych zespołów by przez przypadek nie rzucić im kłody pod nogi.
- Czy liderem musi zostać autor planu? Nie. Lider nie musi być też ekspertem. Ważne by był dobrym koordynatorem i zespół w każdym zadaniu miał jednego lidera.
- Przystosuj choć po części swoje działanie do sposobu w jaki się komunikuje reszta grupy.
- Szukanie winnych zaistniałego problemu nic nie da. Dany czas poświęć na szukanie rozwiązań danego problemu.
- Posługuj się prostym językiem nie tylko podczas rozmowy. Także pisząc instrukcje używaj zrozumiałego nazewnictwa. Wówczas będziesz pewny, że słuchacz dobrze zrozumie twoje intencje.
- Jak najczęściej wykorzystuj parafrazę. Poproś swojego rozmówcę by to co powiedziałeś powtórzył, ale własnymi słowami. To pozwoli ci odszukać pomyłki i je skorygować.
- Pamięć bywa ulotna – staraj się zapisywać nowe wiadomości.
- Im bardziej zaangażujesz zespół na etapie tworzenia planu, tym lepiej go zrozumie. Niech każdy członek zespołu wniesie swoje pomysły. Może się okazać, że podczas burzy mózgów znajdziecie całkiem sporo ciekawych koncepcji.
- W większości wypadków jako pomysłodawcy planów jesteśmy wobec nich bezkrytyczni. Podchodzimy do nich emocjonalnie i nie potrafimy dostrzegać braków w naszych koncepcjach. Dlatego poproś, by ktoś z zewnątrz został „adwokatem diabła” i wyszukał wszystkie zagrożenia w Twoim planie. O wiele bezpieczniej będzie, jeśli prawdopodobne wpadki wyjdą teraz niż, gdyby miały wyjść podczas realizacji.
- Stworzyłeś plan. Teraz zastanów się czy zapisałeś w nim wszystkie zadania i czynności. A może w natłoku szybkiej pracy coś ważnego mogło zostać pominięte? Tu znowu pomocne okaże się chłodne spojrzenie kogoś z zewnątrz. Dobrze też po spisaniu planu odłożyć go na dwa dni i ponownie przeanalizować go po tym czasie.
- Pytaj, pytaj, pytaj. Każde dodatkowe pytanie sprawia, iż bardziej rozumiesz problem. A ponadto drążąc dany temat może się okazać, że ktoś znalazł już na niego rozwiązanie.
- Nie unikaj informacji zwrotnej. Przeciwnie proś o nią. Zobaczysz pozytywne i negatywne strony. Wzmacniaj każdą pozytywną a nad negatywną staraj się pracować każdego dnia. Drobnymi krokami po niedługim czasie zauważysz olbrzymią poprawę.
- Najlepsze drużyny to te zróżnicowane. Nie zbudujemy efektywnego zespołu nie biorąc pod uwagę tego, że jesteśmy różni. Jedni są z natury dobrze planują i nie lubią gwałtownych zmian, inni nie lubią planować, zapominają o terminach, a liczy się dla nich twórcze myślenie. Warto z tych odmienności uczynić atut.
Licencja: Creative Commons
