Organizując jakiś event, należy pamiętać i zadbać dosłownie o wszystko – często nawet o rzeczy, na które nie mamy wpływu, jak choćby pogoda. Do tego dochodzi czynnik ludzki, artyści ochroniarze oraz widownia, to tłum, którego nie da się w pełni kontrolować i zawsze jesteśmy narażeni na błędy, niedociągnięcia czy nierozwagę z ich strony.
Wydarzenia kulturalne, wyróżnia bardziej podniosły charakter, większy spokój i dojrzalsza widownia. Jednak co za tym idzie bardziej wymagająca, co do artystycznego i intelektualnego wydźwięku wydarzenia.
Po co event?
Żaden prywatny przedsiębiorca, bezinteresownie nie bierze się za tak skomplikowane przedsięwzięcie jak organizacja eventu. Zawsze są one organizowane w konkretnym celu, najczęściej jest są elementem marketingowym firm szukających większego rozgłosu.
Największym plusem eventów, jest to że bezpośrednio docierają do dużej ilości konsumentów, którzy uczestnicząc w nich wyrabiają sobie stosowną opinie na temat danej firmy. Dodatkowo udział w takowym wydarzeniu, niezależnie od tego czy odbiór był pozytywny czy nie, zapadnie w pamięci widza, który swoją opinie będzie powielał i rozpowszechniał wśród rodziny i znajomych. Dobrze zorganizowany event to bardzo silne narzędzie marketingu szeptanego.
Jak zorganizować dobry event?
Absolutną podstawą jest załatwienie całej papierkowej roboty zawczasu. To jedna z przeszkód w której nie znajdziemy drogi na skróty. Dlatego nie warto umawiać się z właścicielami terenów czy wspólnoty mieszkalnej „na słowo”, gdyż może to nastręczyć bardzo wielu problemów. Pamiętaj też by możliwe szybko zdobyć wszystkie niezbędne zgody i pozwolenia, ponieważ są to sprawy, których nie uda ci załatwić „od ręki”.
Gdy masz już wszystkie niezbędne dokumenty, pora zastanowić się nad przebiegiem wydarzenia. Artyści, atrakcje i rozrywka dla zgromadzonych to najważniejszy element każdego eventu. Postaraj się dopasować je zarówno do swoich potrzeb marketingowych, jak i preferowanej widowni. Dobrym pomysłem będzie też przygotowanie niewielkich upominków dla gości, a nawet kilku większych – będących np. nagrodą w konkursie podczas całej imprezy.
Jeśli planujesz wydarzenie plenerowe, zadbaj o alternatywę. Pogody nie da się kontrolować a deszcz, wiatr, czy niska temperatura rozwalą nawet najlepiej przygotowaną imprezę. Dlatego warto zawczasu znaleźć zadaszone miejsce, w którym w razie problemów można będzie przenieść wszystkich zgromadzonych.
Pamiętaj o zakończeniu!
Wisienka na trocie. Fajerwerki. Jakkolwiek tego nie nazwać, zanim opuścimy kurtynę warto wykorzystać jakąś kartę atutową, pokaz, coś co zainteresuje i zaintryguje widzów. Najlepiej, żeby było to efektowne, niecodzienne. Tak żeby całość kojarzyła się emocjonalnie. Dzięki temu konsumenci zapamiętają nas na dłużej, a co ważniejsze – zapamiętają nas lepiej.
