Już wiesz, że za chwilę będziesz organizować kolejny (lub pierwszy) event. Znasz już jego cel, wiesz jakie znaczenie będzie miało to wydarzenie. Przez ostatnie miesiące komputer płonął od przeglądania informacji o konkurencyjnych imprezach i w końcu, razem ze swoim zespołem, czujesz się gotów, żeby zająć się wszystkimi ustaleniami. Sprawdź, czy Twoja lista obejmuje wszystko, co sprawi, że goście nie zapomną tego dnia.
Miejsce
To nie jest takie oczywiste. Jeśli wybór miejsca eventu nie leży po stronie organizatora, musisz dokładnie przeanalizować nie tylko wybór pod kątem charakteru imprezy, ale też... spodziewanych gości. Jeśli wiele osób będzie z innych części kraju, czy świata, na dzień dobry można odrzucić trudno dostępne lokalizacje.
Wyjątkiem od powyższej zasady będą tylko dwie sytuacje. Pierwsza to ta, w której odpowiednie miejsce jest tylko jedno i nic nie można z tym zrobić – inne nie pasują i koniec. Tak się zdarza, więc nikt nie powinien mieć pretensji. Druga sytuacja to te eventy, o których dowiadujesz się za pięć dwunasta – czasem może być po prostu za późno na daną lokalizację i trzeba się zadowolić tym, co zostało.
Wyposażenie
Jeśli przeznaczeniem danego budynku, lub przestrzeni, są eventy podobne do tego, który planujesz organizować, to jest szansa, że o wyposażenie nie trzeba będzie się martwić. Tak jest w teorii. W praktyce jednak z gotowym wyposażeniem też są kłopoty. Tak że jeśli na miejscu zastaniesz meble eventowe, to sprawdź, czy wszystko z nimi w porządku i czy nadają się do użycia. Kiedy, na przykład organizujesz wesele, upewnij się, że krzesła weselne, stoły i inne rzeczy wyglądają tak, jak chciała tego młoda para, a nie właściciel lokalu. O ile młodzi mogli widzieć salę wcześniej i zaakceptować jej wyposażenie, o tyle mogą mieć zupełnie odmienną wizję kolorów i dekoracji.
Wyposażenie musi być przystosowane do rodzaju wydarzenia. Jeśli organizujesz konferencję, to okrągłe, kawiarniane stoliki mogą spowodować niemałą konsternację. Wiesz, że to nie będzie cykliczne zlecenie? Jeśli właściciel lokalu nie chce go dodatkowo zagracić, pomyśl o tym, żeby jednorazowo wynająć meble eventowe. Gdyby impreza miała się na stałe zapisać w kalendarzu organizatora, zaproponuj mu zakup mebli i magazynowanie ich pomiędzy kolejnymi wydarzeniami, jeśli byłoby to bardziej opłacalne.
Oświetlenie i nagłośnienie
Takie problemy, na szczęście, można ominąć, kiedy w czasie wydarzenia nikt nie będzie siedział. Więc przy planowaniu koncertów na świeżym powietrzu możesz spać spokojnie. Przynajmniej jeśli chodzi o meble eventowe, bo nie ominie Cię przygotowanie oraz skontrolowanie oświetlenia i nagłośnienia. Bez nich nie ma szans na to, że impreza będzie udana. Żeby nie było niedopowiedzeń – jakość oświetlenia i nagłośnienia ma znaczenie na każdym evencie.
Sprzęt
Najlepiej przygotuje sobie listę wszystkich potrzebnych urządzeń i je po kolei przetestuj. Nie zgadzaj się, jeśli ktoś zaproponuje, że owszem, udostępni np. projektor, ale dopiero w dniu wydarzenia. Sprzęt elektroniczny to nie krzesło, które, choć niepasujące, można w chwilę wyczarować w dowolnym miejscu. Całość sprzętu sprawdź przynajmniej raz, kiedy już się dowiesz, że to z niego będziesz korzystać. Wygospodaruj sobie czas lub zleć komuś kolejne testy na dzień przed i jeszcze w dniu eventu.
Reklama i wizerunek marki
Według umowy masz zająć się również reklamą i wizerunkiem? Nawet, kiedy nie masz o tym dużego pojęcia, to będzie dobrze, kiedy po prostu zadbasz o ich spójność. Nic chyba nie wprowadza w błąd bardziej, niż zupełnie różnie przedstawianie tych samych wydarzeń, lub reklama, która nijak się ma do wydarzenia.
Zespół i przypisanie odpowiedzialności
To tak naprawdę najważniejsza rzecz, bo nikt nie działa w pojedynkę. Ktoś pod umową się podpisuje, jasne. Tylko że na efekt końcowy pracuje wiele osób. Kluczem do sukcesu będzie właściwe rozdzielenie zadań. Najlepsze wyjście to jedno zadanie – jedna osoba. Nawet jeśli wykonawców jest kilku, niech każde zadanie będzie miało kogoś, kto wszystko sprawdzi i dopilnuje.
