Aby audit został przeprowadzony skutecznie, trzeba wyeliminować błędne kojarzenie go z kontrolą, ponieważ celem auditu jest szukanie możliwości poprawy funkcjonowania poszczególnych działów, a co za tym idzie całej organizacji, nie zaś szukanie braków i niedoskonałości, aby wykazać je przed zarządem.
Audit wewnętrzny służy dostarczeniu informacji, w oparciu o które rozpatruje się kierunki doskonalenia poszczególnych działań.
Przed przystąpieniem do auditu należy go wcześniej dokładnie zaplanować. W planie powinny być zawarte takie informacje jak:
- cel przeprowadzenia auditu
- zakres auditu
- planowana data przeprowadzenia auditu
- obszary oraz procesy mające być poddane auditowi
- osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie auditu – auditorzy
- osoby odpowiedzialne za auditowane obszary.
Jedną z głównych zasad auditu wewnętrznego jest, aby auditor nie auditował obszaru, w którym sam działa. Warto sporządzić listę auditorów wewnętrznych na dany rok, przypisując im obszary mające podlegać ich pracy.
Audit wewnętrzny ma na celu sprawdzenie, czy organizacja spełnia wszystkie wymagane punkty normy i daje szansę, na eliminację ewentualnych niezgodności przed auditem Jednostki Certyfikacyjnej.
Ponieważ audit nie jest kontrolą, osoby których praca będzie auditowana, są poinformowane o dniu oraz godzinie auditu, aby mogły się do niego przygotować i aby audit nie zakłócał ich rytmu pracy.
Auditor zobowiązany jest do przedstawienia raportu z wykonanej pracy. Raport taki powinien zawierać następujące informacje:
- data sporządzenia raportu
- data przeprowadzenia auditu
- rodzaj auditu: planowany/na polecenie zarządu
- kontrolowane obszary/procesy
- opis stwierdzonej niezgodności (niespełnienia punktu normy)
- ustalenie przyczyny niezgodności
- zalecenia (korekcja/działania korygujące)
- podpis osoby przeprowadzającej audit
- zatwierdzenie raportu przez zarząd organizacji.
Wyniki auditu służą do zweryfikowania, które działy organizacji funkcjonują prawidłowo, a które wymagają doskonalenia czy reorganizacji. Dobrze przeprowadzony audit wewnętrzny oraz podjęcie działań, mających na celu eliminację wykrytych niezgodności, może być gwarancją na uzyskanie/przedłużenie lub ponowne uzyskanie certyfikatu jakości.
