Przedstawione na rysunku poniżej, bariery mogą uniemożliwić albo zmniejszyć skutecznośćość wdrażania zmian.
Z punktu widzenia pracowników i menedżerów firmy, bariery te można przedstawić w następujący sposób:
1. Bariera informacyjna = Nie wiem
Bariery informacyjna jest rezultatem braku znajomości planów zmian, jakie mają być realizowane w przedsiębiorstwie. Wynikiem braku znajomości wizji zmian jest brak ich akceptacji i niskie prawdopodobieństwo uzyskania zaangażowania pracowników w proces zmian. Prowadzi to do braku zaufania pracowników do liderów zmian, a w konsekwencji do wystąpienia oporu wobec zmian.
Wobec bariery informacyjnej osoby zarządzające zmianą (liderzy zmian, agenci) powinny zwrócić uwagę na skuteczną komunikację i promowanie swoich pomysłów, a także zbudować system zbierania informacji zwrotnych od pracowników.
2. Bariera poznawcza = Wiem, ale nie rozumiem
Bariera informacyjna w wielu przypadkach prowadzi do powstania bariery poznawczej. Występowanie bariery poznawczej wynika z niedostatecznego zrozumienia wizji zmian, czego wynikiem jest brak angażowania się w ich wdrożenie.
Bariera poznawcza to wynik braku tłumaczenia swoich planów przez inicjatorów zmian i/lub niejasnego przekazu dotyczącego wizji zmian związanego np. z hermetycznością języka, jakim opisany jest proces zmian. Zdarzają się również przypadki protekcjonalnego potraktowania pracowników („i tak nie zrozumieją”), co odbija się na skuteczności późniejszych działań mających na celu implementację zmian. Brak zaspokojenia potrzeb poznawczych pracowników jest przyczyną powstania oporu wobec zmian i odkładania zmian na później.
Przełamanie bariery poznawczej jest możliwe dzięki angażowaniu przedstawicieli pracowników w prace związane ze zmianami już na etapie formułowania wizji zmian. Umożliwia to nie tylko wypracowanie wspólnego stanowiska, ale również uzyskanie wymaganego poziomu zrozumienia zapisów wizji i strategii zmian.
3. Bariera wolicjonalna = Rozumiem, ale nie chcę
Bariera wolicjonalna przejawia się niechęcią do wprowadzania w życie wizji zmian. Jej źródło ma związek z jednoczesnym występowaniu innych barier wdrażania. Jeżeli pracownicy odpowiedzialni za wdrażanie zmian nie znają jej strategii zmian (bariera informacyjna), a dodatkowo mają trudności z właściwym jej zrozumieniem (bariera poznawcza), to bariery te skutecznie zniechęcają do podejmowania aktywności na rzecz wprowadzania zmian.
Powstawanie bariery wolicjonalnej może mieć też związek z różnymi formalnymi lub nieformalnymi grupy w firmie, które stoją na drodze wprowadzaniu zmian zagrażających ich interesom.
Pokonanie bariery wolicjonalnej wymaga prowadzenia długookresowej polityki dialogu z pracownikami, a w trakcie zmian zachęcania, nagradzania i inspirowania pracowników oraz komunikowania korzyści wynikających z wdrożenia zmian.
4. Bariera zasobowa (systemowa) = Chcę, ale nie mogę
Bariery zasobowe (systemowe, środowiskowe) stanowią zbiór negatywnych czynników pochodzących z zewnętrznego otoczenia firmy lub mających swoje źródło wewnątrz przedsiębiorstwa.
Bariery zewnętrzne związane są z pojawieniem się niekorzystnych okoliczności, których źródło tkwi poza sferą wpływu zarządu firmy. Ich przykładem są niekorzystne wskaźniki makroekonomiczne (spadek PKB, wzrost stóp procentowych), trendy społeczne i demograficzne (starzenie się społeczeństwa, konsumpcyjny tryb życia), zmiany przepisów prawnych (przepisy podatkowe), czy globalizacja rynków i konkurencji. Skala pojawiających się problemów i ich ogólnokrajowy bądź międzynarodowy charakter sprawiają, że zarząd firmy nie może zapobiec ich pojawieniu. Może natomiast, w ramach systemu zarządzania zmianą, sporządzać scenariusze związane wystąpieniem opisanych problemów i przygotować w odpowiedzi na szanse oraz zagrożenia opisane w scenariuszach odpowiednie opcje strategiczne.
Bariery wewnętrzne obejmują trudności związane ze specyfiką poszczególnych firm wdrażających zmiany, a władze firmy lub inicjatorzy zmian posiadają narzędzia mogące pomóc minimalizować lub usuwać pojawiające się problemy. Do najczęściej występujących barier wewnętrznych można zaliczyć np. bariery finansowe (budżet na finansowanie zmian).
5. Bariera sprawnościowa = Mogę, ale nie potrafię
Ostatnią z barier utrudniających wdrażanie zmian jest bariera sprawnościowa. Jej występowanie łączy się z brakiem umiejętności tworzenia warunków do skutecznej realizacji zmian. Nie jest przecież możliwe przeprowadzenie istotnych zmian bez odpowiedniego przygotowania i dostosowania przedsiębiorstwa.
Zmianom organizacyjnym może stać na przeszkodzie dotychczasowa struktura organizacyjna firmy albo funkcjonujące w niej systemy (system motywacyjny, system ocen pracowniczych czy system IT). Planując wdrożenie zmian i tworząc zespoły kierujące zmianami należy uwzględnić fakt, że podejmowanie innowacyjnych i twórczych działań może być odbierane negatywnie przez pracowników, ponieważ obawiają się oni utraty posiadanych kompetencji. Wprowadzane zmiany powinny być więc połączone z doskonaleniem i uzupełnianiem kompetencji pracowników (zarówno kadry kierowniczej, jak i specjalistów), gdyż dzięki nabywaniu niezbędnej wiedzy i podnoszeniu umiejętności można osiągnąć lepsze efekty wdrażania.
Drugie główne źródło bariery sprawnościowej tkwi w braku wypracowanych metod i narzędzi zarządzania zmianą. Przejawia się ona głównie w niewystarczających umiejętnościach służących sporządzenia planu, budżetu oraz harmonogramu wdrożenia, planu komunikacji zmian, czy też zaplanowania i wdrożenia monitoringu wprowadzania zmian.
Podsumowanie
Wszystkie wymienione bariery warto rozpatrywać łącznie, a dobrą praktyką inicjatorów zmian powinno stać się sprawdzenie, czy planowane działania związane z wprowadzaniem zmian spełniają każdy z warunków efektywnego wdrożenia (wiem, rozumiem, chcę, mogę i potrafię).
