Kaizen to filozofia, która zrewolucjonizowała gospodarkę japońską na przestrzeni ostatnich 30 lat. Filozofia kaizen zdobyła popularność w wielu krajach, a słowo kaizen weszło na stałe do wielu języków. W dosłownym tłumaczeniu kaizen oznacza: kai – zmiana, zen – dobrze (na lepsze). Kaizen to sposób myślenia i sposób zarządzania. Jego istotą jest stałe doskonalenie procesów w przedsiębiorstwie na drodze małych usprawnień dokonywanych przez wszystkich zatrudnionych. W dzisiejszych czasach koncepcja ciągłego doskonalenia procesów biznesowych zyskała niezwykłą popularność. Obecnie żaden menedżer nie wyobraża sobie rozwoju firmy bez ciągłego doskonalenia procesów, ponieważ zdaje sobie sprawę, że „kto się nie rozwija, ten się cofa”. Należy jednak pamiętać, że kilkadziesiąt lat temu takie działanie uważane było za niepotrzebne, a wręcz niewskazane z uwagi na wprowadzanie zamętu w przedsiębiorstwie. Rozwinięte w ostatnim okresie zasady i narzędzia zarządzania zmianami organizacyjnymi podpowiadają, jak skutecznie wdrożyć zmiany. Jednym z takich narzędzi jest standaryzacja, która pełni rolę stabilizującą w ostatniej fazie trójetapowego, sekwencyjnego modelu procesu zmiany, składającego się fazy „rozmrożenia”, fazy wprowadzenia zmiany i fazy „zamrożenia”
Standaryzacja pracy stanowi ważny krok w procesie ciągłego doskonalenia. Dokumenty pracy standardowej są podstawą do oceny aktualnej sytuacji i identyfikowania problemów, które są następnie rozwiązywane, a wdrożone usprawnienia są utrwalane za pomocą nowych dokumentów standaryzacji pracy. Na podstawie zaprezentowanego przykładu widać, że standaryzacja i kaizen – ciągłe doskonalenie są bardzo silnie ze sobą powiązane. Ich łączne ich stosowanie prowadzi do wystąpienia niezwykle korzystnego efektu synergii. Ustalony przez standaryzację tryb pracy, polegający na początkowym ustabilizowaniu procesu (wyeliminowaniu zakłóceń i odchyleń), a następnie jego doskonaleniu, cechuje się wysoką uniwersalnością. Punkty kontrolne i kroki procesu są łatwe do śledzenia. Od razu widać, czy pracownicy są zdolni wykonywać swoja pracę płynnie. Jeśli nie, to z którymi jej elementami mają problemy i jak można usprawnić te elementy.
Ponadto dzięki wprowadzeniu standaryzacji osiąga się:
- stabilność procesu - powtarzalność i możliwość uzyskiwania stale takich samych wyników procesu pod względem jakości, produktywności, kosztów, terminów, bezpieczeństwa itp.
- odpowiednie wyszkolenie pracowników – praca standardowa jest podstawą szkolenia nowych pracowników i doskonalenia umiejętności „starych” pracowników
- zatrzymanie wiedzy w organizacji - jeśli doświadczeni pracownicy zmieniają pracę lub odchodzą na emeryturę, to wypracowane przez nich najlepsze praktyki wykonywania pracy pozostają w organizacji w postaci dokumentów pracy standardowej.
