Procedury załatwiania spraw oraz obieg dokumentów dotyczących poszczególnych zagadnień stanowią podstawę oceny sprawności jednostki i powinny być określone w formie pisemnej. Zasady dotyczące przyjmowania i wysyłania korespondencji i przekazywania osobom funkcyjnym oraz sposoby załatwiania spraw opisuje instrukcja kancelaryjna.