Poprzez prowadzenie tego dokumentu, przedsiębiorca jest w stanie ustalić swoje zobowiązania z zakresu podatku dochodowego a także sprawnie rozliczyć się z urzędem skarbowym. Co ważne, na jej podstawie można określić jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo.
W księdze przychodów i rozchodów powinny być na bieżąco księgowane wszelkie przychody (także ze sprzedaży), zakup towarów oraz materiałów wraz z kosztami ubocznymi dotyczącymi tych zakupów, ponoszone wydatki (w tym także wynagrodzenia) oraz koszty prac badawczo-rozwojowych. Do ewidencji w księdze przychodów i rozchodów nie trzeba ujmować różnego rodzaju zaliczek, kosztów inwestycji które nie zostały jeszcze zakończone i są w trakcie realizowania, jednorazowej pomocy na założenie działalności gospodarczej oraz obrotu opakowaniami zwrotnymi.
Kto może prowadzić KPiR? Kto jest zwolniony z obowiązku jej prowadzenia?
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów dotyczy tylko części podatników. Zakres podmiotowy został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów a także w przepisach ustawy PIT i taki obowiązek nakłada na przedsiębiorców którzy:
- prowadzą działalność jako osoby fizyczne które rozliczają się na zasadach ogólnych lub w formie podatku liniowego i uzyskują przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej,
- prowadzą działalność w formie spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich lub spółek cywilnych osób fizycznych.
Co więcej ewidencjonowanie przychodów i wydatków w tej formie powinni prowadzić także duchowni (pod warunkiem zrzeczenia się przez nich opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego) oraz w niektórych przypadkach osoby, które prowadzą specjalne działy produkcji rolnej lub wykonują działalność na podstawie umów agencyjnych.
Obowiązki przedsiębiorcy związane z KPiR
Każdy przedsiębiorca decydujący się na prowadzenie KPiR powinien założyć ją w określonym przepisami terminie. Pierwszy raz w tym samym dniu w którym rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej, a następnie z dniem 1 stycznia w każdym kolejnym roku podatkowym. Jeśli podatnik zdecyduje się na zlecenie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zewnętrznemu biurowi rachunkowemu, dodatkowo jest zobowiązany do złożenia zawiadomienia naczelnikowi urzędu skarbowego tego faktu. Więcej informacji o prowadzeniu takiej księgi, a także przykładową ofertę biura rachunkowego zjamującego się prowadzeniem KPiR znajdziesz pod adresem URL.
Co ważne, podatnik jest zobowiązany ewidencjonować swoje przychody jeden raz w ciągu dnia, na koniec tego dnia lub w dniu następnym jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży. Księgę może prowadzić zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym przepisy zakładają szczegółowe warunki prowadzenia obu tych rodzajów dokumentacji. KPiR powinna być przechowywana przez okres pięciu lat, który liczony jest od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin przedawnienia zobowiązania czyli płatności podatku dochodowego.
