Jeśli zarządzacie firmą, dobrze wiecie, że nieodzownym elementem rozwoju są inwestycje nie tylko w nowych pracowników, a także w sprzęt. Rosnąca w siłę firma praktycznie nie da rady funkcjonować bez niszczarki dokumentów. Być może nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że koperty z adresami, kalendarze książkowe z numerami telefonów, a nawet karteczka samoprzylepna z odręcznie zapisanym nazwiskiem zawierają dane chronione prawnie przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i nie można ich po prostu wyrzucić do kosza. Zgodnie z prawem dokumenty powinny być niszczone w sposób uniemożliwiający odczytanie. Osoba odpowiedzialna za wyciek informacji znajdujących się na dokumentach podlega karze grzywny, a nawet może zostać pozbawiona wolności do 2 lat. Na bezpieczne zniszczenie poufnych danych firmy, pozwala niszczarka biurowa. Żeby nie znajdować w koszu informacji, które nie powinny wypłynąć poza firmę, warto wyszkolić personel biurowy pod kątem ochrony danych osobowych. Łatwiej też namówić pracowników do dbania o tę kwestię, kiedy nie muszą drzeć kolejno każdej strony, a jedynie wsunąć kartki do urządzenia.
Większość dokumentów firmowych można wyrzucić po 5 latach. Żeby nie utonąć w tonach papierów, najlepiej jak najwcześniej zaopatrzyć się dobrą niszczarkę. Standardowy sprzęt tnie na paski od 5 do 25 kartek, jest w stanie także przeciąć płytę CD, kartę kredytową czy spinacze i ma funkcje cofania. W zależności od ilości dokumentów, które niszczymy miesięcznie, należy przemyśleć, jaka pojemność kosza będzie dla nas optymalna. Do pojemnika wsadza się zwykłe worki na śmieci, dlatego najpowszechniej dostępne na rynku są kosze 15, 30 i 60-litrowe. Jeśli dokumentów jest tak dużo, że nie wystarczy jedna niszczarka na całe biuro, można zaopatrzyć pracowników w głowicę tnącą papier, montowaną na zwykły kosz na śmieci. W tym przypadku należy jednak zadbać o poziom głośności sprzętu. Chyba nikt nie chciałby pracować w ciągłym szumie niszczarki.
Biurowa niszczarka do dokumentów to inwestycja w bezpieczeństwo firmy i w ochronę tożsamości przedsiębiorstwa, pracowników i kontrahentów. Nie należy zaniedbywać obowiązku niszczenia dokumentów. W końcu lepiej zakupić parę niszczarek do firmy, niż płacić kary za niezabezpieczone dane osobowe.
