Organizowanie dokumentów bieżących
Każdy z Was ma pewnie mnóstwo spraw do załatwienia na wczoraj oraz kilka kolejnych, będących zleceniem od „niebywale istotnego klienta”. Dokumenty na Twoim biurku mnożą się w zastraszającym tempie, a pomimo tego faktura, którą przed momentem przygotowałeś znalazła się na stanowisku kolegi trzy biurka dalej. To nieodzowny znak, że należy zaprowadzić porządek w Waszym pomieszczeniu – i to nie ten metaforyczny. Najlepszym sposobem jest zaopatrzenie się w funkcjonale pojemniki na bieżące akta. Są one wielkości arkusza A4, więc swobodnie mieszczą się na biurku. Wiele z nich można na siebie nakładać, tworząc tym samym olbrzymią przestrzeń do przechowywania, która wciąż nie zajmuje wiele miejsca na Twoim stanowisku. Na naszym rynku dostępne są również wygodne kontenery szufladowe, w których zmieścisz więcej dokumentów, nie są one jednak tak podręczne jak pojemniki.
System segregatorów
Segregatory doskonale sprawdzą się przy porządkowaniu dokumentów, które nie są Wam potrzebne przez cały czas, jednak czasem do nich zaglądacie. Należy uważać, żeby nie zrobić tego samego błędu – bałaganu, podczas wkładania akt do koszulek. Do tego celu stworzone zostały specjalne przekładki, które oddzielą nam akta klienta A od faktur klienta B, dzięki czemu utrzymasz stosowny ład. Dodatkowo możesz poukładać wszystkie dokumenty chronologicznie, wówczas poszczególne segregatory podpisujesz nazwami kolejnych miesięcy – oczywiście system zależy od ilości produkowanych przez Ciebie i Twoich współpracowników dokumentów.
Ostateczny krok – archiwizacja
Ostatnia droga każdego dokumentu, który przez długi czas święcił triumfy. Po latach wiele spraw się przedawnia i nie potrzebujemy już mieć wszystkich informacji na dane tematy pod ręką. Wówczas do gry wchodzą rozmaite pudła i kartony. Warto wybrać modele z pokrywkami, które zapobiegną kurzeniu się Twoich dokumentów, a także będą stanowiły zabezpieczenie przed wylaniem na karton kawy – przynajmniej na krótki czas, aż przesiąknie ona do środka, podczas którego zdążymy przenieść nasze rzeczy. Inną opcją są pudełka plastikowe – warto w mnie zainwestować, gdyż nie niszczeją z czasem i są odporne na rozwijanie się pleśni oraz grzybów. Którejkolwiek opcji byś nie wybrał musisz pamiętać o najważniejszej rzeczy – podpisywaniu każdego kartonu przez wzgląd na umieszczone w nim akta. Pomoże Ci to uniknąć paniki, w momencie, kiedy któryś klient zechciałby obejrzeć swoje dokumenty sprzed 10 lat.
