Rozwiązanie wydaje się proste. Trzeba znaleźć firmę która zajmie się tym za Ciebie i będzie doglądała całej infrastruktury IT w twojej firmie. Zaczynasz szukać i nagle wybór przestaje być prosty! Znajdujesz setki ogłoszeń podobnych firm.
Którą wybrać?
Najtańszą? A jeśli za niską ceną idzie równie niska jakość?
Więc może dopłacić? Ale wtedy oferta przestaje być już tak interesująca.
Pojawia się problem przed którym stajesz. W jaki sposób dobrze wybrać obsługę IT dla swojej firmy i zyskać dobrego partnera do współpracy na lata?
Spróbujmy zatem zawrzeć odpowiedź w kilku punktach które możesz łatwo sprawdzić.
1. Pomoc zdalna czyli jak szybko poradzą sobie z twoim zleceniem?
Wyobraź sobie następującą sytuację. W jednym z komputerów twojej firmy przestaje działać poczta internetowa. Do zlecenia staja 2 firmy, jedna z nich wysyła swojego pracownika do twojego biura, na drugi koniec dużego miasta w godzinach szczytu, natomiast informatyk z drugiej prosi Cię o ściągnięcie małego programiku z ich strony internetowej dzięki któremu łączy się z twoim komputerem. Jak sądzisz? Który z tych dwóch rozwiąże twój problem szybciej? Moim zdaniem zanim specjalista nr 1 zdąży w ogóle pojawić się u Ciebie w firmie problem zostanie już rozwiązany przez specjalistę nr 2.
Kiedy terminy gonią a prawa Murphiego nieubłaganie o sobie przypominają zależy ci na jak najszybszym rozwiązaniu problemu. Tutaj wybór jest oczywisty.
2. Profesjonalizm, sprawdź czy masz do czynienia z kimś kto wie co robi!
„Jak to sprawdzić?” Zapytasz? „Przecież nie znam się na informatyce, dlatego chce ich wynająć!”
Na początek odwiedź stronę internetową firmy z którą chcesz współpracować. Jeszcze Cię nie odrzuciło? To dobrze znaczy, że zdali pierwszy test. Sprawdź czy w zakresie usług które oferują jest kompleksowa obsługa dla twojej firmy. Zdziwisz się jak wiele firm stwierdzi, że zajmują się tylko siecią informatyczną lub tylko komputerami. A co gdy popsuje się drukarka? Albo jeśli awaryjny UPS będzie wymagał wymiany? No właśnie. Kluczem tutaj jest odszukanie informacji o wszechstronności firmy. Sprawdź też czy rozumiesz to co jest napisane na stronie internetowej i co pracownicy tej firmy do Ciebie mówią. Profesjonalizm nie jest równoznaczny z używaniem języka niezrozumiałego dla „przeciętnego zjadacza chleba” a wyrażanie się w sposób zrozumiały dla wszystkich.
Sprawdź czy obsługa IT jest kompleksowa i zrozumiała dla ciebie. Chyba nie chcesz szukać na szybko innej firmy bo „Port ETH0/1 na routerze, który odpowiedzialny jest za łącze WAN ma źle ustawiony duplex więc erroruje.”?
3. Czy kupisz tam komputer? Sprawdź na jakich warunkach!
Większość firm zajmujących się obsługą IT sprzedaje również sprzęt komputerowy, sieciowy itp. Nie oszukujmy się, próżno szukać cennika sprzętu na stronach takich firm. W większości nie trzymają one zapasów magazynowych a jedynie sprowadzają konkretne egzemplarze pod zamówienie klienta. Jak więc to sprawdzić i o co w ogóle mi chodzi z tym punktem? Zapytaj o możliwość zamówienia sprzętu u człowieka który będzie przyjeżdżał do Twojej firmy. Zapytaj też czy w razie potrzeby zostanie Ci przedstawiona oferta na zakup odpowiedniego sprzętu razem z rekomendacją. Zapytaj co otrzymasz w cenie komputera. Pozwól, że podam Ci przykład z mojej firmy aby pokazać ci jak to może i powinno wyglądać. Klient poprosił o ofertę na komputer przenośny. Laptop miał spełniać pewne oczekiwania takie jak nieduża wielkość wytrzymałość itp. W ofercie zawarliśmy 6 komputerów. Każdy z nich miał krótki opis oraz w tabelce wyszczególnione najważniejsze dane techniczne. Na końcu dokumentu znalazła się tabelka z porównaniem zbiorczym oraz rekomendacją, który z laptopów będzie najlepszy dla tego Klienta. Kolejną rzeczą jest sprawa ceny. W tym przypadku cena zakupu obejmuje komputer, oprogramowanie potrzebne do pracy, dostarczenie go do klienta, gwarancje door to door oraz przeniesienie danych ze starego na nowy.
Upewnij się że sprzęt który chcesz kupić jest łatwo dostępny, pozostawiono Ci wybór a jednak doradzono oraz czy cena którą podaje sprzedawca jest ostateczna. Nikt przecież nie lubi otrzymywać faktur wyższych niż się tego spodziewał.
4. Priorytetyzacja, trudne słowo i bardzo trudne wymaganie.
Przepraszam za połamanie ci języka, już wyjaśniam co to jest. Wyobraź sobie następującą sytuacje. W twojej firmie przestał działać główny serwer. Trzymacie na nim najważniejsze dla firmy i codziennej pracy dokumenty, projekty itp. Praca przestała być możliwa. Dzwonisz więc do firmy zajmującej się obsługą IT i słyszysz „Przepraszam ale dzisiaj już nie zdążę naprawiam nie działającą drukarkę u pani Zosi z firmy „x” a później jadę jeszcze do firmy „y” bo pani Hani zawiesza się poczta”. Prawda, że coś tutaj nie pasuje? Firma z którą współpracujesz nie nadaje zgłoszeniom priorytetów tylko obsługuje je w kolejności w której nadeszły. W związku z tym Twoja sprawa mimo że jest kluczowa dla działania biznesu wylądowała na końcu kolejki. Pozwól zatem, że jako przeciwną stronę skali przedstawię rozwiązania które stosujemy u siebie aby zobrazować jak powinno to wyglądać. W naszej firmie wyróżniamy 3 podstawowe priorytety zgłoszeń serwisowych.
- Priorytet niski (P3) – Tym priorytetem oznaczone są czynności i zgłoszenia które nie oddziałują na pracę klienta. Na przykład oferta na nowy komputer, rozbudowa sieci czy instalacja nowego oprogramowania
- Priorytet średni (P2) – Jest to większość zgłoszeń w codziennej pracy. Oddziałują one na jednego lub kilku użytkowników w firmie. Nie są one jednak krytyczne dla działania firmy. Na przykład awaria jednego komputera czy awaria drukarki.
- Priorytet wysoki (P1) – Są to zdarzenia krytyczne dla pracy firmy. Oddziałują one na cała firmę i uniemożliwiają jej pracę. Na przykład awaria centralnego serwera firmowego, awaria bazy danych czy routera zarządzającego siecią w firmie.
Jak sądzisz? Jaki priorytet otrzymało by zgłoszenie opisane w scenariuszu powyżej? Z całą pewnością byłoby to P1 a więc miało by bezsprzecznie pierwszeństwo nad zgłoszeniem pani Zosi i pani Hani które byłyby na poziomie P2.
Sprawdź czy kluczowe sprawy dla Twojego biznesu będą załatwiane z należytą szybkością a nie w kolejności ich otrzymania. Nie chciałbyś / chciałabyś przecież czekać aż mail Pani Hani zacznie działać w momencie kiedy cała Twoja firma stoi.
5. Na co właściwie idą Twoje pieniądze? Czy wiesz co zostało zrobione?
To dziwne ale bardzo niewiele rodzimych firm prowadzi ewidencje spraw którymi zajmują się na rzecz klienta. Istnieją obecnie systemy CRM wspomagające zarządzanie. Czy nie byłoby miło dostawać co miesiąc lub chociaż raz na jakiś czas, kiedy o to poprosisz wykazu czym zajmowali się informatycy w twojej firmie? W dużych zachodnich firmach, każda otwarta sprawa musi zostać tak udokumentowana a pracownicy są z tego rozliczani.
Sprawdź czy ten z kim chcesz podpisać umowę spełnia te standardy, Czy dowiesz się na co właściwie idą twoje pieniądze i czy dostaniesz coś więcej poza lakonicznym „obsługa IT miesięczna” na fakturze.
6. Na koniec cena, nie dajmy się zwariować!
Oczywiście w różnych częściach Polski ceny mogą się różnić. Ja posłużę się przykładem rynku „trójmiejskiego” jako, że jest dla mnie tym głównym. Ceny wahają się tutaj od 50 do nawet 400 PLN na godzinę. Przy czym należy zauważyć, że górna granica zarezerwowana jest dla firm wyspecjalizowanych z zakresu pewnego oprogramowania i której kompetencje są bardzo specyficzne. Dolna natomiast zajmowana jest z reguły przez studentów ostatnich lat którzy dorabiają sobie na umowę zlecenie. Nie będę Cię tutaj przekonywał, że najlepiej jest wybrać te najdroższe. Wybrać należy firmę która spełni nasze oczekiwania, a te na co dzień nie będą zbyt wygórowane. Jaka więc cena powinna być odpowiednia? Sugeruje aby górną granicą dla codziennej obsługi było 100 PLN za godzinę pracy. Pamiętaj jednak, że jeśli podpisujesz stałą umowę ceny zawsze stają się kwestią umowną a ty możesz je negocjować.
Nie daj się zwariować i nie przepłacaj. W końcu IT potrzebne jest Ci do prowadzenia Twojego biznesu a nie do tego aby stał się on kilka razy większy.
Drogi Czytelniku, jeśli więc zamierzasz powierzyć komuś opiekę nad twoją infrastrukturą sieciową, sprawdź tę firmę. Nie zawsze to co najlepsze jest najdroższe i odwrotnie. A na koniec mała rada. Jeśli jakaś firma IT oferuje ci 100% bezpieczeństwo twoich danych jest to sygnał aby ją zmienić. Już na studiach młodemu pokoleniu profesorowie wkładają do głowy, że nie da się zabezpieczyć danych w pełni a każdy kod i zabezpieczenie da się złamać.
Życzę Ci więc owocnych poszukiwań i odnalezienia partnera z którym nawiążesz współpracę na długie lata.
