Odpowiedzią jest ich kopia zapasowa, zwana także z j. angielskiego backup. Zastanówmy się czy wszystkie firmy i instytucje jej potrzebują i jak właściwie taką kopię wykonać aby w późniejszym czasie uchronić się przed utratą danych.
Backup czy to w ogóle mnie dotyczy?
Jeżeli zadajesz sobie powyższe pytanie prawdopodobnie w Twojej firmie na dzień dzisiejszy nie jest tworzona kopia zapasowa. Czy to Cię dotyczy? Odpowiedz proszę na poniższe pytania:
- Czy w twojej firmie jest centralny serwer z danymi?
- Czy utrata danych firmowych byłaby kłopotliwa dla twojego biznesu?
- Czy masz spis klientów / partnerów biznesowych / faktur itp.?
Jeżeli chociaż na jedno z powyższych pytań odpowiedź brzmi „tak” należałoby rozważyć stworzenie systemu kopii zapasowej.
Oczywiście istnieją organizacje, które wszelkie dokumenty trzymają w segregatorach oraz potężnych szafach a nie w formie elektronicznej, na serwerze. Takie firmy nie wymagają kopiowania danych ponieważ fizycznie nie jest to możliwe. Nie oszukujmy się jednak, ile znasz takich instytucji? Prawda, że nie wiele? W dzisiejszych czasach większość firm działających na rynku prowadzi swoje rejestry w wyspecjalizowanych programach a wyniki zapisywane są na serwerze w formie bazy danych czy też plików w zależności od potrzeb.
Jeśli więc czytasz nadal domyślam się, że twojej firmie przdałby się system kopii zapasowej danych. Świetnie! Zastanówmy się teraz które rozwiązanie będzie najlepsze właśnie dla Ciebie. Zależy to od kilku czynników oraz tego jak bardzo chcesz się czuć bezpieczny. A więc zaczynajmy!
1. Kopia zapasowa na dysku
Większość serwerów ma co najmniej 2 dyski twarde na których jeśli zostały odpowiednio skonfigurowane, jest lustrzane odbicie danych. Każdy z tych dwóch jest w stanie działać samodzielnie i niezależnie od tego który z nich się popsuję serwer nadal będzie funkcjonalny. Dlaczego więc nie wykorzystać tej przestrzeni na kopię zapasową naszych danych? Przecież jeśli oprogramowanie się popsuję przywrócimy dane z kopii i będzie po strachu.
Pomyślmy jakie zalety ma takie rozwiązanie? Na pewno cena, nie wymaga to żadnej dodatkowej inwestycji w sprzęt, wystarczy, że twój informatyk napisze mały skrypt który będzie wykonywał kopie w nocy kiedy nikt nie pracuje z danymi. System taki jest także bezobsługowy, nie wymaga ingerencji żadnej osoby w proces tworzenia kopii.
Zanim jednak zachwycisz się tym jak łatwo można to zrobić, pomyślmy o jego wadach tego pomysłu. Co jeśli dyski odmówią posłuszeństwa? „Oba naraz?” Zapytasz? Szanse są bardzo małe ale powiedz, tak z ręką na sercu, kiedy ostatni raz sprawdzałeś czy oba dyski na twoim serwerze pracują poprawnie? Być może, czego oczywiście ci nie życzę, jeden z nich już nie pracuje a wszystko działa tylko na drugim? Jeśli i ten drugi odmówi posłuszeństwa dane przepadną. Co w razie pożaru, lub włamania do twojej firmy i kradzieży serwera? Dane znikną jak kamfora.
Za brakiem wydatków idzie niestety bardzo słabe zabezpieczenie danych.
2. Kopia na zewnętrznym nośniku danych
A gdyby tak do serwera podłączać pen drive albo dysk zewnętrzny? Albo nawet nagrywać takie kopie na płyty CD lub DVD? Brzmi to już lepiej niż poprzedni pomysł prawda? W końcu taki nośnik niezależnie od tego co nim będzie możesz zabrać ze swojej firmy i przechowywać w domu. W razie kradzieży lub pożaru nic się z nim nie stanie.
Jakie są więc zalety tego rozwiązania? Mobilność, taki nośnik zabierasz z firmy i nie musisz się martwic o to że ktoś go stamtąd ukradnie. Cena też jest bardzo niska, dysk przenośny kosztuje w granicach 200 zł a koszt wdrożenia gotowego rozwiązania jest taki sam jak w punkcie pierwszym, dobry informatyk poradzi z tym sobie bardzo szybko.
Czy aby na pewno jest to takie bezpieczne? Sprawdźmy jakie ten sposób kryje w sobie zagrożenia. Mobilność poza oczywistą zaletą może spowodować też problemy, co w przypadku zgubienia nośnika? Dane mogą dostać się w niepowołane ręce i wykorzystane w niepowołany sposób. Metoda taka wiążę się także z tym, że ktoś będzie musiał ten nośnik podłączać do serwera lub też wymieniać płyty w nagrywarce. To z kolei stwarza niebezpieczeństwo nieregularnych kopii. Nie oszukujmy się, tylko kwestią czasu jest to aż ktoś zapomni podłączyć dysku czy pen drive'a a przez to kopia nie zostanie utworzona.
Niskie koszta niosą za sobą konieczność zaangażowania ludzkiego w obsługę systemu.
3. Kopia na serwerze NAS.
No dobrze ale co z firmami mieszczącymi się w eleganckich i nowoczesnych biurowcach? Te zazwyczaj mają całodobową ochronę, karty dostępu i systemy przeciw pożarowe więc ryzyko jest zminimalizowane. Może warto wykorzystać dodatkowy serwer NAS? Jest to urządzenie wielkości przeciętnego tostera które można kupić już za 500 zł. Posiada ono, tak jak serwer, dwa dyski twarde oraz oprogramowanie pozwalające na pobieranie danych automatycznie.
Zaletami takiego rozwiązania są takie czynniki jak cena która nadal jest stosunkowo niska, brak zaangażowania człowieka, czy też duża pojemność i podwójne zabezpieczenie w postaci dwóch dysków.
Czy jest to bezpieczne? Osobiście polecam to rozwiązanie tylko firmom które swoja siedzibę maja w nowoczesnych i chronionych budynkach. Jeśli nie boimy się kradzieży czy spalenia, taki system powinien się sprawdzić, zapewnia on automatyczna kopię oraz dobre zabezpieczenia.
Przy umiarkowanych wydatkach i braku zagrożenia kradzieżą oraz spaleniem system z serwerem NAS jest całkiem rozsądna propozycją.
4. Wezwij na pomoc informatyka
Część moich klientów, która boi się włamania korzysta z innego systemu kopii zapasowych. Co tydzień informatyk zdalnie loguje się na serwer takiej firmy i dokonuje prac związanych z jego utrzymaniem oraz wykonaniem kopii zapasowej. Rozwiązanie pociąga za sobą większe koszty jednakże sprzyja to poprawie bezpieczeństwa danych, kopia zapasowa jest zapisywana na komputerze informatyka, później nagrywana na płytę i dostarczana do siedziby firmy klienta.
Jakie są mocne strony takiego rozwiązania? Przede wszystkim bezpieczeństwo. Kopia zapasowa znajduje się w 3 miejscach, na dysku serwera, na dysku komputera informatyka oraz na płycie CD / DVD dostarczonej do klienta. Kopia zapasowa tworzona jest także po godzinach pracy firmy w związku z czym jest ona niezauważalna dla pracowników.
Co z minusami takiej metody? Oczywiście takowe też występują. Należałoby tutaj wymienić cenę, takie rozwiązanie pociąga za sobą opłacanie informatyka, do serwera musi także być zdalny dostęp, co też generuje pewne koszta. Jest to angażowanie czynnika ludzkiego w system kopii, co oznacza albo stratę czasu informatyka pracującego u ciebie bądź też podniesienie ceny usługi outsourcingowanej.
Za troszkę wyższą cenę można utrzymać system który zabezpieczy Twoje dane tak aby nie były im straszne kradzież, włamanie, spalenie czy zagubienie.
Jak widzisz w zależności od tego czego wymagasz w swojej firmie, oraz jak bardzo chcesz zabezpieczyć swoje dane wybór tego w jaki sposób chcesz to zrobić jest duży. Oczywiście może się zdarzyć, że w twojej firmie żaden z powyższych systemów się nie sprawdzi. Zapraszam w takim przypadku do kontaktu, postaramy się doradzić najlepsze rozwiązania.
Drogi czytelniku a jak jest u Ciebie jeśli chodzi o backup danych? Proszę Cię o podzielenie się swoimi spostrzeżeniami i wypełnienie krótkiej ankiety która zajmie ci dosłownie 2 minuty. Z góry dziękuje za twój wkład i obiecuje wniąski wyciagniete na tej podstawie przedstawić w kolejnym artykule.
