Obowiązki w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników

- imię i nazwisko
- imiona rodziców
- datę urodzenia
- miejsce zamieszkania
- wykształcenie
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia
- inne dane osobowe konieczne do korzystania ze szczególnych
uprawnień przewidzianych w prawie pracy
- PESEL

Pracodawca zobowiązuje się do prowadzenia akt osobowych zatrudnionych przez niego pracowników. Akta te powinny zawierać druki potwierdzające realizacje jego obowiązków wobec pracownika.

Dokumenty te można podzielić na :

- dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
- dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i jego przebiegiem
- dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku łączącego pracodawce z pracownikiem .

Artykuł 94 pkt 9a kodeksu pracy nakłada obowiązek na pracodawcę prowadzenia akt osobowych wraz z innymi dokumentami związanymi ze stosunkiem pracy.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopie składanych dokumentów . Oryginały dokumentów pracodawca może żądać od pracownika tylko do wglądu lub do sporządzenia ich odpisów lub kopi.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia jeszcze dokumentacji pracowniczej :

- dokumentacja która dotyczy podejrzenia o chorobę zawodową lub dotknięcia pracownika taką chorobą
- wypadki przy pracy lub wypadki w drodze do lub z pracy?
- karta ewidencyjna czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym prace w niedziele i święta , w nocy godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy.