Za dużo wydajesz
Firma generuje koszty, a najbardziej bolesne są oczywiście obligatoryjne daniny na rzecz państwa. Tak jest na przykład z VAT-em albo składkami ZUS – nie da się od nich uciec, a obciążenia z roku na rok rosną. Są to jednak wydatki na sztywno wpisane w budżet firmowy i ich optymalizacja w ramach polskiego prawa jest bardzo trudna, żeby nie powiedzieć, że niemożliwa.
Zdecydowana większość wydatków w firmach ma jednak nieco inny charakter: wysokie rachunki za telefon, zakup materiałów biurowych, narzędzi, wydatki na PR i reklamę. Mimo, że oszczędności nie zawsze można dostrzec na pierwszy rzut oka, warto dobrze przyglądnąć się temu, czy nie można znaleźć tańszych alternatyw.
Koszty z grupy bieżących potrzeb biurowych można prawie zawsze przyciąć: obniżając jakość wykorzystywanych wewnątrz materiałów (zamiast najbielszego papieru, używać nieco tańszego – oczywiście do dokumentów wewnętrznych – albo od razu przejść na dokumenty elektroniczne, jeśli to możliwe), powstrzymać się od drukowania obszernych tekstów, z którymi można zapoznać się na ekranie komputera, czy wreszcie zmniejszając intensywność prac (zawieszenie planowanych projektów o niewiadomej stopie zwrotu i wysokich kosztach inwestycji).
Za mało zarabiasz
Jeśli niedobór środków bierze się nie z wysokich wydatków, ale z niedużych dochodów, to cięcie wydatków na marketing nie będzie rozsądne. Oczywiście zawsze można próbować zmniejszyć wydatki tam, gdzie nie mają one kluczowego znaczenia, ale wielu przedsiębiorców popełnia błąd i obniża nakłady na reklamę z niskich do dramatycznie niskich. Nie można zdobyć klientów, jeśli się o nich nie walczy – trzeba działalność firmy sfinansować przynajmniej w takim stopniu, aby była w stanie zdobywać kolejne zamówienia, bo inaczej na nic się zda obniżanie kosztów. Reklama nie powinna więc być pierwszym miejscem, w którym poszukuje się oszczęndości.
Optymalizacja, nie cięcie
Ważna sprawa: w firmie w zasadzie nie stosuje się „cięcia kosztów”. Wydatki należy optymalizować: zamknąć nierentowne biuro i przejść na coworking albo wirtualne biuro – w zależności od tego, co jest bardziej potrzebne (nawet gdyby korzystać z obu usług jednocześnie, to i tak wydatki będą mniejsze niż przy wynajmie własnego biura).
Optymalizować należy też finanse w sposób bardziej bezpośredni, czyli śledząc ofertę kont firmowych. Podstawowe operacje to ochrona kapitału firmy, zabezpieczenie środków na poczet podatków, składek czy należnych faktur dla kontrahentów. Takie działania można podjąć, jeśli na przykład otworzy się konta pomocnicze lub konta oszczędnościowe – jeśli uporządkujesz finanse, łatwiej będzie nad nimi zapanować. Oczywiście samo to nie uzdrowi firmy, ale czasem zmiana konta na tańszy lub darmowy wariant może być równie dobrym rozwiązaniem.
Pomysłów na optymalizację kosztów firmowych jest wiele, a spora część z nich została opisana w serwisie KontoFirmowe24.pl. Im więcej sposobów poznasz, tym skuteczniej będziesz w stanie działać w sytuacji kryzysowej, dlatego, żeby dostarczyć Ci jeszcze więcej narzędzi do działania, w jednym z kolejnych artykułów podamy Ci niestandardowe sposoby na zmniejszenie kosztów firmy i zwiększenie jej wydajności, bo najlepiej wprowadzić je na spokojnie, zanim firma znajdzie się w mniejszych lub większych tarapatach.
