Jeśli komputer, to co?
Każda firma do działania potrzebuje komputera: wymiana dokumentów, komunikacja wewnętrzna, przygotowywanie prezentacji i prostych grafik – bez komputera jest to niemożliwe. I tutaj pojawia się pierwszy problem, a mianowicie przywiązanie do drogich programów. Polscy przedsiębiorcy rzadko sięgają po programy graficzne, pakiety biurowe, programy pocztowe i edytory audio dostępne na licencji Open Source. Większość z nich z powodzeniem może zastąpić drogie programy, a wszystkie są darmowe, włącznie z dopuszczeniem do użytku komercyjnego.
Jeśli księgowość, to jak?
Szczególnie początkujący przedsiębiorcy mają problem z prowadzeniem księgowości. Przyczyną jest niepotrzebnie skomplikowane prawo, ale w tym aspekcie niestety trzeba dostosować się do zastanych warunków. Na rynku istnieją aplikacje do samodzielnego prowadzenia księgowości online. Rozliczenia w podstawowym zakresie nie są aż tak trudne, żeby płacić księgowemu kilkaset złotych miesięcznie za wystawienie kilku faktur i zaksięgowanie prostych kosztów w niedużej ilości. Można zrobić to samemu.
Jeśli konto, to gdzie?
Wybór konta bankowego to ważna sprawa. Masowa obsługa transakcji, rachunek pomocniczy, darmowy rachunek walutowy: wszystko to brzmi pięknie, nowocześnie i modnie, ale przecież bardzo często przedsiębiorcy płacą za konta, których możliwości nie wykorzystują nawet w połowie. Czasem opłaca się zrezygnować niemal całkowicie z obrotu gotówkowego – taka decyzja wcale nie musi oznaczać spadku popularności, bo wszystko jest tylko kwestią odpowiedniego planowania. Rachunkom firmowym warto się od czasu do czasu przyglądać i patrzeć, czy czasem nie generują one zbędnych kosztów.
A co zrobić z biurem?
Wynajęte lub własne biuro jest niezbędne właściwie tylko i wyłącznie tam, gdzie firma „zbiera” klientów z ulicy. W każdym innym przypadku – o ile oczywiście spotkania z klientami nie trwają cały dzień – można skorzystać z oferty wynajmu sal konferencyjnych, coworkingu albo wirtualnego biura. Te trzy usługi na dobre rozwiązują problem zbytecznych wydatków na utrzymanie własnego biura i pozwalają w dodatku zdecydowanie uprościć księgowanie wydatków.
Skąd brać pomysły?
Cała sztuka polega na tym, aby z odwagą sprawdzać poszczególne rozwiązania i przekonywać się do czegoś, do czego przedsiębiorcy z krajów zachodnich doszli już dawno: to, że firma nie generuje olbrzymich kosztów, nie oznacza, że nie może utrzymać prestiżu. Im lepiej zarządza się firmowymi finansami, tym bardziej rośnie rozpoznawalność marki, choć oczywiście nie wynika to ze stanu posiadania, ale z tego, że firma z wydatkami na niższym poziomie jest bardziej elastyczna, a więc i agresywniej działa na rynku, zdobywa nowych klientów i dobrze się o niej mówi. Nie patrz więc na optymalizację finansów jedynie przez pryzmat portfela – to ważne, ale nie wystarczy. Optymalizacja to przecież sposób na budowę strategii firmy, która zagwarantuje sukces w przyszłości.
