Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to w istocie mniej lub bardziej rozbudowana oferta wynajmu adresu. Chodzi bowiem o to, że sporej grupie przedsiębiorców wynajęte biuro nie jest do niczego potrzebne: jeśli klientów szuka się głównie w sieci, prace wykonuje zdalnie, a efekty przesyła na serwer lub mailem, to wynajem biura wydaje się pomysłem niezbyt trafionym. Z drugiej jednak strony, warto mieć tradycyjny adres pocztowy i telefon, z którego klienci mogliby skorzystać w określonych godzinach. Poza tym każda wiarygodna firma powinna posiadać adres korespondencyjny. Taką siedzibę można również podać we wniosku CEIDG podczas zakładania działalności gospodarczej.
Skąd mogą się brać oszczędności?
Wynajem własnego biura to przede wszystkim czynsz, który trzeba zapłacić. Już samo to jest dla wielu przedsiębiorców, szczególnie początkujących, bardzo dużym wyzwaniem. Jeśli do tego doliczyć koszty mediów, to wielu firm zwyczajnie na tego rodzaju usługę nie stać. A żeby biuro działało w komforcie trzeba również raz na czas jakiś posprzątać, co generuje dodatkowe koszty, a wszak samo z siebie nie gwarantuje wzrostu ilości ani wartości zamówień.
W wirtualnym biurze nie trzeba przejmować się ani porządkiem, ani chorobą sekretarki, ani kosztami utrzymania lokalu – na jednej fakturze jest już wszystko, co dodatkowo ułatwia księgowanie wydatków firmowych.
Co udostępnia wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to adres pocztowy (a jeśli trzeba, również rejestrowy), najczęściej również obsługa telefonu i faksu, a jeśli chcesz, także adresu mailowego. Korespondencja papierowa może być zeskanowana i od razu przekazana na konkretny adres mailowy, albo bezzwłocznie przekierowana w wersji oryginalnej na Twój prywatny adres, który będą znali jedynie pracownicy e-biura. Biura wirtualne zazwyczaj mogą obsługiwać także pocztę wychodzącą. Większość z nich charakteryzuje się dużą elastycznością, która pozwala na rozbudowywanie oferty do konkretnych potrzeb firmy.
Tak naprawdę wirtualne biuro pozwala zaoszczędzić nawet do około 90% miesięcznych kosztów działalności gospodarczej, które wygenerowałoby tradycyjne biuro, więc w grę wchodzą naprawdę spore pieniądze. Jednak nie zawsze jest to rozwiązanie idealne.
Wady wirtualnego biura
Zwykle oferta przygotowana jest tak, że z każdej z dostępnych usług można korzystać jedynie w określonych ramach ilości, np. w cenie znajduje się odbiór 10 przesyłek albo 50 telefonów. Każda operacja ponad ten limit oczywiście zostanie wykonana, ale trzeba będzie za nią dopłacić – powstaje tutaj pewna nieprzewidywalność kosztów. Oczywiście nadal będzie to mniejszy wydatek, niż utrzymanie własnego biura, niemniej jednak powoli ta różnica zacznie topnieć. Nad wirtualnym biurem także nigdy nie ma się pełnej kontroli – to jednak zewnętrzna firma i jak to przy outsourcingu, trzeba mieć absolutną pewność, że jest to kontrahent rzetelny, o czym niestety trudno się przekonać przed nawiązaniem współpracy.
