Każdy potencjalny klient, z jakim przyjdzie nam się spotkać zwróci uwagę na siedzibę firmy. Bez znaczenia będzie wcześniejsza rozmowa telefoniczna oraz korespondencja e-mailowa. Jeśli nasze biuro będzie się mieściło w starej, zniszczonej kamienicy z pewnością żaden szanujący się klient nie podpisze z nami kontraktu.
Co powinniśmy rozumieć pod szyldem profesjonalne biuro?
Przede wszystkim musimy zrozumieć jedno. Profesjonalne biuro, w którym prowadzimy nasze interesy, to nie tylko miejsce (które oczywiście jest bardzo ważne), ale również pracownicy, którzy reprezentują firmę na zewnątrz.
Dopiero po zebraniu wszystkich tych elementów składowych w całość, możemy uzyskać biuro na takich warunkach, na jakich rzeczywiście nam zależy.
Profesjonalne biuro to jeszcze jedno, na co powinniśmy zwrócić uwagę. Każde biuro musi być prowadzone tak, by przyszli klienci chętnie powracali do danego miejsca, nie natomiast odwrotnie.
Zazwyczaj mamy tylko jedną szansę na zachęcenie potencjalnego klienta do skorzystania z naszych usług. Drugiej szansy już nikt i nigdy może nam nie dać.
Jak zbudować swój dobry wizerunek?
Przede wszystkim najlepszym reklamodawcą jest zawsze zadowolony klient. Im będzie ich więcej, tym więcej będzie pochlebnych opinii i zainteresowania naszą firmą.
Jak zadbać o to, by nasza firma prezentowała się dobrze pod każdym względem?
Zacznij od profesjonalnej obsługi telefonicznej. Pamiętaj, że bardzo często jest to pierwszy, a więc i zarazem najważniejszy element Twojej bezpośredniej współpracy z klientem.
Chociażby dlatego należy zadbać, by telefon służbowy obsługiwały osoby kompetentne i obeznane ze specyfikacją firmy. Niedopowiedzenia, brak wiedzy pracownika na zadane przez klienta pytanie, zbyt roszczeniowy, niemiły ton to bowiem najczęstsze powody niezadowolenia naszych klientów.
Klienci bardzo często wychodzą ponadto z założenia, że należy im się szacunek i poważanie ze strony pracowników danej firmy. Chociażby dlatego zadbajmy, by przy słuchawce telefonicznej pojawiła się osoba cierpliwa i potrafiąca nawiązać z klientem miłą rozmowę.
Oprócz telefonu, jako podstawowego narzędzia komunikacji z klientem, w naszym firmowym sekretariacie obsługujemy jeszcze pocztę e-mailową.
Ostatnio zresztą chyba najczęstszą formę kontaktu z klientem. Tutaj na pierwszym miejscu liczy się jakość i forma złożonego tekstu. Niedopuszczalne są szczególnie te sytuacje, w których w treści e-maila znajdują się literówki, błędy językowe i ortograficzne.
Każdy e-mail powinien mieć również zachowane odpowiednie formy grzecznościowe, tak by można było odczuć, że szanujemy daną osobę.
Oczywiście niezbędne jest systematyczne przeglądanie poczty i odbieranie wszystkich e-maili tak, aby klient nie musiał zbyt długo czekać na informację zwrotną na temat przysłanego zapytania.
Profesjonalne biuro to także dobry sprzęt. Oczywiście nie każdego poczatkującego właściciela stać na taki. Dobrym rozwiązaniem jest wówczas współpraca z wirtualnym biurem. Na czym polega działalność tego typu instytucji? Wirtualne biuro to przede wszystkim możliwość otrzymania atrakcyjnego adresu dla firmy oraz wynajęcia jednej z sali konferencyjnych lub pokoju spotkać na kilka godzin. Zawsze wówczas, gdy po prostu będzie taka potrzeba.
