Dyplomatyka to nauka o dokumencie. Dokument to pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych w danej epoce i miejscu form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające albo ustanawiające stan prawny albo służące do wykonywania uprawnień. Pismo mogło być uwierzytelnione przez opieczętowanie (forma konieczna), listę świadków oraz podpisy, zwłaszcza wystawcy, czasem też urzędników kancelaryjnych. Pismo dokumentu musi być bez poprawek i skreśleń.
Akt to pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistne, w przeciwieństwie do dokumentu uzyskujące pełne znaczenie z innymi aktami, z którymi stanowi całość.
Dokument musi być zbudowany z określonych formuł:
1. Inwokacja – wezwanie imienia bożego, które ma wspierać daną czynność prawną. Najczęściej jest werbalne, bywa też graficzne – zapisywane w postaci znaku krzyża;
2. Intytulacja – imię i tytuł wystawcy dokumentu oraz zakres jego władzy;
3. Inskrypcja – podaje imię i tytulaturę odbiorcy dokumentu;
4. Arenga – formułuje ideowe przyczyny wystawienia dokumentu z powołaniem się na sentencje filozoficzne, teologiczne i prawne;
5. Promulgacja (publikacja) – ogłoszenie woli wystawcy dokumentu całemu społeczeństwu;
6. Dyspozycja – właściwa treść dokumentu wyrażająca wolę wystawcy. Tu występują formuły pertynencyjne. Dotyczą one przynależności nadanej nieruchomości;
7. Sankcja – zawiera wyszczególnienie kar doczesnych i wiecznych;
8. Koroboracja – zawiera wymienienie pieczęci, którymi dokument został uwierzytelniony;
9. Testacja, czyli lita świadków;
10. Datacja;
11. Aprekacja – wyraża życzenie aby ustalenia dokumentu trwały wiecznie, Zwykle przez amen albo fiat.
Dokument to pismo oryginalne w takiej formie jak wyszedł z kancelarii wystawcy za jego wiedzą i zgodą. Kopia dokumentu to odpis dokumentu dokonany w określonym momencie. Powinna mieć wszystkie cechy wewnętrzne właściwe kopiowanemu dokumentowi. Kopia naśladowcza może nadto zachowywać cechy zewnętrzne dokumentu.
Kopie dokumentów mogły być sporządzane w rozmaitych celach. Przykładowo w kancelarii wystawcy sporządzano dokumenty by mieć ewidencje dokumentów (metryki). W archiwum odbiorcy aby zabezpieczyć się przed zniszczeniem dokumentu (kopiarze).
Były też sporządzane regestry, czyli streszczenia. Były one sporządzane zwłaszcza w kancelariach wystawcy. Podawały tylko najważniejsze informacje.
Falsyfikat starał się naśladować cechy kancelarii, a w rzeczywistości jest pismem wystawianym bez wiedzy i zgody podmiotu figurującego w nim jako wystawca.
Jest znaczna ilość falsyfikatów, które podają informacje prawdziwe. Falsyfikaty takie robiono aby wzmocnić dania ustne. Na dużą skalę produkowano takie falsyfikaty w klasztorach.
Były też dokumenty podfałszowane. Były to dokumenty wystawione przez jakąś instytucję, w których coś było nadane. Adresat miał jednak jeszcze inne pretensje i wówczas prowadzał interpolacje, czyli zmiany w miejsce, w którym wcześniej wydrapano jakiś fragment.
Ważnym pojęciami było pojęcie transumptu. Oznaczało ono dokument wpisany do innego dokumentu. Była to więc forma przekazu dokumentu, który był powtórzony i potwierdzony przez prawnego sukcesora wystawcy tego dokumentu.
Istotne znaczenie ma także pojęcie notycji, czyli notatek sporządzanych w obdarowanej instytucji, w których zaznaczano kiedy i kto dokonał nadania. Notatki te nie były uwierzytelnione.
Proces powstawania dokumentu monarszego rozpoczynał się petycją zainteresowanego albo własną inicjatywą wystawcy. Następnie należało uzyskać konsens rady monarszej. Jeżeli dokument miał być wystawiono na podstawie innych dokumentów kolejnym etapem była kontrola kancelaryjna przedkładanych dokumentów. Z koli następowało złożenie stosownego oświadczenia woli wystawcy dokumentu. Potem polecenie spisania dokumentu. W tym momencie następował początek drogi kancelaryjnej. W kancelarii sporządzano brulion dokumentu, następnie przeprowadzano jego kontrolę i nanoszono poprawki. Po dokonaniu tych czynności sporządzano czystopis i przeprowadzano ponowną kontrolę. Dopiero po kontroli czystopisu następowało opieczętowanie dokumentu.
Z biegiem czasu, w celu ułatwienia urzędnikom kancelaryjnym sporządzania dokumentów z biegiem czasu powstawały specjalne zbiory materiałów pomocniczych w pracy kancelaryjnej – tzw. formularze. Do najważniejszych polskich formularzy należą:
- Liber firmularum biskupa płockiego Jakuba
- Formularz Jerzego, pisarza grodzkiego krakowskiego z lat 1399 – 1415 (zawiera 118 tekstów, głównie wzorów listów)
- Formularz Wilanowski z kancelarii biskupa krakowskiego, zawiera dokumenty i pomniejsze pisma kancelarii biskupa i oficjała z lat czterdziestych, pięćdziesiątych i sześćdziesiątych XV wieku
- Liber cancelariae Stnislai Ciołek – formularz sekretarza królewskiego, podkanclerzego Królestwa, biskupa poznańskiego i sekretarza Władysława Jagiełły. Był to zbór nie tylko typowych formuł dyplomatycznych, ale także litów, wierszy i paszkwili jego pióra
- Formularz Aleksandra księcia mazowieckiego i biskupa trydenckiego z pierwszej połowy XV wieku.
