Pełni ona cztery funkcje:
1. funkcję uwierzytelnienia dokumentów (też nadania im mocy prawnej)
2. środka ochrony tajemnicy korespondencji albo zabezpieczenia miejsca albo przesyłki
3. funkcję wykładnika woli właściciela (pieczęć lub sygnet uwiarygodniał posłańca)
4. funkcję informacyjną.
Istnieją pewne różnice między pieczęcią dawną, a współczesną. Dawniej aby dokument mógł być dowodem w sądzie musiał być opieczętowany nienaruszonymi pieczęciami. Dawna pieczęć, w przeciwieństwie do współczesnej, nie była przybijana na dokumencie, lecz do dokumentu przytwierdzana. W dolnej części dokumentu była plika – zakładka wzmacniająca dokument, do której przywieszano pieczęć. Pieczęć była przywieszana na sznurkach konopnych albo jedwabnych albo na paskach pergaminowych. Sznurki wpuszczano do wnętrza pieczęci. Dodatkowym zabezpieczeniem było contrasigillum, czyli pieczęć odwrocia – odciskana na odwrocie pieczęci głównej. Mogła to być pieczęć sekretna. Polsce contrasigillum nie była bardzo często stosowana.
Wraz ze śmiercią właściciela pieczęci tłok był niszczony albo zabezpieczany.
Tłoki pieczęci były wykonywane przez złotników. Wykonanie tłoku wymagało ogromnych umiejętności, gdyż tłok musi być wykonany w odbiciu lustrzanym.
Tylko w początkowym okresie dziejów sfragistyki istniała zasada jeden właściciel - jedna pieczęć. Później dany właściciel miał często kilka pieczęci.
Istotnym pojęciem w sfragistyce jest termin sigillum authenticum. Była to pieczęć używana przez pewnych posiadaczy, która posiadała moc uwierzytelniania dokumentów nie tylko własnych, ale i osób trzecich. Zakres używania tego typu pieczęci nie jest precyzyjnie określony. Używali jej jednak w szczególności panujący, biskupi, kapituły, często też większe miasta. Ta pieczęć jest zawsze pieczęcią główną (najważniejszą) w danej kancelarii. Często była nazywana pieczęcią wielką.
Mniejsza pieczęć kancelaryjna (pieczęć sekretna – sigillum secretum) była pieczęcią mniejszą, najczęściej herbową, używaną zwykle do pieczętowania dokumentów mniejszej wagi (np. dokumentów doczesnych, w przeciwieństwie do wieczystych).
Z biegiem czasu, wraz z rozwojem kancelarii, powstają pieczęcie, które odpowiadają strukturze danej kancelarii. Np. jest pieczęć większa - kanclerska, pieczęć mniejsza - podkanclerska oraz pieczęcie kancelaryjne.
W kancelarii królewskiej najważniejszą był pieczęć majestatyczna (pieczęcie kanclerska i podkanclerska były herbowe). W kancelariach miejskich najważniejszą była wielka pieczęć radziecka, potem była pieczęć ławnicza, była też mniejsza pieczęć radziecka.
Większa ilość pieczęci używanych w niektórych kancelariach wynikała także przykładowo ze zmiany statusu właściciela pieczęci. W rozbiciu dzielnicowym związane to było ze zdobywaniem albo traceniem względnie rozszerzaniem praw do innych dzielnic.
Pieczęć sygnetowa to najczęściej pieczęć umieszczona w sygnecie i odciskana przy różnego rodzaju bieżących dokumentach (np. korespondencji prywatnej).
Dawniej uwierzytelniano dokument poprzez opieczętowanie, podpis i listę świadków. Pierwszy podpisany polski dokument królewski był dokumentem Władysława Warneńczyka. Szczególnie dużo pieczęci znajduje się przy dokumentach, przy których oprócz wystawców występują też gwaranci postanowień dokumentu.
Zasadą przy posługiwaniu się pieczęcią było, że można używać własnej pieczęci odpowiadającej statusowi danej osoby. Były od tego wyjątki, np. w sytuacji gdy władca, który zdobył nową ziemię musiał wystawiać dokumenty, a nie miał jeszcze nowej pieczęci. Przykładowo Władysław Jagiełło po koronacji królewskiej używał jeszcze przez pewien czas pieczęci litewskiej. W takich sytuacjach zastrzegano, że po sporządzeniu nowej pieczęci dany dokument zostanie ponownie sporządzony i zostanie do niego przytwierdzona właściwa pieczęć.
Nieraz można było zastosować dziedziczenie pieczęci, jeżeli nie było na niej żadnych znamion, które odnosiły się wyłącznie do poprzednika. Nieraz pieczęć była przerabiana. Przeróbki dotyczyły wtedy legendy pieczęci. Było to możliwe bo od późnego średniowiecza następuje stabilizacja wyobrażeń napieczętnych.
W kancelarii królewskiej opiekę nad tłokami sprawowali kanclerze. Tłoki były atrybutami władzy tych urzędników. Te pieczęcie były noszone na łańcuchu, zawieszone na szyi.
Pieczęć była używana przez osoby fizyczne albo prawne, które wystawiały dokumenty. Chłopi nie używali pieczęci.
U zarania dziejów polskiej sfragistyki monarszej na pieczęciach monarszych występowały wizerunki w konwencji rycerskiej i religijnej. Później coraz częściej pojawiały się pieczęcie herbowe.
Co do pieczęci dostojników kościelnych, to początkowo występuje postać duchownego. Początkowo były to pieczęcie piesze, potem też majestatyczne. Postaci są w stroju i z insygniami duchownymi, przykładowo w infule, z pastorałem i księgą. Potem coraz częściej pojawiają się pieczęcie herbowe. Umieszczenie herbów rodowych przez dostojników kościelnych było manifestacją przynależności rodowej i znaczenia jaki osiągnął ród.
W przypadku pieczęci miejskiej bardzo często występowały motywy architektoniczne lub postacie patronów miasta. Przykładowo na pieczęci wójtowskiej krakowskiej widnieje mr z trzema wieżami i otwartą bramą. Na murze dwie postaci: św. Wacław i św. Stanisław (obie postaci podpisane), w bramie miejskiej klęczy świecki – prawdopodobnie wójt, pojawiają się trzy herby - dwa herby kujawskie - półlew-półorzeł - zaś ponad wyższą wieża nieukoronowany orzeł. Najstarszy egzemplarz tej pieczęci zachował się z 1303 r. Ów połlew-półorzeł jest dobrym elementem datującym, wskazującym na Leszka Czarnego jako właściciela pieczęci. Mniejsze pieczęcie krakowskie miały zredukowane elementy występujące na pieczęci większej. Na pieczęci radzieckiej mniejszej jest tylko św. Wacław, a na pieczęci ławniczej tylko św. Stanisław. Św. Wacław występuje w całej postaci, po jednej jego stronie umieszczono nieukoronowanego orła, zaś po drugiej koronę. Św. Stanisław został przedstawiony do połowy, u dołu mur i po jednej stronie świętego nieukoronowany orzeł, zaś po drugiej korona. Są też krakowskie pieczęcie herbowe.
