Procedura ta możliwa jest dzięki portalowi S24, który został opracowany, a następnie udostępniony na stronie należącej do Ministerstwa Sprawiedliwości. Wszystkie wnioski rejestracyjne składane za pośrednictwem systemu S24 są rozpatrywane przez specjalnie wyznaczone do tego wydziały w Krajowym Rejestrze Gospodarczym w dni robocze.
Przybliżmy zatem przypadek spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której umowa zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy sprawia, iż kapitał zakładowy musi zostać wniesiony w formie wkładów pieniężnych. W przypadku, gdyby chociaż jednym z wkładów, był wkład niepieniężny tzw. aport, rejestracja musi zostać przeprowadzona w sposób tradycyjny, a więc ze sporządzaniem umowy spółki w formie aktu notarialnego.
Proces elektronicznej rejestracji spółki przebiega następująco:
1. Dokonanie rejestracji użytkowników w udostępnionym systemie eMS.
System ten dostępny jest zarówno dla Polaków, jak i dla cudzoziemców. Istotne jednak jest to, iż do systemu logować mogą się jedynie osoby zarejestrowane. Proces rejestracji w systemie S24 wymaga od osób podpisujących wniosek aktywnego konta założonego właśnie w systemie eMS.
2. Przygotowanie danych do dokonania rejestracji.
Aby rejestracja spółki mogła przebiec sprawnie i bez żadnych niespodziewanych sytuacji, należy przygotować informacje takie, jak m.in. nazwa zakładanej spółki, dane adresowe spółki (prócz dokładnego adresu można podać informacje takie, jak np. strona internetowa, e-mail), adres właściwego co do siedziby firmy Sądu Rejestrowego, listę wspólników, a także listę osób należących do poszczególnych organów spółki.
3. Wprowadzenie wszystkich wymaganych danych
Wypełnienie formularzy oraz innych niezbędnych dokumentów jest konieczne, aby dana spółka mogła zostać zarejestrowana. Równie istotne jest prawidłowe wypełnienie wniosku związanego z dokonaniem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Dokonując elektronicznej rejestracji spółki, należy odpowiednio zdefiniować przedmiot działalności rejestrowanej spółki poprzez wybór odpowiednich kodów PKD.
4. Generowanie sporządzonych dokumentów i wniosków
Zanim założyciele danej spółki złożą swoje podpisy, mają możliwość podglądu wszystkich sporządzonych dokumentów, aby jeszcze raz dokładnie sprawdzić ich treść. W przypadku dopatrzenia się jakiegokolwiek błędu, istnieje możliwość dokonania poprawek. Po zatwierdzeniu danych, błędy będzie trzeba korygować osobiście w KRS.
5. Złożenie podpisów założycieli
W przypadku przeprowadzania elektronicznej rejestracji spółki, dokumenty mogą zostać podpisane jedynie podpisem elektronicznym. Następnie sporządzone i podpisane dokumenty mogą zostać zapisane na komputerze, stanowiąc tym samym dowód dla założycieli. W przypadku, gdyby wnioski, dokumenty i formularze były składane przez pełnomocnika procesowego, wówczas do całego procesu należy zaliczyć również konieczność sporządzenia dodatkowego oświadczenia oraz dokumentów, które w każdym przypadku podpisywane są przez pełnomocników.
6. Opłacenie złożonego wniosku
Płatności związane z sporządzaniem, a następnie składaniem wniosków musi zostać uregulowana za pomocą dostępnego w S24 systemu eCard.
7. Złożenie dokumentów w Sądzie Rejestrowym
Ten etap charakteryzuje się koniecznością przesłania wszystkich sporządzonych wniosków do właściwego sądu rejestrowego, którego celem jest dokładne zapoznanie się z nadesłanym wnioskiem.
