Każdy pracodawca, który zatrudnia choć jednego pracownika zobowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepisy prawa wskazują, które dokumenty obowiązkowo muszą się znaleźć w tych aktach, a które tylko mogą, ale nie muszą. Oznacza to także, że pracodawca nie ma dowolności w żądaniu od pracownika dokumentów czy danych. Przepisy wskazują wyraźnie, jakich danych i jakich dokumentów można żądać od osoby zatrudnianej czy już zatrudnionej.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - akta osobowe pracownika składają się z trzech części:
* A - gdzie gromadzimy dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
* B - to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
* C - gdzie zbieramy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Wyżej wymienione rozporządzenie wskazuje również jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach. I tak:
W części A powinny się znaleźć:
* wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie *,
* świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia ( głównie dla celów ustalenia uprawnień pracowniczych, np wymiaru urlopu pracowniczego), lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie*,
* dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy*,
* świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego*,
* orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku*,
* inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów*,
* dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe osoby zatrudnianej,
* świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
* dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pozycje oznaczone gwiazdką - są to dokumenty, które obowiązkowo powinny się znaleźć w aktach osobowych pracownika, pozostałe tylko mogą, ale nie muszą. Trzeba jednak podkreślić, że dla prawidłowego określenia np. wymiaru urlopu pracownika potrzebne są dla osoby zajmującej się kadrami dokumenty potwierdzające rodzaj ukończonej szkoły oraz poprzednie zatrudnienie ( w okresie innym niż rok zatrudnienia w nowej firmie).
W części B gromadzimy:
* umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
* pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami (regulamin pracy, wynagradzania, informacja dla pracownika) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
* oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
* dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (czyli w skrócie odpowiedzialność materialna pracownika),
* dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
* oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
* dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
* pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
* dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186-7 Kodeksu pracy (Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.)
* orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
* umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
* wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
* wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
* korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
* kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
* informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
W części C umieszczamy:
* oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
* dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
* kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
* potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
* umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
* orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
WAŻNE!
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jedyne oryginalne dokumenty w aktach to w zasadzie 1 egzemplarz umowy o pracę, badania lekarskie (są wystawiane przez lekarza w 2 egzemplarzach) i świadectwo pracy.
Z własnej praktyki:
* w przypadku odejścia pracownika - jego ewidencję czasu pracy za przepracowany okres dołączam do części C - w przypadku kontroli osób zwolnionych, nie muszę szukać dokumentacji, bo wszystko mam w jednym miejscu.
* w przypadku mniejszych firm (2-5 pracowników) ewidencję czasu pracy - jeśli pracownik nadal pracuje - aby dokumentacja kadrowa nie była rozdrobniona na kilka segregatorów, dołączam do części B.
* do części B dołączam także formularz PIT-2 oraz wniosek o zwiększone koszty przychodu,
* jeśli firma zatrudnia kierowców (wymagana jest wtedy dodatkowa dokumentacja kierowcy) - ich dokumentację (np. w koszulce) dołączam do części B.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - akta osobowe pracownika składają się z trzech części:
* A - gdzie gromadzimy dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
* B - to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
* C - gdzie zbieramy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Wyżej wymienione rozporządzenie wskazuje również jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach. I tak:
W części A powinny się znaleźć:
* wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie *,
* świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia ( głównie dla celów ustalenia uprawnień pracowniczych, np wymiaru urlopu pracowniczego), lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie*,
* dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy*,
* świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego*,
* orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku*,
* inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów*,
* dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe osoby zatrudnianej,
* świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
* dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pozycje oznaczone gwiazdką - są to dokumenty, które obowiązkowo powinny się znaleźć w aktach osobowych pracownika, pozostałe tylko mogą, ale nie muszą. Trzeba jednak podkreślić, że dla prawidłowego określenia np. wymiaru urlopu pracownika potrzebne są dla osoby zajmującej się kadrami dokumenty potwierdzające rodzaj ukończonej szkoły oraz poprzednie zatrudnienie ( w okresie innym niż rok zatrudnienia w nowej firmie).
W części B gromadzimy:
* umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
* pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami (regulamin pracy, wynagradzania, informacja dla pracownika) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
* oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
* dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (czyli w skrócie odpowiedzialność materialna pracownika),
* dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
* oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
* dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
* pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
* dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186-7 Kodeksu pracy (Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.)
* orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
* umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
* wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
* wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
* korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
* kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
* informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
W części C umieszczamy:
* oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
* dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
* kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
* potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
* umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
* orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
WAŻNE!
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jedyne oryginalne dokumenty w aktach to w zasadzie 1 egzemplarz umowy o pracę, badania lekarskie (są wystawiane przez lekarza w 2 egzemplarzach) i świadectwo pracy.
Z własnej praktyki:
* w przypadku odejścia pracownika - jego ewidencję czasu pracy za przepracowany okres dołączam do części C - w przypadku kontroli osób zwolnionych, nie muszę szukać dokumentacji, bo wszystko mam w jednym miejscu.
* w przypadku mniejszych firm (2-5 pracowników) ewidencję czasu pracy - jeśli pracownik nadal pracuje - aby dokumentacja kadrowa nie była rozdrobniona na kilka segregatorów, dołączam do części B.
* do części B dołączam także formularz PIT-2 oraz wniosek o zwiększone koszty przychodu,
* jeśli firma zatrudnia kierowców (wymagana jest wtedy dodatkowa dokumentacja kierowcy) - ich dokumentację (np. w koszulce) dołączam do części B.
Licencja: Creative Commons
