JAK — jaka powinna być Twoja prezentacja?
Na to, JAK przygotować prezentację, składają się dwa czynniki. Pierwszym jest CEL, drugim FORMA. By prezentacja była skuteczna, nie wystarczy przedstawić wszystkiego po kolei. Należy zastanowić się, CO jest najistotniejsze w całej prezentacji, PO CO się ją przygotowało. Dzięki jasno i właściwie postawionemu celowi odbiorca będzie wiedział, co chcemy osiągnąć, a dzięki temu lepiej zrozumie tę prezentację. Cel determinuje formę, czyli właśnie to, JAK prezentacja będzie realizowana. Od formy prezentacji zależy bardzo wiele. Prezentacja powinna być efektywna, a nie efektowna. W przeciwnym wypadku wywoła się zachwyt u odbiorcy, natomiast zwróci on uwagę jedynie na warstwę wizualną.
Każda prezentacja, niezależnie od tego, kto jest jej twórcą, prezenterem i do kogo jest adresowana, ma często mniej oczywisty cel — skłonić jej odbiorców do konkretnych zachowań. Skuteczna prezentacja prowokuje zatem bardzo konkretne i pożądane zachowania odbiorców.
DOTRZEĆ — na czym się skoncentrować, by dotrzeć?
Rada na to, jak dotrzeć do adresatów prezentacji i utrzymać ich uwagę, jest bardzo prosta — trzeba skupić się na… adresatach. Nie na zawartości wyświetlanych slajdów, nie na własnych objawach tremy, nie na obsługiwanym sprzęcie, nawet nie na tym, co i w jakiej kolejności chcemy powiedzieć. Koncentrując się na odbiorcach, możemy osiągnąć dwie rzeczy: odciągnięcie uwagi od siebie samego, ale co jeszcze ważniejsze — nastawienie na odbiór tego, co dzieje się z naszymi odbiorcami, tymi, którzy w danym momencie, słuchając, oglądają prezentację.
Co konkretnie robić, by koncentrować się na odbiorcach? Trzeba patrzeć i słuchać, co dzieje się z tymi, do których mówimy, jak reagują na kolejne kwestie, gesty, obrazy, słowa. Jeśli zamiast tego ulegniemy pokusie skupienia się na sobie, tracimy szansę na usłyszenie i zobaczenie wskazówek od odbiorców. A to oni, poprzez swoje reakcje, podpowiadają nam, jak i co moglibyśmy zmodyfikować w przebiegu prezentacji, by skuteczniej dotrzeć do nich.
ZE SWYM — czy przesłanie jest Twoje?
Z niezbyt dużym ryzykiem można postawić tezę, że siła wpływu rośnie proporcjonalnie do uczynienia danego przesłania WŁASNYM przesłaniem, takim, do którego jest się przekonanym i w które się wierzy. Świetnym przykładem tego, jak angażować odbiorców w swoje opowieści, są pasjonaci. Ci, często niezależnie od tego, do kogo, gdzie opowiadają, jeśli mówią o swojej fascynacji, bardzo szybko zarażają nią innych. Podobnie ma to miejsce w przypadku prezentacji. Od tego, jak silne i autentyczne jest przekonanie o skuteczności danego rozwiązania, wartości danego produktu czy usługi, zależy siła wpływu. Ta fascynacja i przekonanie daje nam jeden z najbardziej istotnych argumentów wpływu — wiarygodność. Dzięki niej braki w treści, pomyłki, błędy, niedoskonałość formy przekazu nie mają takiego znaczenia. Bardziej skuteczna jest niedoskonała pod względem jakości slajdów prezentacja fascynata niż nawet bardzo efektowna prezentacja kogoś, kto nie jest przekonany do przedstawianego przesłania. Receptą jest więc wiara w przesłanie, uczynienie go własnym.
PRZESŁANIEM — czy wiesz, co chcesz przekazać?
Przesłanie to coś więcej niż informacje do przekazania. To określona teza, którą chce się w umysłach odbiorców za pomocą prezentacji zaszczepić. Jest niczym slogan reklamowy.
Bardzo istotna jest selekcja, nie można przekazywać za dużo informacji, bo prezentacja nie przyniesie spodziewanego rezultatu. By właściwie dobrać zakres prezentowanych informacji, warto dobrać treści nie pod kątem tego, co wiemy na dany temat, ale pod kątem celu prezentacji i tego, co jest istotne dla KONKRETNYCH ODBIORCÓW. Bowiem innych informacji oczekuje nowicjusz, a innych profesjonalista.
Selekcjonujemy zatem: każdy slajd, każdy wątek, zdanie, obraz. Zadając sobie pytanie, czy to może zainteresować odbiorcę? Czy to odnosi się do jego sytuacji, potrzeb, oczekiwań? Tuż za tymi pytaniami powinniśmy sobie stawiać kolejne pytanie: czy to pomoże zrealizować mój cel? Jeżeli te dwie perspektywy uda się nam uwzględnić i powiązać, wówczas można być pewnym, że osiągniemy sukces: będziemy realizować swój cel, odpowiadając tym samym na potrzeby adresata.
DO ODBIORCY — komu prezentujesz?
Mimo tego, że kwestia adresata pojawia się na końcu, nie oznacza to, że jest to ostatnia w kolejności kwestia, którą powinniśmy się zająć. Wręcz odwrotnie. By skutecznie dotrzeć ze swym przesłaniem, musimy od początku wiedzieć, DO KOGO się zwracamy. By przesłanie podczas prezentacji dotarło do odbiorcy, trzeba wyraźnie określić: kim jest odbiorca, ile ma lat, jakiej jest płci, wykształcenia, profesji, jak dobrze zna przedmiot prezentacji, do czego mu aktualnie potrzebna obecność na prezentacji, co dla niego w tej dziedzinie jest szczególnie ważne, a co nieistotne, jakie ma potrzeby, jak dany produkt, usługa, rozwiązanie ma się do jego potrzeb, na które odpowiada, a na które nie, dlaczego odbiorca miałby chcieć się ze mną spotkać, jaką ma motywację do spotkania, czy to będzie dogodny moment, czy będzie miał wystarczającą ilość czasu, ile go będzie miał i wiele innych. Stawiając sobie te pytania, umożliwiamy opracowanie pożądanego PROFILU ADRESATA. Profilu, który po tylu pytaniach nie powinien się powtórzyć przy innej prezentacji. To pozwala opracować treści istotne dla tego konkretnego odbiorcy i dobrać optymalną dla niego formę przekazu.
Podsumowując. Im bardziej konkretny i szczegółowy portret adresata, tym łatwiej o precyzowanie celu prezentacji w kontekście tego, co chcę osiągnąć i w kontakcie z tym konkretnym odbiorcą. To z kolei pozwala na dobór treści i formy przekazu w sposób umożliwiający dotarcie z naszym przesłaniem. W ten sposób można opisać sprzężenie między wymienionymi dotąd elementami.
