Właściwe osoby to nie tylko te, które są punktualne i realizują podstawowy zakres obowiązków. To także takie, które są twórcze i postępowe. Optymalne zarządzanie zasobami ludzkimi powinno obejmować zatrudnienie, utrzymanie i motywowanie pracowników. W literaturze przedmiotu powszechnie używa się również określeń ‘zarzadzanie kadrami’, ‘zarzadzanie personelem’, oraz Human Resource Management, w skrócie HR.
Funkcje, jakie powinien spełniać dział zarządzania kadrami są obszerne. Nabór pracowników, wbrew pozorom, nie jest najważniejszym z nich, ale planowanie, jak powinien wyglądać przyszły zespół w kontekście zaspokojenia obecnych i przyszłych potrzeb organizacji. Ten etap jest ściśle zdeterminowany strategią firmy. Musi być do niej dostosowany i wynikać z jej celów, aby w możliwie maksymalny sposób sprzyjać ich realizacji. Nie należy zapominać, że planując strukturę zasobów ludzkich, trzeba wziąć pod uwagę czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Zapewni to w przyszłości optymalne wykorzystanie potencjału kadr.
Drugi etap to rekrutacja, czyli proces pozyskania przez firmę wystarczająco dużej liczby kandydatów, w celu zapewnienia realizacji strategii, zgodny z planowaniem. Rozróżnia się kilka rodzajów rekrutacji. Pierwszy podział w oparciu o kryterium stanowiska: szeroka i segmentowa, drugi w oparciu o rodzaj rynku, z którego pozyskujemy: wewnętrzna i zewnętrzna.
Po naborze przychodzi czas na adaptację, potem ocenę efektów i rozwój. Celem wdrożenia pracownika jest bezkonfliktowe włączenie go w struktury organizacji, w aspekcie jej kultury i celów. Wdrożony pracownik może już być poddawany ocenie efektów swoich działań i jeśli zaistnieje taka potrzeba - szkolony. Oba procesy, dostarczanie informacji o efektywności pracy oraz podwyższanie wydajności poprzez inwestowanie w rozwój, poprzedzają nagradzanie. Z kolei ten etap powinien być ściśle powiązany z motywowaniem, rozumianym jako proces ciągły. Zdarza się, że mimo odpowiedniego zarządzania zasobami ludzkimi pozyskany pracownik nie sprawdza się lub zaistnieją inne okoliczności, w wyniku których dochodzi do zwolnienia. To również funkcja działu kadr.
Na zasoby ludzkie składają się wiedza, umiejętności, doświadczenie i zaangażowanie. Zarządzanie tym działem przedsiębiorstwa wiąże się z szeroko rozumianą odpowiedzialnością. „Nie tylko za strategię firmy, ale przede wszystkim za ludzi. Ludzie pracują za pieniądze, ale pójdą za tobą dodatkowy szmat drogi, jeśli okażesz im szacunek, nagrodzisz pochwałą i uznaniem.” (Andrew Carnegie).
