Głównym argumentem za przeniesieniem swojej poczty do systemu CRM jest bezpieczeństwo korespondencji firmowej. CRM daje pewność, że nawet usunięte e-maile będzie można łatwo odzyskać. Dzięki temu można łatwo uniezależnić swoją firmę od rotacji personelu. Czasem odchodzący pracownik kasuje swoją pocztę, a wraz z nią mnóstwo cennych informacji o klientach, projektach czy warunkach transakcji. Taka akcja może kosztować naszą firmę bardzo wiele. CRM natomiast daje pewność, że cała historia współpracy zostanie w bazie i będzie dostępna w jednym miejscu.
Ponadto, poczta w systemie CRM umożliwia kontrolę korespondencji nieobecnego pracownika podczas jego urlopu czy choroby. Można sprawdzać przychodzącą pocztę w jednym miejscu, by żadna ważna wiadomość nie pozostała bez odpowiedzi, a obsługa klienta pozostała na niezmiennie wysokim poziomie. Pracownikowi natomiast jest łatwiej powrócić do swoich obowiązków, kiedy wie, co działo się w firmie w czasie jego nieobecności.
Poza tym poczta e-mail jest kolejnym, bardzo ważnym źródłem informacji o kliencie. Włączenie jej do systemu CRM wdrożonego w firmie doskonale wpisuje się w filozofię biznesu zorientowanego na klienta. Cała historia współpracy w jednym miejscu gwarantuje, że zawsze szybko i bez problemu można odnaleźć informacje i załatwić sprawę.
Na polskim rynku istnieją modułowe systemy CRM, które można sobie dowolnie rozbudowywać o kolejne funkcjonalności wraz z rozwojem firmy. W takiej opcji klient pocztowy w systemie CRM będzie dużo tańszy niż większość popularnych programów.
