Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile czasu tracisz na powtarzalne i zbędne czynności oraz procesy? Czy zastanawiałeś się, jakie o wiele ważniejsze rzeczy mógłbyś zrobić w tym czasie? Czy kiedykolwiek zapomniałeś zrobić coś na czas, gdyż po prostu wypadło Ci to z głowy? Czy masz wrażenie, że gonią Cię terminy, a Ty nie „wyrabiasz” z papierami? Czy zdarzyło Ci się stracić coś cennego dla Ciebie, Twojej firmy, Twojej Rodziny? Czy miałeś poczucie braku efektywności z powodu wykonywania czynności, które nie tworzyły wartości dodanej?
Podstawowy dylemat
Każdy z nas spotkał się z sytuacją zawodową, w której zadawał sobie wyżej wymienione pytania. Każdy z nas stawał wielokrotnie wobec sytuacji, kiedy musiał wybierać pomiędzy tym co musiał, a tym co powinienem w tym momencie zrobić. Jaki priorytet nadać poszczególnym zadaniom i obowiązkom. Co jest ważniejsze a co może poczekać?
Praca biurowa i inne rodzaje aktywności
Praca biurowa jest specyficznym rodzajem aktywności zawodowej i wymaga czynnego udziału człowieka. Niewiele w tym obszarze jest czynności, które dadzą się usprawnić czy zautomatyzować. Odmiennie natomiast przedstawia się możliwość usprawniania i automatyzacji np. procesów produkcyjnych. W tym obszarze aktywności człowieka można odnotować bardzo wiele osiągnięć. Szczególnie jest to widoczne przy czynnościach powtarzalnych. Specyfika pracy biurowej zazwyczaj związana jest z aktywnością intelektualną człowieka, a także z niepowtarzalnością pozornie powtarzalnych operacji. Pomimo tej specyfiki istnieją jednak obszary, które mogą podlegać procesowi usprawniania i automatyzacji. W procesie automatyzacji eliminujemy bezpośredni udział człowieka w wykonywaniu danego zadania.
Przykład usprawnienia
Do zadań powtarzalnych, w przypadku prac biurowych, należy między innymi wystawianie dokumentów sprzedaży czyli tzw. Faktur Vat. Powtarzalność występuje tu szczególnie w działalności podmiotów świadczących usługi, a przede wszystkim przy świadczeniu usług cyklicznych i powtarzalnych, często nazywanych usługami abonamentowymi. Dokumentowanie i rejestrowanie sprzedaży za pomocą Faktur Vat jest obowiązkiem każdej firmy i instytucji w związku z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą i ma charakter obligatoryjny. Samo wystawianie dokumentów sprzedaży nie tworzy wartości dodanej dla firmy w postaci dodatkowej funkcji czy wartości produktu, usługi lecz jest elementem generującym koszty. Celem dla każdej, dobrze zorganizowanej pracy powinno być eliminowanie zbędnych kosztów i działań nie dodających wartości do produktu finalnego. Każdą chwilę poświęcona na działania nie przynoszące zysku można potraktować więc jako marnotrawstwo. Jak już wcześniej o tym wspomniano, działania powtarzalne można jednak automatyzować i przekazać do wykonania maszynie. W tym przypadku rolę wystawcy dokumentów sprzedaży w całości musi przejąć odpowiedni program komputerowy, który na podstawie wcześniej wprowadzonych danych jest w stanie w odpowiednim momencie, czy wyznaczonym terminie wygenerować dokumenty sprzedaży. Takie rozwiązanie eliminuje absorbcję użytkownika jako bezpośredniego uczestnika tego procesu dając mu czas i umożliwia skupienie uwagi na innych sprawach czy zadaniach.
Automatyzacja w praktyce
Aktualne możliwości techniczne pozwalają na stworzenie narzędzi automatyzujących i usprawniających prace biurowe. Narzędziem zapewniającym rozwiązanie problemów opisanych w niniejszym artykule może być np.: AIS – System Zautomatyzowanego Fakturowania. System Zautomatyzowanego Fakturowania to narzędzie pozwalające na zautomatyzowanie procesu wystawiania dokumentów sprzedaży i zapewnienie terminowego wykonania tego zadania zgodnie z wymaganiami użytkownika i prawa.
System tego typu jest aplikacją internetową dostępną przez przeglądarkę internetową a jego zadaniem jest rejestrowanie transakcji sprzedaży w formie Faktur Vat. System poza możliwością generowania dokumentów sprzedaży przez operatora w sposób tradycyjny, ma możliwość automatycznego wystawiania Faktur Vat, zgodnie ze specyfikacją i danymi wprowadzonymi wcześniej do systemu - co jest jego główną rolą i zadaniem. System umożliwia zaprogramowanie nieograniczonej liczby definicji przyszłych dokumentów sprzedaży dla wybranego kontrahenta w układzie różnych kombinacji produktów. Aplikacja pozwala precyzyjnie określić termin wystawienia lub cyklicznego wystawiania dokumentu sprzedaży. Poza funkcją podstawową, jaka jest rejestracja transakcji, System pozwala także zautomatyzować proces wysyłania wygenerowanych przez siebie dokumentów sprzedaży jak i wezwań do zapłaty drogą elektroniczną. Poza wbudowanymi mechanizmami automatyzacji pracy aplikacji system posiada wśród opcji wiele funkcji i operacji ewidencyjnych jak rozliczenia, repozytorium dokumentów i powiązanie ich z definicjami dokumentów sprzedaży oraz tworzenie raportów obligatoryjnych i własnych. System pozwala także na prowadzenie sprzedaży w wielu walutach jednocześnie oraz umożliwia porządkowanie dokumentów sprzedaży wg. kryteriów określonych przez użytkownika, a także pozwala eksportować dane do innych programów jak np.: MS Excel w celu dalszego ich przetwarzania. Dzięki osadzeniu Systemu w technologii internetowej użytkownik ma dostęp do aplikacji z dowolnego komputera i miejsca na świecie. System zapewnia pełne bezpieczeństwo danych a także cykliczne wykonywanie archiwum. Dzięki zastosowanej technologii użytkownik nie musi martwić się o aktualność i konserwację oprogramowania oraz sprzętu.
Korzyści z zastosowania systemu automatyzującego fakturowanie:
- minimalizacja czasu poświęcanego na czynności cykliczne (np.: manualne wystawianie dokumentów sprzedaży co miesiąc, wysyłanie faktur do klientów),
- zwiększenie zasobu czasu na sprawy naprawdę istotne dla Siebie i Swojej firmy,
- skupienie uwagi na pracy zamiast pilnowania kalendarza,
- zasada: „robisz raz a nie co miesiąc”,
- automatyczne rozsyłanie wygenerowanych dokumentów,
- automatyczna archiwizacja danych,
- ekologia - oszczędność papieru i energii,
- dostęp do dokumentów skojarzonych bez potrzeby ich szukania, (np.: umowy, terminarze, harmonogramy, itp.),
- brak obaw o działanie specjalistycznego oprogramowania oraz konieczności przeprowadzania aktualizacji i serwisu,
- brak obaw o wirusy komputerowe lub utratę danych,
- nieograniczony dostęp do systemu za pomocą dowolnego komputera z przeglądarką internetową i dostępem do Internetu,
- prosta, intuicyjna obsługa,
- możliwość pracy w dowolnym miejscu o każdej porze,
- bezpieczeństwo danych.
