Normy ISO nie narzucają sposobu działania przedsiębiorstwa, ale pokazują co powinien zawierać System Zarządzania Jakością. Metoda w jaki zostanie to przełożone w firmie na jej strategię działania zależy tylko od przedsiębiorstwa.
Wdrożenie SZJ można podzielić na dwie fazy:
1. przygotowanie do wdrożenia SZJ
2. wdrożenie SZJ
Do głównych etapów fazy przygotowawczej należy zaliczyć:
- Powołanie odpowiedniego zespołu ds. realizacji przedsięwzięcia -ok. 2 dni
- Ustalenie jakie są wymagania odnośnie wdrażanego systemu - ok. 2 dni
- Przeprowadzenie analizy funkcjonowania aktualnego systemu zarządzania dla firm już istniejących na rynku- 3-7 dni
- Ustalenie różnic pomiędzy stanem faktycznym a założonymi wymaganiami systemu - ok. 3 dni
- Identyfikacja procesów w przedsiębiorstwie - 5-7 dni
Faza przygotowawcza to najważniejsza część podczas wdrażania Systemu Jakości zgodnego z wymaganiami ISO 9001, ponieważ determinuje ona termin wdrożenia systemu oraz jego skuteczność.
Fazie wdrożeniowej towarzyszą:
Opracowanie planu wdrożenia - 2 dni
Realizowanie działań założonych w planie oraz na bieżąco kontrolowanie zaawansowania już wykonanych działań (nie można określić precyzyjnie tego czasu ponieważ zależy on od wielu czynników, można jedynie oszacować, że dla małego przedsiębiorstwa ok. 6-10 miesięcy):
- pierwsze szkolenie dla zarządu i kadry
- szkolenia dla zespołu wdrożeniowego
- szkolenia kandydatów na auditorów wewnętrznych
- szkolenie pracowników (łącznie ok. 13 dni)
- tworzenie dokumentacji SZJ - ok. 2-3 miesiące
- nadzór i weryfikacja wdrożenia SZJ -minimum 3 miesiące
Zorganizowanie i przeprowadzenie pierwszego auditu wewnętrznego - 1-3 dni
- szkolenie po wykryciu niezgodności - ok. 3 dni
- przeprowadzenie działań korygujących - w zależności od wagi - ok. 1-15 dni
Przegląd Systemu Zarządzania Jakością - 1 dzień
Przygotowanie do procesu certyfikacji ( wybór jednostki certyfikacyjnej) - 2-4 dni
Audit certyfikujący - 1-3 dni
Należy pamiętać że czas wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zależy od wielkości przedsiębiorstwa i średnio waha się od ok. pół roku do kilku lat. W małych i średnich przedsiębiorstwach czas wdrożenia oscyluje w przedziale od 5 do 11 miesięcy.
Podczas wdrażania SZJ wg ISO 9001:2008 firma zwraca uwagę na dwa główne aspekty, a mianowicie na zysk przedsiębiorstwa
i zadowolenie klienta. Tak naprawdę, to nie jednostka certyfikująca wystawia nam certyfikat jakości, a norma wymagania, które musimy spełniać, ale klient. To on stawia nam najbardziej rygorystyczne wymagania i wystawia certyfikat jakości poprzez zwiększenie zamówień wyrobu /usługi lub zwiększenie liczby reklamacji.
