Kolejnie, na tej podstawie generuje się dla poszczególnej operacji wszystkie potencjalne błędy, które mogą wystąpić oraz jaki one mogą wywołać skutek. Jest to skutek wywołany opisanym wcześniej błędem zarówno dla kolejnych kroków procesu, lecz głównie efekt dla finalnego klienta.
Wyłonienie potencjalnych błędów nie jest łatwe, do tego celu powinien zostać powołany specjalny interdyscyplinarny zespół FMEA , składający się z osób o różnym spojrzeniu, doświadczeniu, wiedzy o otwartym i kreatywnym podejściu, niebojących się mówić otwarcie o występowaniu błędów.
Dane wpisuje się w specjalnie do tego przygotowanym formularzu, w którym dodatkowo opisuje się w skali od 1do 10 takie wskaźniki błędu jak:
S - severity - waga symptomu, znaczenie;
O - occurence - częstotliwość występowania błędu- prawdopodobieństwo jego wystąpienia;
D - detection - w zależności od stosowanych metod kontroli szacuje się możliwość wykrycia danego błędu, gdy wystąpi on w procesie.
Wagę wyznacza zgodnie z zaleceniami 4 edycji podręcznika FMEA, w którym znajdziemy szczegółowe dane, jaka ocena może być zastosowana w określonych przypadkach.
Iloczyn tych trzech wskaźników daje nam wyniki RPN - Risk priority number, który mówi o ryzyku, jakie niesie za sobą dany błąd. W celu doskonalenia procesu należy zidentyfikować najwyższe wartości RPN i podjąć analizę w celu wykrycia przyczyny wysokiego wyniku i podjąć działania w celu redukcji zagrożenia. W branży automotive obligatoryjnie należy podjąć działania i zapisać je w formularzu FMEA, gdy RPN wynosi 100 i powyżej. Coraz większa jest tendencja, że firmy podejmują działania lub wymagają od swoich dostawców działań, gdy RPN jest większy od 80.
W formularzu FMEA powinny być zawarte wszystkie akcje korygujące lub doskonalące niezależnie od tego, jaki był powód ich podjęcia. Powinny być widoczne punkty, w których pojawiły się reklamacje, uwagi Klientów oraz wszystkie akcje, które zostały wdrożone.
Po wdrożeniu działań należy jeszcze raz przeliczyć wartości S -severity, O - occurence, D- detection biorąc pod uwagę nowe warunki. Zmienić się może jedynie współczynnik O lub D. Nie jesteśmy w stanie jednak zmienić oceny skutku dla Klienta, bo skutek, jeśli się zdarzy jest ten sam i znaczenie ma dalej dla Klienta takie same. Istota metody jest to, że możemy wpłynąć, na występowalność lub/oraz zwiększyć metody detekcji. Należy zachować oczywiście równowagę miedzy kontrolą, która jest mudą (muda - z japońskiegi - marnotrastwo) i jest zawsze kosztowna a zmianami w procesie i innymi rozwiązaniami zmianami, które mogą wpłynąć chociażby na występowanie danego błędu.
W zależności od przyczyny źródłowej takimi sposobami mogą być na przykład:
Zmiana kroków procesu, zmiana przepływu, inny sprzęt, instalacja poka-yoke - rozwiązania, które nie pozwoli nam popełnić dany błąd, lub znacznie go ograniczyć. Może to być na przykład zmiana projektu (designu) co często jest ostatecznością i jest zwykle bardzo kosztowne.
Celem tej metody jest już na początku procesu lub w trakcie i przy okazji wprowadzania zmian przewidzenie i oszacowanie ryzyka oraz na czas wdrożenie odpowiednich akcji, aby nie dopuścić do wystąpienia niezgodności i błędów oraz zapobiegnięcie przedostania się ich niepostrzeżenie przez proces do klienta.
Należy pamiętać, że jest to żywy dokument, który musi podlegać aktualizacji i wszelkie zmiany w procesie jak również informacje o występowaniu błędów.
