Identyfikacja ta odbywa się poprzez analizę zagrożeń, najlepiej potencjalnych – czyli przed zatwierdzeniem projektu (konstrukcji) wyrobu i przed uruchomieniem procesu jego produkcji. Prowadzenie analizy FMEA stanowi od wielu lat standardowy wymóg wobec dostawców dla branży motoryzacyjnej, ale obserwuje się ostatnio coraz większe zainteresowanie tą metodą także w innych sektorach, w tym także w sferze działalności usługowej, gdzie wyrób często ma charakter niematerialny.
Powodzenie (przydatność) analizy FMEA zależy od wielu czynników, które można by podzielić na czynniki organizacyjne (zapewnienie zasobów, planowanie, zaangażowanie, świadomość potrzeb, skuteczne wdrażanie wniosków) i czynnikizwiązane z poziomem kwalifikacji (umiejętność stosowania FMEA, zdolności pracy grupowej, kwalifikacje lidera zespołu). Umiejętność stosowania FMEA to także umiejętność wypełniania arkusza FMEA zapisami, czyli umiejętność poprawnego nazywania „rzeczy po imieniu” zgodnie z metodologią FMEA, zgodnie z tzw. dobrą praktyką. Arkusz analizy FMEA wymaga od jego autora (zespołu, a szczególnie jego lidera) pewnej dyscypliny logicznej przy wprowadzaniu zapisów, będących odzwierciedleniem przedyskutowanych, w gronie zespołu, pomysłów. Szczególnie dotyczy to zapisów w kolumnach: „Wada” (Potential Failure Mode), „Przyczyna” (Potential Cause of Failure) i „Środki kontrolne” (Current Controls). Błędy tutaj popełnione osłabiają „czułość” analizy FMEA rozumianą jako zdolność do identyfikacji zagrożeń, ich przyczyn oraz wymaganych działań zapobiegawczych. Błędy popełnione już na początku arkusza, szczególnie przy definiowaniu wad, powodują narastające trudności przy wypełnianiu dalszych kolumn arkusza FMEA ponieważ błędy te kumulują się, prowadząc często do pomieszania pojęć (wad, przyczyn i skutków wad), co bardzo utrudnia trafną diagnozę potencjalnych zagrożeń, ich przekonywującą ocenę i dojście do planu działań zapobiegawczych w sposób, w miarę możliwości, optymalny, dotykający „sedna problemu”.
Mawia się, że w prostocie tkwi piękno i siła. I nie ma w tym stwierdzeniu przesady. Właśnie prostotą cechuje się pewna filozofia, pochodząca z egzotycznego kraju – Japonii. Co jest w niej takiego wyjątkowego? Pomaga ona w realizacji celów bez żadnego wysiłku. Brzmi zbyt pięknie? Wcale nie i zaraz przekonasz się o tym, jakie korzyści wynikają z jej stosowania.
