Jak zmniejszyć koszty druku w firmie?

Takie podejście jest jednak bardzo powierzchowne, a zamienniki nie są w żadnym przypadku jedynym rozwiązaniem.

Statystyki pokazują dwie rzeczy. Po pierwsze, marnowanie papieru w polskich przedsiębiorstwach – drukowanie rzeczy niepotrzebnych, które chwilę po wydruku są wyrzucane oraz brak monitorowania, ile rzeczywiście wydruki kosztują firmę. Tymczasem bez takiego systematycznego monitoringu próby obniżania kosztów są mało skuteczne.

Zmiana drukarki
Kolejną sprawą jest sprawdzenie, z której drukarki w firmie najczęściej się korzysta i zweryfikować, czy nie opłacałoby się bardziej zakup wydajniejszego i tańszego urządzenia. Nie oznacza to kupna tańszej drukarki, bo kierując się jedynie ceną można nieświadomie zwiększyć koszty wydruku (toner lub tusz może być bardzo drogi). Dlatego też przy wyborze urządzenia do drukowania kluczowym czynnikiem są całkowite koszty druku. Należy też pamiętać o podstawowej różnicy między drukarkami laserowymi a atramentowymi. Te pierwsze sprawdzają się lepiej przy intensywnym z nich korzystaniu,z kolei te drugie lepiej drukują kolory oraz grafikę – można je stosować w firmach gdzie nie drukuje się zbyt dużo stron w ciągu dnia.
Większość firm dzisiaj decyduje się na zakup urządzeń wielofunkcyjnych – jest to dobry pomysł i oszczędność czasu.

Opcje wydruku
Aby zmniejszyć ilość zużywanego papieru, warto jest korzystać z podstawowej opcji, którą ma większość drukarek, czyli drukowania dwustronnego. Zazwyczaj nie jest ono stosowane ze względu na złe nawyki. Pracownicy odruchowo klikają ikonkę drukuj w dokumentach pakietu Office czy przygotowanych w formacie PDF. Tymczasem wystarczy wejść w opcje drukowania i zaznaczyć „drukuj dwustronnie”. Zresztą można tę opcję ustawić jako opcję domyślną, wówczas, nawet złe nawyki nam nie zaszkodzą.
Drugą ważną opcją jest tzw. wydruk roboczy nazywany w niektórych urządzeniach szybkim wydrukiem. Warto się zastanowić, czy wszystko co drukujemy w firmie musi być drukowane w najlepszej jakości. Często przecież drukuje się pewne materiały dla potrzeb wewnętrznych firmy. To samo dotyczy druku kolorowego – to, że jakiś dokument jest przygotowany w kolorze, nie znaczy, ze musi być w nim wydrukowany.
Warto więc wprowadzić w firmie opisane zasady i poinformować o nich pracowników, a na pewno uda się choć trochę obniżyć koszty drukowania.