Na samym początku należy się dowiedzieć, co to za konferencja i dla kogo jest organizowana. Kiedy jest to już jasne, czas na zebranie zespołu i jasny podział obowiązków. Nie zapominajmy o regule mówiącej o tym, że kiedy wszyscy są odpowiedzialni za wykonanie zadania, to nikt się tego nie podejmie.
Na początku należy ustalić harmonogram przygotowania i wyznaczyć jego priorytety. I to od nich należy rozpocząć organizację. Pierwszym zadaniem, jakie trzeba oddelegować (jedna osoba dowodzi, reszta wykonuje), będzie ustalenie budżetu i zapewnienie dodatkowych funduszy na niespodzianki, jakie mogą pojawić się podczas organizacji (a na pewno będzie ich wiele). Następnie należy opracować wstępne koszty i dostosować je do przeznaczonego budżetu. Gdy wiadome jest, ile pieniędzy można wydać na konkretny cel, czas na przystąpienie do akcji.
Najpierw trzeba zarezerwować miejsce, w którym będzie miała się odbyć konferencja i dostosować ją do potrzeb wydarzenia (np. zmiana wystroju). Ustalenie programu będzie niezbędne do wykonania następnego kroku, czyli zamówienia cateringu. Ważne, by obsługa wydarzenia pojawiła się na miejscu co najmniej 30 minut przed jego rozpoczęciem. Następnie powinno się ustalić, w jaki sposób będą pobierane opłaty od uczestników (karta, czek, gotówka).
Gdy wszystko jest gotowe, przychodzi czas na promocję wydarzenia. Przede wszystkim należy stworzyć porządną stronę internetową, na której znajdą się dokładne informacje wraz z harmonogramem. Ma być ona przede wszystkim przejrzysta i łatwa w nawigacji, tak by każdy mógł znaleźć odpowiedzi na nurtujące go pytania. Należy zadbać także o to, by informacja dotarła do jak największej liczby osób z pożądanej grupy docelowej. Zainteresowanych udziałem w konferencji trzeba na bieżąco informować o wszelkich zmianach, atrakcjach, możliwościach zapłaty, dojazdu.
Nie można zapomnieć o szczegółach. Każdy z uczestników i prelegentów powinien dostać identyfikator i program. Być może zaproszeni goście lub firmy sponsorujące będą chciały podzielić się z uczestnikami swoimi artykułami reklamowymi. Warto wiedzieć o tym wcześniej. Należy także podzielić uczestników na pokoje i wyraźnie oznaczyć pokój organizatorów. Następnie trzeba przygotować nagłośnienie, sprzęt AV, bufet i catering.
W trakcie wydarzenia również powinna być wyznaczona jedna osoba, która będzie dowodzić resztą drużyny. Pozwoli to szybko wybrnąć z sytuacji kryzysowych, których na pewno nie zabraknie. Zespół organizacyjny powinien pojawić się na miejscu wcześniej i sprawdzić, czy wszystko działa oraz czy posiadają wszystkie niezbędne numery telefonów, np. do firmy cateringowej. Po udanej konferencji pozostaje tylko wysłać materiały uczestnikom, podliczyć, o ile został przekroczony budżet i odespać wszystkie zarwane noce.
