Tworzymy dziennik elektroniczny
Skoro jednak nie musimy być wtłoczeni w określone ramy, warto dokumentację prowadzić tak, aby jak najlepiej oddawała specyficzny charakter naszej pracy, by sama czynność notowania była jak najmniej absorbująca i nie zajmowała więcej czasu, niż to bezwzględnie konieczne. Ważne, żeby był to sposób czytelny i przejrzysty.
Statystyka czytelnictwa
W projektowaniu dziennika elektronicznego należy uwzględnić między innymi fakt, czy wypożyczamy książki i czasopisma za pomocą programu bibliotecznego oraz czy dostarcza nam on gotowych danych statystycznych o czytelnictwie. Jeśli tak – nie jest konieczne ich powielanie. Wystarczy pamiętać o drukowaniu tych informacji i wkładaniu do specjalnego segregatora (może to być oddzielny segregator – „Czytelnictwo”).
Statystyka w czytelni
Statystyka prowadzona przez program biblioteczny przedstawia najczęściej zbyt skąpe dane na temat czytelnictwa. Wykazując informacje o sposobach korzystania np. z Multimedialnego Centrum Informacji powinniśmy także podać pewne liczby. Najprawdopodobniej w każdej bibliotece są specjalne zeszyty czytelni, gdzie uczniowie pod okiem nauczyciela notują dane (lub bibliotekarz sam je zapisuje), dotyczące godzin i sposobów korzystania z komputerów, księgozbioru podręcznego, czasopism, itd.
Zajęcia lekcyjne
Z każdym zespołem klasowym bibliotekarz spotyka się na lekcji najczęściej kilka razy i już we wrześniu zazwyczaj wie, jaki temat w danej klasie powinien zrealizować. Dlatego można już na początku roku szkolnego przygotować stosowną tabelkę z podziałem na klasy i tematy do omówienia.
Imprezy organizowane w bibliotece
Dla większych przedsięwzięć podejmowanych przez bibliotekarza warto przygotować oddzielny plik w formie tabelki, gdzie notowana będzie data imprezy, jej rodzaj (wystawa, konkurs, wycieczka, spotkanie autorskie itp.), nazwa i wszelkie inne uwagi: liczba uczestników, nazwiska organizatorów lub współorganizatorów.
Codzienne czynności
Warto zapisywać także zwykłe czynności, które wykonujemy każdego dnia. Ponieważ wiele z nich się powtarza, możemy wpisać je do autotekstów. Alternatywą jest przygotowanie tabelki do zaznaczania, które z typowych czynności danego dnia zrealizowaliśmy (ewentualnie z parafkami bibliotekarzy – przy obsłudze kilkuosobowej). Gdy zapełnimy tabelkę – drukujemy ją i wkładamy do segregatora. W ten sposób powstaje estetyczny, czytelny dziennik naszej pracy. Wszelkie notatki dostosowujemy do specyfiki biblioteki.
Podsumowanie
Bez względu na formę, w prowadzeniu dokumentacji ważna jest systematyczność. Elektroniczna forma dziennika w dużym stopniu pozwoli zautomatyzować czynności z tym związane, zaoszczędzając w ten sposób cenny czas bibliotekarza. Ułatwi też przygotowanie sprawozdań, a przede wszystkim stanowić będzie widoczny znak, że biblioteka nadąża z duchem nowoczesności.
