Powszechny niegdyś system dziennikowy, oparty na rejestracji pism przychodzących i wychodzących powoli staje się przeżytkiem. Jego miejsce zajmuje system BEZDZIENNIKOWY którego zasadniczą cechą jest rejestracja prowadzonych w jednostce spraw w oparciu o JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT.
Bezdziennikowe systemy kancelaryjne obowiązują zarówno w administracji rządowej jak
i samorządowej.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostki oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do:
- oznaczania,
- rejestracji,
- łączenia,
- przechowywania akt.
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu określonych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9. W praktyce klasyfikacja rozpoczyna się od podziału na symbole drugiego rzędu, które otrzymujemy przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Klasy drugiego rzędu dzielą się następnie na klasy trzeciego (000-999) i czwartego rzędu (0000-9999) W przypadkach gdy niektóre hasła czwartego rzędu są zbyt ogólne, możliwy jest ich podział na klasy piątego rzędu.
Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym lub rejestrom.
Akta jednorodne tematycznie posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła.
Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
Instrukcja kancelaryjna określa zasady stosowania systemu bezdziennikowego w tym: postępowanie z korespondencją, obieg dokumentów, zakładanie teczek aktowych, prowadzenie spraw
i rejestrów i inne zagadnienia administracyjne.
Jednolity rzeczowy wykaz akt jest załącznikiem do instrukcji.
