Definicja kontroli zarządczej określona została w art. 68 ust. 1 ww. ustawy: "kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy". Kontrolę zarządczą należy zatem wiązać z kompleksowo rozumianymi procesami zarządzania jednostką, przy czym najistotniejszym elementem tej kontroli powinien być system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji.
Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, kontroli zarządczej nie można utożsamiać z dotychczasową wewnętrzną kontrolą finansową i ograniczać jej
do wykonywania samych czynności kontrolnych. Kontrola zarządcza jest systemem bardziej złożonym, który ma za zadanie sprawić, aby jednostka samorządu terytorialnego oraz samorządowa jednostka organizacyjna osiągnęły cele przed nimi postawione. Dotychczasowe czynności kontrolne powinno stanowić tylko niewielką część całego systemu kontroli zarządczej, mając na celu częściowe zdiagnozowanie stanu obecnego.
Cele kontroli zarządczej określa art. 68 ustawy w ustępie 2:
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.
Efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania
ze strony kierownika jednostki i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które mają udział w zarządzaniu jednostką. Warunkiem skuteczności całego systemu jest świadomość celów i zadań jednostki oraz czynny udział w procesie kontroli zarządczej wszystkich pracowników.
Istotne wsparcie dla kierownika jednostki w realizowaniu zadań z zakresu kontroli zarządczej powinna stanowić działalność audytu wewnętrznego. Ocena systemu kontroli zarządczej, a także czynności doradcze dokonywane przez audyt wewnętrzny mają wspierać kierownika jednostki w realizacji jej celów i zadań.
Podstawowym zadaniem kierownictwa jednostki jest zrozumienie założeń i zasad kontroli zarządczej zarówno od strony teoretycznej jak i praktycznej. Bazę do tego stanowią standardy kontroli określone przez Ministra Finansów na bazie standardów międzynarodowych, a także wytyczne do samooceny kontroli zarządczej, będące równocześnie rozszerzeniem poszczególnych standardów. Ważnym jest również zrozumienie i praktyczne realizowanie jednego z głównych celów kontroli zarządczej jakim jest zarządzanie ryzykiem.
Zgodnie z treścią art. 69 ustawy, zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków:
1) ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, zwanego dalej „ministrem kierującym działem",
2) wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego,
3) kierownika jednostki.
Standardy kontroli zarządczej zostały określone w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84)
