Instrukcja kancelaryjna określa zasady stosowania systemu bezdziennikowego w tym: postępowanie z korespondencją, obieg dokumentów, zakładanie teczek aktowych, prowadzenie spraw
i rejestrów i inne zagadnienia administracyjne. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest załącznikiem do instrukcji.
Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych podlega odrębnym przepisom dotyczącym finansów publicznych i powinno być zgodne z instrukcją sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów, którą powinna posiadać każda jednostka sfery finansów publicznych.
Zasady postępowania z korespondencją i innymi dokumentami występującymi w jednostce powinny zgodnie z instrukcją kancelaryjną prowadzić do maksymalnego ograniczenia czynności urzędniczych, a zwłaszcza do zmniejszenia tzw. punktów zatrzymania, czyli stanowisk pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem.
Można to osiągnąć poprzez racjonalne powiązanie schematu obiegu dokumentów z kompetencjami wynikającymi ze struktury organizacyjnej oraz pełne i konsekwentne wdrożenie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Zgodnie z założeniami tego systemu pracownicy załatwiają większość spraw całościowo, mając do tego stosowne upoważnienia i ponoszą z tego tytułu odpowiedzialność służbową. W praktyce prowadzi to m.in. do dokonywania selekcji przyjmowanej korespondencji.
Dyrektorowi sekretariat przekazuje następującą korespondencję:
1. adresowaną do dyrektora,
2. dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3. od organów naczelnych i centralnych, wojewody, kuratoriów i organów samorządu terytorialnego,
4. zastrzeżoną dla dyrektora,
5. dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania jednostki,
6. skargi i wnioski dotyczące działalności jednostki lub jej pracowników,
7. protokóły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w jednostce przez organy kontrolne.
Pozostałym osobom funkcyjnym sekretariat przekazuje korespondencję:
1. imiennie do nich adresowaną,
2. dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,
3. zastrzeżoną dla wymienionej osoby funkcyjnej.
Dyrektor lub inna osoba funkcyjna przeglądająca korespondencję:
1. decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2. przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom.
Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby, należy umieszczać dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją osobie, do której należy załatwienie danej sprawy w podstawowym zakresie. Obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu. Do ilościowego rejestrowania przyjmowanej i wysyłanej lub przekazywanej korespondencji można stosować rejestr kancelaryjny, np. książkę doręczeń. Jednostki większe, o złożonej strukturze organizacyjnej, wewnętrzny obieg korespondencji (pism) mogą dokumentować przy pomocy innych rejestrów.
Przykładem może być dziennik korespondencji, którego wzór podany jest w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej.
W realizowanym zgodnie z instrukcją kancelaryjną bezdziennikowym systemie kancelaryjnym rejestruje się SPRAWY, od ich wszczęcia (rozpoczęcia) do ostatecznego załatwienia (zakończenia). Do rejestracji spraw stosuje się SPISY SPRAW, które zakłada się dla każdej (występującej w jednostce) końcowej pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt. Wraz ze spisem spraw zakładamy TECZKĘ AKTOWĄ, służącą docelowo do przechowywania (w składnicy) spraw ostatecznie załatwionych. W praktyce rzeczowy wykaz akt zawiera również hasła dotyczące spraw mogących się pojawić w przyszłości - w takim przypadku nie zakładamy pustych teczek „na wyrost". REJESTRACJA SPRAW polega na wpisaniu pisma ROZPOCZYNAJĄCEGO sprawę do SPISU SPRAW, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego. SPRAWĘ (nie pismo) rejestruje się tylko JEDEN RAZ na podstawie PIERWSZEGO pisma rozpoczynającego sprawę. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Zasady prowadzenia teczek aktowych
1. Teczki zakłada się i prowadzi na dany ROK KALENDARZOWY z możliwością prowadzenia w następnych latach kalendarzowych.
Teczka prowadzona w roku szkolnym (np. 2009/2010) będzie założona w roku 2009 i prowadzona dalej w roku 2010. Daty końcowe u dołu teczki: 2009, 2010
1. W przypadku prowadzenia teczki przez dwa lub więcej lat kalendarzowych, na każdy rok należy założyć oddzielny SPIS SPRAW.
2. Teczki oznaczone są właściwymi symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi, natomiast każda sprawa wewnątrz teczki posiada odrębny ZNAK SPRAWY.
3. Teczki służą do przechowywania spraw OSTATECZNIE ZAŁATWIONYCH, dlatego po załatwieniu wszystkich spraw zarejestrowanych w spisie spraw, po upływie roku
w którym sprawy były załatwione, należy sprawy WRAZ Z TECZKĄ przekazać do archiwum (SKŁADNICY AKT).
4. nie prowadzimy w teczkach spraw JEDNORODNYCH, masowo napływających lub realizowanych. Dla tego rodzaju spraw zakładamy REJESTRY KANCELARYJNE.
ZNAKOWANIE SPRAW
* Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
* Znak sprawy zawiera:
o symbol literowy placówki oświatowej,
o symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
o liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
o dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
* Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. SP.1 - 2232 - 2/10, gdzie "Sp.1" - oznacza jednostkę prowadzącą sprawę, "2232" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "2" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "10" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
REJESTRY KANCELARYJNE
1. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, zakłada się rejestry kancelaryjne prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
2. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak) zgodnie z rzeczowym wykazem akt.
3. 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje dyrektor jednostki.
4. 4. Rejestry prowadzą pracownicy prowadzący sprawy akt.
5. 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru (nie dotyczy rejestrów prowadzonych na formularzach trwale powiązanych).
6. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat, zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej niezapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
1. 7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
Rejestrami są wszelkie ewidencje, wykazy, spisy (w tym spis spraw)
Przykłady rejestrów kancelaryjnych
1. rejestr zarządzeń dyrektora,
2. rejestr skarg i wniosków,
3. rejestr wydawanych upoważnień,
4. rejestr wydanych decyzji administracyjnych,
5. ewidencja imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
6. imienna ewidencja wydanych świadectw,
7. ewidencje druków ścisłego zarachowania,
8. ewidencja pieczęci, pieczątek i stempli,
9. ewidencja akt osobowych,
10. ewidencja czasu pracy,
11. ewidencja wydanych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego,
12. rejestr pism przychodzących i wychodzących (książka doręczeń),
13. inne rejestry zgodnie wprowadzone zarządzeniem dyrektora.
Charakter rejestrów mają również spisy zdawczo - odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum (składnicy akt) oraz spisy dokumentacji brakowanej.
