Systemy zarządzania czasem mówią jak sobie radzić z takimi sytuacjami: choćby GTD (Getting Things Done), czy Zen To Done. Wiedzieć jednak JAK, wcale nie znaczy, że tak robimy. Rozdźwięk pomiędzy tym, jak chcielibyśmy podejść do załatwienia tych spraw, a tym jak rzeczywiście podchodzimy - dodatkowo frustruje. To, że wiesz jak powinieneś się zabrać za listę spraw, nie tyle pomaga, co jeszcze bardziej denerwuje - bo zamiast to zrobić, wkurzasz się, że tak nie robisz.
Czasami ilość obowiązków i zadań wyrzuca więc na mieliznę: masz tyle rzeczy do zrobienia, że ... tkwisz w miejscu, wykonując ‘działania pozorowane' - byle dalej od tego, co naprawdę masz zrobić. Absurdalne, ale niestety prawdziwe.
W takiej sytuacji potrzebna jest chwila oddechu i zebranie w sobie motywacji by ruszyć z miejsca z poszczególnymi zadaniami. W systematyczny, konsekwentny sposób.
Co zrobić gdy masz za dużo do zrobienia?
1. Wyluzuj!
Przede wszystkim odpuść na chwilę. Spróbuj nabrać dystansu i jeszcze raz na spokojnie zweryfikować listę rzeczy, które chcesz zrobić. Może wcale nie jest tego tak dużo? A może jest coś z czego już teraz możesz zrezygnować?
Zakładam, że listę zadań masz gdzieś zapisaną - wtedy dopiero jest na czym pracować. Gdy wszystko kłębi się w głowie, to bardzo trudno jest to ogarnąć. Każde z zadań powinieneś mieć tak opisane, by można było je wykonać. Unikaj jak ognia enigmatycznych wpisów, które wprowadzają jedynie zamęt. "Roadmapa", "zadbać o zdrowie", "założyć działalność" to zadania, które są źle opisane, na zbyt wysokim poziomie i nie da się ich wykonać 'jednorazowo'. Rozbij je na mniejsze, konkretniejsze działania i dobrze opisz tak by można je było chwycić i wykonać.
2. Delete!
Usuń z tych rzeczy wszystkie zadania i projekty które są mało ważne lub które może wykonać ktoś inny (deleguj). Sprawdź czy nie zostawiasz niektórych rzeczy, tylko dlatego, że kiedyś Ci na nich zależało. Sentyment do starego, już nieważnego zadania nie pomoże Ci uporać się z nowymi wyzwaniami. Znacznie prościej jest zabrać się za priorytetowe rzeczy, gdy lista Twoich zadań nie przytłacza ilością.
3. Wybierz najważniejsze zadanie.
No i tu jest pułapka - gdy czujesz się przywalony zadaniami, to wybór najważniejszego zadania jest dobrą wymówką by nic nie zrobić. Spędzasz czas na priorytetyzacji, wyborze, przeformułowaniu opisu zadań itd... ale ostatecznie nie wybierasz niczego, bo przy długiej liście wybór jest bardzo trudny. Dlatego zmuś się do wyboru zadania w ciągu 2 minut: okroj wcześniej listę do zadań ‘prawie najważniejszych'. I nie szczyp się: jeśli masz problem z wyborem to wylosuj, wybierz najprostsze, najkrótsze, ostatnie, pierwsze z listy, z najkrótszym/najdłuższym opisem etc - zrób cokolwiek tylko WYBIERZ.
4. Zrób.
Przed zrobieniem wyznacz sobie szybko (w głowie lub na papierze) ile czasu na to chcesz poświęcić i co będzie efektem końcowym. To bardzo ważne w przypadku nieokreślonych zadań jak np. ‘zrobić prezentację na temat XYZ' - bez wyznaczenia czasu i końcowego efektu możesz nad tym spędzić 1 godzinę, albo tydzień. To że nie wyznaczasz tych ram jest właśnie jednym z powodów dla których tak bardzo nie chce się zabrać za zadanie. OK. Wyłącz jeszcze wszystkie przeszkadzacze: zamknij pocztę, wycisz telefon, zamknij drzwi od pokoju, pozamykaj zbędne aplikacje - czyli odetnij się od świata by przez ten krótki czas być tylko z Twoim zadaniem... no i do dzieła.
Po zrobieniu długo odkładanej rzeczy gwarantuję Ci niezłego kopa endorfinowego :)
ps. polecam pozostałe artykuły na temat zarządzania czasem i motywacji na dlasiebie.pl
