Nawet najlepszy mówca, posiadający wiedzę merytoryczną nie osiągnie swoich założeń jeśli sala, na której ma przemawiać nie będzie posiadała odpowiedniej akustyki, sprzęt nagłaśniający nie będzie w pełni korygował mankamentów pomieszczenia, choć to ponoć najmniejszy problem, kiedy na konferencji znajdują się osoby najbardziej zainteresowane tematem spotkania, kończąc na sam układ stołów i krzeseł (tak, według badań socjologicznych i tych wykonanych przez psychologów biznesowych, podczas konferencji jednym z istotniejszych elementów wpływających na jakoś szkolenia ma sam projekt rozlokowania stołów i krzeseł dla gości- odchodzi się od audytoryjnego układu klasowego, raczej stawia się na horyzontalny, kołowy lub zamknięty w klasycznej podkowie z pozostawieniem miejsca dla obsługi wizyjnej).
Znalezienie odpowiedniej sali na konferencję nie jest sprawą łatwą. Musi ona spełniać wymogi lokalizacyjne- znajdować się w wygodnym miejscu i dobrej lokalizacji dla gości konferencji, dodatkowo posiadać metraż, w którym spokojnie zaaranżujemy miejsce dla wszystkich zaproszonych. Jeśli planujemy konferencję o charakterze szkoleniowym, warto zastanowić się nad wyznaczeniem „miejsc kawowych” a także cateringiem. Alternatywnie do sekcji gastronomicznej idealnym miejscem na zorganizowanie spotkania jest wybór sali oferowanej przez hotele lub lokale restauracyjne. W tym wypadku wybór odpowiedniej restauracji powinien zostać dopasowany do charakteru konferencji, tematyki spotkania oraz osób, które zostaną zaproszone na wydarzenie.
Niestety wynajmowane pomieszczenia, które nie były nigdy z założenia właścicieli przeznaczone jako konferencyjne zazwyczaj nie posiadają odpowiedniego zaplecza audio-wizualnego, choć niestety dostęp do większej liczby gniazdek jest aktualnie wymaganym elementem, do nagłośnienia zarówno sceny, jak i stolików dla gości, nie wspominając o obsłudze wizyjnej.
W tym wypadku, jeśli pomieszczenie nie posiada wystarczającego zaplecza gniazd zasilających najlepszym rozwiązaniem, nie wymuszającym ingerencji w konstrukcję ścian jest wykorzystanie gniazd tzw. konferencyjnych- klasycznych gniazdek modułowych wpuszczanych w blat lub przeznaczonych do montażu w rynienkach podłogowych czy ściennych. Dzięki takim modułom posiadamy bardzo szeroki zakres użyteczności w jednym miejscu. Klasyczne gniazdka wpuszczane mają zazwyczaj od od 2 do 10 gniazd zasilających. Niektóre z nich, dedykowane właśnie na wypadek konferencji posiadają specjalne segmenty logiczne- łącze ethernet, a także przełączniki audio/wideo. Umieszczone w zamkniętych puszkach posiadają system zamknięć chroniących gniazdka przed przedostawaniem się kurzu czy drobin. Niektóre panele przeznaczone do montażu w podłodze posiadają specjalnie obniżony profil, aby w jego miejscu umieścić fragment dopasowania podłogi- kafelki, linoleum, wykładzinę czy panelę, aby jak najlepiej zamaskować gniazdko.
