Nie jest żadną niespodzianką, iż człowiek najczęściej jest rozproszony, a w jego umyśle panuje jeden wielki mętlik – to tak naprawdę dotyczy wielu z nas, naprawdę wielu. Żyjemy w jakimś szalonym pędzie, próbując zrobić wszystko w jak najkrótszym czasie i najlepiej jednocześnie. Tylko czy tak naprawdę jest to właściwe rozwiązanie, które daje satysfakcję i stanowi o jakości tego, co robimy? Tutaj można polemizować, a w mojej skromnej opinii jest to poważny błąd. Sam również dałem się złapać w sidła tzw. wielozadaniowości i szczerze mówiąc, jest to najgorsze rozwiązanie z możliwych. Nie wiem, jakie są Twoje odczucia wobec tego, co piszę, jednak mam nadzieję, że ten artykuł sprawi, iż chociaż przez chwilę się nad tym wszystkim zastanowisz. Zatem zapraszam Cię do zapoznania się z jego dalszą częścią.
Czym jest wielozadaniowość?
To mit, który z umiłowaniem „kupują” ludzie, myśląc, że pomoże im on rozwiązać ich własne problemy z natłokiem spraw, jakie mają do załatwienia i jednocześnie pozwoli im zyskać więcej czasu. Gorączkowo więc, jak mrówki, biegają to w jedną stronę to w drugą i zastanawiają się, czy się ze wszystkim wyrobią. Tak na marginesie. Różnica pomiędzy ludźmi a mrówkami jest taka, że mrówki mają konkretny cel w tej całej swojej bieganinie a ludzie nie. Wynika z tego, że ludzie pędzą, tyle że nie za bardzo wiedzą gdzie albo wiedzą, lecz nie mogą się zdecydować, w którą stronę mają najpierw podążyć i co zrobić jako pierwsze. Tworzy się wtedy istna konsternacja i w efekcie biorą się oni za wszystko w tym samym czasie. Rezultat takiego postępowania jest najczęściej… opłakany. A zamiast korzyści i zaoszczędzenia czasu dostają coś zupełnie odmiennego. Dlaczego tak się dzieje?
Nie potrzeba wcale czarodzieja, żeby zrozumieć, w czym tkwi problem. Wiadomo, że najlepiej jest, jeśli każda wykonywana czynność dostaje 100% uwagi zamiast nikłego skupienia. Skoro człowiek „nie jest całym sobą” w tym, co akurat robi – czyli nie daje z siebie wiele – jak może w tym wypadku myśleć o ewentualnych korzyściach i jakości tego, co robi? Jego energia i uwaga są rozproszone pomiędzy wieloma czynnościami, które wykonuje w tym samym czasie, a więc każda czynność dostaje minimum uwagi i energii. To przełoży się na efekty. Wyobraź sobie teraz człowieka, który równocześnie rozmawia przez telefon o pogodzie i plotkuje, pisze jakiś referat i przy okazji ogląda w telewizji ulubiony serial. To taki pakiet 3 w 1 – jak to czasem w hasłach reklamowych bywa. Z tym że ten pakiet to przepis na katastrofę. A to jest jedynie 3 w 1, ponieważ ludzie potrafią nieco go zwiększyć… szczególnie jeśli chodzi o pierwszą cyferkę. W związku z tym nasuwa się oczywista myśl. Co tak naprawdę robi ten osobnik? Tak naprawdę wydłuża sobie czas pisania referatu, zajmując się rzeczami, którymi nie musi się w danej chwili zajmować. Nie dostrzega jednak problemu, gratulując sobie zapewne później świetnie wykonanego zadania i „dobrego tempa”. Szkoda, że nie wpadnie taki gagatek na myśl, że napisałby referat w przynajmniej o połowę krótszym czasie, gdyby nie zajmował się mało istotnymi sprawami – wtedy to dopiero mógłby sobie pogratulować. Poplotkować można sobie przecież kiedy indziej, obejrzeć serial też. Szkopuł w tym, że bohater tej krótkiej historii nie ustalił sobie, co jest priorytetem do zrobienia i na czym się skupić i co można sobie spokojnie odpuścić. Wrzucił wszystko do jednego kotła. To tak, jakby bigos mieszać z zupą pomidorową i myśleć, że wyjdzie z tego coś dobrego; wyjdzie raczej coś niejadalnego i będzie potrzebna pigułka na niestrawność – albo i całe opakowanie pigułek. I tak właśnie wielozadaniowość tworzy coś w gruncie rzeczy niestrawnego. Prędzej czy później łapanie się za każdą czynność w tym samym czasie odbije się niezłą czkawką. Można mimo wszystko tego uniknąć. I dla własnego spokoju mądrze byłoby o tym pomyśleć.
Co tak naprawdę jest ważne?
Jak już wiesz – i być może z własnego doświadczenia również – że wykonywanie wielu czynności bez zorientowania się w tym, które należy wykonać w pierwszej kolejności, a które można sobie odpuścić, przyczynia się do tworzenia chaosu w działaniach. Potrzebny zatem jest plan, czyli rozpisanie sobie przebiegu dnia, tygodnia czy też miesiąca. Pozwala to na lepsze skoncentrowanie się na wykonywaniu tego, co ma się w planie. Jednakże, żeby plan miał ręce i nogi, i żeby był dobry, powinien zawierać coś, bez czego żaden sukces, powodzenie oraz jakość i efektywność nie miałyby miejsca. Co to takiego?
Najważniejszym czynnikiem jest rozeznanie się we własnych priorytetach. To one ukazują to, na czym przede wszystkim należy się skupić. Ile jednak osób posiada priorytety? Albo zapytam inaczej. Ile osób ma świadomość co do tego, co jest dla nich naprawdę ważne a co nie? Być może wiele z nich odpowie, że wie. Zastanawiające za to jest z kolei to, czemu w takim razie nie dają temu 100% uwagi? Głównym problemem jest więc mieszanie priorytetów ze sprawami mało istotnymi, które albo mogą poczekać, albo mogą w ogóle być odstawione na bok. Prosty przykład nieco powyżej wyjaśnił, o co chodzi. Tak naprawdę oddanie się w pełni wykonywaniu jednej czynności pozwala na zrobienie jej naprawdę dobrze. Ma się rozumieć, takie działanie ma więcej sensu, jeśli jest to priorytet. Raz, że poświęca się czas i energię na zrobienie czegoś naprawdę ważnego a dwa, że eliminuje się w ten sposób czynności, które nie mają dobrego wpływu na rzeczy ważne i nie są też nikomu ani niczemu potrzebne. Możesz z łatwością zauważyć, jak ludzie marnują swój czas, uwagę i energię. Wydzwaniają, żeby zawracać komuś głowę nieistotnymi sprawami, przesiadują godzinami na portalach społecznościowych, nie robiąc tam nic sensownego, robią także to, co odciąga ich od tego, czym mają się zająć – odrywają się, żeby gapić się w ekran telewizora, sprawdzają co chwilę, czy są nowe e-maile albo surfują po Internecie, sami nie wiedząc w jakim celu itd. Takich czynności, które mogą wyrwać człowieka ze stanu koncentracji, jest wiele i każdy dobrze zdaje sobie sprawę, czym one są. Nie sugeruję jednak, żeby zaprzestać sprawdzania np. e-maili czy odwiedzania portali społecznościowych i prowadzić jakiś ubogi w rozrywki tryb życia. Sugeruję natomiast mądre przemyślenie sobie, kiedy i co należy zrobić. Sprawami, które nie są aż tak ważne, można zająć się w wolnym czasie, czyli wtedy, kiedy te najważniejsze zostały już zrobione. Trzeba ustalić jakąś hierarchię i oddzielić rzeczy istotne od tych mniej lub w ogóle nieistotnych. To jest klucz do poukładania sobie nie tylko dnia, lecz do i ułatwienia sobie życia. Pomyśl przez chwilę. Jaką korzyść może przynieść robienie czegoś, co nic Ci nie daje i zabiera tylko czas i energię? Nie lepiej jest oddać ten czas i siły na coś, co ma największe znaczenie w Twoim życiu? Tak podpowiada rozsądek – i dobrze podpowiada. Prawdą jest, że ludzie robią wiele niepotrzebnych rzeczy. I po co? Dlaczego nie zaczną w zamian robienia czegoś, na czym by zyskali oni i ich życie?
Pamiętaj, że to ile dajesz z siebie na wykonywanie jakiejkolwiek czynności, ma znaczenie. Twój rezultat będzie adekwatny do włożonego wysiłku. Dając 20%, nie spodziewaj się 100% zwrotu. Co dajesz, to wraca. Wynika z tego, że warto dawać z siebie wyłącznie 100%. Najlepiej się to robi, kiedy wykonuje się jedną czynność w jednym czasie, a dopiero po jej skończeniu bierze się za drugą. I dobrze by było, gdyby te czynności były w pierwszej kolejności priorytetami, a nie dość osobliwą i niezorganizowaną mieszanką, która zawiera to, co istotne z tym, bez czego można się obejść. Weź to pod uwagę.
